Kun suoritat tai hallitset yritystä, joka riippuu suurelta osin tarvikkeiden tai raaka-aineiden ostamisesta, sinun täytyy tutustua ostoprosessiin. Ostoprosessissa on useita vaiheita, joilla varmistetaan, että saat oikeat kohteet, kun niitä tarvitaan. Suunnittele eteenpäin, jotta tilausprosessi sujuu sujuvasti.
Alustavat päätökset
Hankintaprosessin ensimmäinen vaihe on selvittää, mitä tarvitset ja kuinka usein tarvitset liiketoimintasi kohteita. Jos esimerkiksi aiot tilata toimistotarvikkeita, päättää, haluatko tilata uudelleen viikoittain, kuukausittain tai vain, kun saavutat tietyn varastotason. Sinun pitäisi myös määrittää, kuinka paljon sinulla on varaa käyttää ostamiasi kohteita, jotta voit neuvotella hinnoista toimittajien kanssa.
Ota yhteyttä toimittajiin
Kun tiedät mitä tarvitset, sinun on otettava yhteyttä toimittajiin, jotka voivat tarjota sinulle tarvitsemasi. Soita monille toimittajille, jos haluat pyytää luetteloa tai hinnastoa, jossa on yksityiskohtaiset tiedot luettelon eri kohteista. Neuvottele toimittajajärjestelystä kunkin yrityksen kanssa, jolta haluat tilata sopimuksen tarkkojen ehtojen määrittämiseksi. Ehdot sisältävät muun muassa ne, jotka maksavat kuljetuksen, alennusaikataulun tai erän hinnan, ja päivien lukumäärä, jonka voit odottaa maksamaan tilauksesta (yleensä 30 päivää tai enemmän).
Lähetä ostotilaus
Kun tiedät, mitä haluat ostaa, seuraava vaihe on hankkia tilauksesi toimittajalle. Ostotilaus on lomake, jossa luetellaan yrityksesi tiedot ja toimittajan tiedot sekä täydellinen eritelty luettelo tavaroista, jotka haluat tilata. Voit lähettää ostotilauksen postitse, faksilla tai sähköpostitse.
Lähetä maksu
Kun olet saanut tilauksesi toimittajalta, sinun on täytettävä ostosopimuksen puolesi. Toimittaja lähettää sinulle laskun, joka sisältää erääntyneen kokonaismäärän, joka viittaa maksun eräpäivään alkuperäisen sopimuksen mukaan. Lähetä maksusi toimittajalle tilauksesi mukaisessa ajassa yritystarkistuksen tai luottokortin kautta. Varmista, että olet varmistanut, että olet saanut kaikki tilatut kohteet ennen laskun maksamista.
