Hankintaprosessin virtaviivaistaminen edellyttää erityisten hankintavaiheiden luomista, jotta minimoidaan aika, joka kuluu, kun henkilö pyytää alkion ja kun hän vastaanottaa sen. Nykyisen ostoprosessin perusteella voit virtaviivaistaa järjestelmääsi muuttamalla osallistujaa, myöntämällä enemmän hankintaviranomaisia ja luomalla tiettyjä toimittajan käytäntöjä.
Tunnista heikkoudet
Ensimmäinen askel hankintaprosessin virtaviivaistamisessa on selvittää, miksi haluat tehdä niin. Saatat olla ylimääräistä. Työntekijät saattavat olla vähemmän tuottavia, koska heidän täytyy odottaa tarvitsemiaan laitteita. Asiakkaat voivat olla tyytymättömiä, koska et voi saada tarpeeksi nopeasti materiaaleja tilausten täyttämiseksi. Sinun lomakkeet tai jopa tehokkaan paperityön puute saattaa aiheuttaa pullonkauloja. Kun tiedät, mitä hankintaongelmasi ovat, voit tarkastella prosessiasi nähdäksesi, mikä saattaa aiheuttaa ongelman.
Keskitä tai hajauta
Yksi tapa yksinkertaistaa ostoprosessia on keskittää se yhdelle henkilölle tai osastolle. Sen sijaan, että työntekijä siirtyisi osastopäällikköön, hän siirtyy sitten päätoimittajaan, joka sitten lähtee talouspäällikölle, antaa työntekijöille mahdollisuuden toimittaa pyyntöjä suoraan yhdelle hankintaviranomaiselle. Tämä voi vähentää ostosten hyväksymiseen kuluvaa aikaa, koska yksi henkilö vastaa aikajanasta.
Jos sinulla on jo tällainen keskitetty ostoprosessi, tämä saattaa kuitenkin olla ongelma. Tämä voi tapahtua, kun ostoagentti on hämmentynyt pyyntöihin, joita hänen on tutkittava. Jos näin on, kannattaa harkita, että osastopäälliköt hyväksyvät ostot ensin, minkä jälkeen ne toimittavat rahoitusosastolle. Jotta voit hyödyntää tämäntyyppistä järjestelmää, luo "erääntymispäivä" kaikille lomakkeillesi, jotta varmistetaan, että kaikki osallistujat tietävät, milloin tilaus on suoritettava, ja tiedät, että ne ovat vastuussa.
Lisää ostoviranomaista
Toinen tapa yksinkertaistaa ostamista on antaa enemmän työntekijöitä valtuudet tehdä ostoksia. Tämä voi johtaa ylimyyntiin, jos et määritä tiettyjä parametreja, kuten mitä tavaroita ja palveluja tietyn työntekijän voi ostaa, ylärajan ostamiensa ostosten määrästä ja mitä myyjiä hän voi käyttää. Harkitse työntekijöiden valtuutusta tehdä pienempiä ostoksia, erityisesti tavallisesti hyväksyttyjä, esimerkiksi toimistotarvikkeita. Jos voit hallita yksittäisten työntekijöiden luottokorttien käyttöä, anna kortteja henkilökunnan jäsenille hankintaviranomaisella, jotta he voivat tehdä verkossa, tiili- ja laastinostot tai puhelinostot ilman, että tarvittaisiin sekki- tai luottokorttimyyntiä tilinpäätösosastolta. Luo tiukat yrityspolitiikat yrityksen luottokorttien käyttöön.
Valmistajien hyväksyminen
Jos työntekijöiden on tutkittava ja vahvistettava toimittajia joka kerta, kun he tekevät ostoksen, luo luettelo hyväksytyistä myyjistä, joita he voivat käyttää. Tämä auttaa varmistamaan, että työskentelet sellaisten toimittajien kanssa, joita tiedät, ja voi luoda volyymin ostoa, joka voi johtaa myyjän alennuksiin. Määritä ostojärjestelmä hyväksyttyjen toimittajien kanssa, joten heidän ei tarvitse suorittaa luottokertomusta joka kerta, kun työntekijä tekee ostoksen. Anna toimittajille luettelo työntekijöistä, jotka voivat tehdä ostoksia, tai käyttää yrityksen ostokoodia, jonka annat työntekijöille. Ehdotuslomakkeen tai mallin pyyntö, jonka työntekijät voivat käyttää, kun he tarvitsevat useita tarjouksia työpaikalla, tehostavat prosessia poistamalla tarpeen, että henkilöstön jäsenet voivat luoda tarjousasiakirjoja.
Paranna ostoaikataulua
Jos tiedät etukäteen, sinun täytyy ostaa tiettyjä tavaroita ja tarvikkeita, ajoittaa nämä ostokset yrityksesi hitaasti ajoissa. Tämä voi auttaa vähentämään ostosten menettämistä paperityön meressä, mikä edellyttää osastotason tiedusteluja ja nopeutettuja pyyntöjä. Pyydä osastopäälliköitä toimittamaan neljännesvuosittaiset ostopyynnöt, mukaan lukien toimituspäivät, ja hanki edustajasi kalenteri ostosten tekemiseksi.
