Työntekijöiden mahdollisuuden ostaa ilman ohjeita voi lisätä kustannuksia ja pienentää voittomarginaaleja. Viisas hankinta alkaa tavaroiden oikean määrän ja laadun ostamisesta parhaalla hinnalla, jolloin luodaan menettely, joka mahdollistaa ostoprosessin seurannan. Talousarvion käyttäminen ja vakiomuotoisen tarkasteluprosessin luominen voi paljastaa markkinakehityksen hyödyntääkseen ja hinnoittelurakenteita, joita muutoin voitaisiin jättää huomiotta.
Valmistautuminen
Kirjoita luettelo kaikista materiaaleista ja kohteista, joita yritys tarvitsee ostaa. Ryhdy samankaltaisiin kohteisiin ja anna jokaiselle ryhmälle sopiva otsikko. Esimerkiksi kynät, lailliset tyynyt ja kopiopaperi menevät kaikki kohtaan "Toimistotarvikkeet". Kahvi, tee, kupit ja muovilusikat saattavat näkyä kohdassa "Keittiötarvikkeet". Kohdat, kuten sideaineet, DVD-levyt ja DVD-levyt, voivat mennä kohtaan "Pakkaus".
Tunnista kaikki yrityksen osastot tai alueet, jotka hankkivat tarvikkeita ja dokumentoi kohteiden ryhmät, joista kukin alue ostaa. Esimerkiksi markkinointiosasto voi ostaa paketteja ja toimistotarvikkeita. Hallintohenkilöstö voi olla ainoa, joka ostaa "Keittiötarvikkeet", mutta ostaa myös "Toimistotarvikkeet".
Suunnittele ostosbudjetti kullekin osastolle käyttämällä yhtiön vuosittaista talousarviota lähtökohtana. Aseta kuukausibudjetti kunkin osaston ostoksille - tämä voi edellyttää kunkin osaston päällikön osallistumista lopulliseen hyväksyntään.
Kerää myyjän tiedot, kuten yrityksen nimi, osoite, puhelinnumerot, yhteyshenkilö ja yrityksen tilinumerosi. Yhdistä jokainen ostettava kohde tietylle myyjälle tai myyjille. On järkevää, että jokaiselle kolmelle syvälle asennetulle tuotteelle on toimittajaluettelo, niin että jos haluttu myyjä on loppumassa, on olemassa varmuuskopioija. Useamman kuin yhden myyjän ostaminen estää viivästymisen tilaamisessa. Tämä on erityisen tärkeää yrityksissä, joissa osia tai muita esineitä on tilattava ja vastaanotettava ajoissa määräaikojen täyttämiseksi.
Luodaan suhteet toimittajien kanssa hinnoittelualennusten neuvottelemiseksi ja erityisten tilausten hallinnoimiseksi. Myyjäyrityksessä toimiva nimetty myyntiedustaja voi ottaa vastaan ja nopeuttaa hätätilauksia tai lyhyitä valmistusaikoja.
Kirjoita menettelyt
Kirjoita vaiheittainen prosessi jokaiselle osastolle, joka seuraa ostettaessa. Mieti, miten ostosta pyydetään, valtuutetaan, tilataan, vastaanotetaan, toimitetaan ja maksetaan. Harkitse ostotasojen asettamista työntekijöiden ja henkilöstön eri tasoille. Sisällytä tapauskohtaisia ostoja, maksuvaihtoehtoja ja ostoksia koskevat menettelyt, jotka saattavat edellyttää muiden osastojen vastausta. Esimerkiksi uusien tietokoneiden hankkiminen hallintoyksikön toimesta edellyttää, että tietotekniikkaosasto ottaa osaa ja hankkii asennustarvikkeita, kuten kaapeleita, modeemeja ja reitittimiä.
Laadi vaiheittainen prosessi paperityön hallintaan ostoprosessissa. Yrityksen tarpeista riippuen saattaa olla tarpeen tehdä sähköinen ostoprosessi paperipohjaisen sijasta.
Suunnittele kullekin ostolle vaadittavat lomakkeet tai osta vakiomuotoiset lomakkeet toimistotarviketoimittajalta. Lomakkeisiin voi sisältyä ostopyyntölomake, jossa on tilaa valtuuttamiselle, tilauslomake myyjälle lähetettäväksi, lomake kohteiden vastaanottamiseksi päävarastossa ja toinen, joka tunnistaa toimituksen pyynnön esittäneelle osastolle.
Suunnittele valitusten ja vastuullisuuden hallintaprosessi, tarkastellaan toimittajasuhteita ja alennusrakenteita, seurataan ostorahoja ja tarkistetaan ja parannetaan ostoprosessia. Ostoprosessin säätäminen ja muuttaminen voi tuottaa parempia tuottoja, jos niitä lähestytään metodisesti. Neljännesvuosittaiset ja vuosittaiset arviot voisivat lisätä yrityksen alariviä.
Luo hankintamenettelykäsikirja, jossa hahmotellaan vaiheittainen ohje, jota henkilöstö seuraa. Oppaassa on esitettävä selkeät vaiheet, joita jokaisen henkilöstön jäsenen on noudatettava pyyntöä varten, hankittava lupa ja hankittava ostotila. Sen tulisi myös tunnistaa ne, jotka hallitsevat prosessia ja joilla on valtuudet hyväksyä ostos, sekä hyväksytty myyjäluettelo ja lomakeluettelo, joka näyttää lomakkeiden fyysisen sijainnin tai missä ne ovat yrityksen tietokoneverkossa.
