Kun etsit sopivaa ehdokasta avoimeen asemaan yrityksessäsi, on tärkeää, että dokumentoit tarkat taidot, ominaisuudet ja pätevyydet, jotka ovat välttämättömiä aseman saavuttamiseksi analysoimalla työtä. Yksi yhteinen tapa dokumentoida työn analyysin tulokset on kirjoittaa virallinen raportti. Kertomukseen sisältyy yksityiskohtaisia tietoja työstä, mukaan lukien tarvittavat taidot, tehtävät ja kelpoisuus, joka tarvitaan työn suorittamiseen.
Huomioi yrityksesi työntekijä, joka työskentelee samassa tai samassa asemassa kuin haluat täyttää. Merkitse muistiin yleisimpiä tehtäviä, joita hän suorittaa päivittäin, kuinka paljon hän vuorovaikutuksessa muiden työntekijöiden tai asiakkaiden kanssa ja mihin tahansa työhön tarvittaviin laitteisiin tai tietokoneohjelmiin.
Ota yhteyttä työnantajiin ja muiden yritysten yrityksiin, joilla on samanlaisia työntekijöitä. Esitä kysymyksiä tarvittavista taidoista, tehtävistä ja siitä, mitä he kokevat pätevyydestä ihanteellisiksi ehdokkaiksi.
Aloita raportti yleiskatsauksesta. Tähän pitäisi sisältyä otsikko, osasto, välitön esimies ja aseman päävastuut. Sinun tulisi myös sisällyttää kannan tavoite tai syy siihen, miksi kannatusta tarvitaan ensin.
Luettele tarvittavat tehtävät, tarvittavat laitteet ja tarvittavat tietokone- tai tekniset tiedot.
Sisällytä tiedot koulutukseen, jota tarvitaan tehtävään. Jos esimerkiksi työ vaatii poikkeuksellista tietoa Microsoft Office -ohjelmista, sinun on päätettävä, oletko valmis kouluttamaan uutta työntekijää tai haluatko hänellä jo olevan tämän tiedon. Tiedot voidaan sitten luetella vaatimuksena tai osana koulutuksen ohjelmaa.
Lisää yksityiskohtaisia tietoja siitä, miten uusi työntekijä liittyy muihin työntekijöihin ja asiakkaisiin. Tähän pitäisi sisältyä, kuinka paljon työntekijät ja asiakkaat luottavat uuteen työntekijään, ja miten uusi työntekijä vuorovaikutuksessa muiden yritysten ja asiakkaiden kanssa.
Luettele kaikki henkilökohtaiset tarpeet, joita sinusta tuntuu, jotta olisit onnistunut. Esimerkiksi asiakaspalvelun edustajan on todennäköisesti oltava ystävällinen ja henkilökohtainen, mutta tärkeämpää on, että toimittaja on hyvin järjestetty ja pystyy käsittelemään useita projekteja kerralla.
