Kukaan ei halua antaa huonoja uutisia erityisesti työntekijöille. Kuitenkin, kun liiketoiminta on vähentynyt, on usein välttämätöntä asettaa ihmiset pois tai vähentää tunteja. Näitä viestejä on erityisen vaikea kirjoittaa kirjeessä, koska se voi näyttää siltä, että riippumatta siitä, kuinka ilmoitat tosiasiat, vastaanottajat ovat vihaisia ja järkyttyneitä. Onneksi suunnittelulla voit kirjoittaa kirjeen, joka antaa työntekijöille helpon pääsyn ja auttaa heitä ymmärtämään, kuinka vaikeaa on vähentää tunteja.
Kirjoita päivämäärä. Ohita tila. Jos muokkaat kirjainta kullekin yksittäiselle työntekijälle, lisää nimien ja osoitteiden lisääminen tekstinkäsittelyohjelmasi yhdistämistoimintoon. Vaihtoehtoisesti voit jättää sisäisen osoitteen kokonaan pois ja kirjoittaa yleisen kirjeen, jos sinulla on yksinkertaisesti liian monta työntekijää henkilökohtaisia kopioita varten.
Avaa kirjain kirjoittamalla "Hyvä (Lisää työntekijän nimi)" ja sen jälkeen kaksoispiste. Jos kirjoitat yleistä kirjainta, kirjoita "Hyvä arvostettu työntekijä", jota seuraa kaksoispiste.
Aloita kirje antamalla taustaa. Selitä, että yritys menettää rahaa ja mitä olet yrittänyt torjua laskua. Kirjoita selkeällä kielellä, mutta riittävän yksityiskohtaisesti, jotta työntekijät ymmärtävät, että yritys käy läpi vaikeita aikoja. Älä mainitse ensimmäisessä kohdassa mainittuja alennuksia, koska työntekijät lopulta luultavasti lopettavat lukemisen ja menetät mahdollisuuden selittää tilanteen tai yrittää säilyttää liikearvonsa.
Selitä tunnin vähennys toisessa kohdassa. Ole tarkka. Kuinka monta tuntia työntekijät voivat odottaa menettävänsä joka viikko? Milloin he palaavat normaaliin aikatauluunsa, mikäli mahdollista? Työntekijöillä on paljon kysymyksiä, ja niiden käsitteleminen estää nyt sekaannusta ja puheluita toimistoon.
Korosta hyviä uutisia, jos sellaisia on. Jos esimerkiksi vähennät tuntia, jotta kukaan ei pääse laittamaan pois, ilmoittakaa se. Jos sinulla on strategia, jonka mielestäsi yrityksesi palaa pian mustaan, anna työntekijöiden tuntua optimismista. Vaikka hyvät uutiset olisivat suhteellisen vähäisiä, se auttaa työntekijää tuntemaan, että sinulla on heidän etunsa.
Anna toiminnon tiedot viimeisessä kappaleessa. Jos työntekijöiden on tehtävä jotain, kuten täytä lisää paperityötä, kerro heille. Kiitos heille, että he ovat mukana tässä vaikeassa prosessissa.
