Kirjanpito on olennainen osa liiketoimintaa. Perusteellinen kirjanpito antaa yritykselle mahdollisuuden toimittaa tarkkoja taloudellisia raportteja muun muassa osakkeenomistajille, lainanantajille ja sisäiselle tulopalvelulle. Riippumatta siitä, onko yrityksesi tilintarkastus vai tarvitseeko vain toimittaa neljännesvuosittaiset verot, sinun on oltava ammattitaitoinen kirjanpitäjä, joka laatii tarvittavat lausunnot ja varmistaa, että kirjanpidon perusperiaatteet täyttyvät. Riippumatta siitä, millaista liiketoimintaa käytät, sekä yrityksen omistajille että kirjanpitäjille on välttämätöntä ymmärtää monipuolisesti taloudellisia tarpeitasi ja ymmärtää kirjanpitoperiaatteet.
Mikä on kirjanpitoteoria?
Tilintarkastajien ja yritysten omistajien kannalta on tärkeää ymmärtää kirjanpidon peruskäsitteet. Näiden teorioiden taustalla ovat olleet ajan mittaan kirjanpitäjien käytännön käytännöt varmistaakseen, että taloushallintoa hoidetaan ja seurataan asianmukaisesti. Peruslaskennan teoriaan kuuluu useita periaatteita, mukaan lukien kustannusperiaate, yhteensopivuusperiaate, olennaisuus, konservatiivisuus ja rahayksikön oletus.
Kustannusperiaate: Tämä periaate edellyttää varojen kirjaamista heti, kun ne on hankittu. Nämä voivat vaihdella asioista, jotka ovat niin yksinkertaisia kuin toimistotarvikkeet ja tehdaslaitteet uusiin franchising-palveluihin. Tallennettavien varojen lajista riippuen on mahdollista, että ne poistuvat ajan mittaan. Niiden tulee kuitenkin olla dokumentoituja, kun ne hankitaan.
Vastaavuusperiaate: Tämä periaate edellyttää, että kaikki tietyntyyppisiin tuloihin liittyvät liiketoimet pidetään yhdessä ja raportoidaan yksikkönä. Vastaavuusperiaatteen mukaan kustannukset raportoidaan aina samana ajanjaksona, kuten kuukausi, neljännes tai vuosi, ja niihin liittyvät tuotot kirjataan. Tämä teoria on olemassa vain suoriteperusteisessa laskentamenetelmässä. Esimerkiksi jos yrityksellesi on myyjä, joka ansaitsee 2 000 dollaria palkkioina tammikuussa tehdystä työstä, kustannukset kirjataan tammikuussa, vaikka et maksa työntekijää ensi kuussa. Tämä periaate edellyttää kirjanpitäjien olevan varovaisia ja aina johdonmukaisia asiakirjoissaan.
Oleellisuustaso: Olennaisuus merkitsee, että kirjanpidon taso voidaan jättää huomiotta, kunhan sen nettotuloksilla on riittävän pieni vaikutus kirjoihin, joita kukaan ei tarkasta niitä. On arvioitava tarkasti, onko tietty liiketoimi tarpeeksi tärkeä, koska olennaisuus ei tarkoita, mitkä tapahtumat katsotaan vaikuttavimmiksi.
Jos esimerkiksi sinulla on pieniä kuluja, jotka jaetaan vuoden aikana, kuten langaton internet-maksu, ei välttämättä ole väliä, lasketaanko 240 dollaria, kun allekirjoitat sopimuksen ensimmäisen kerran ja jaat 20 dollarin lisäyksessä yli 12 kuukautta, kun se vaikuttaa. Olennaisuus muuttuu myös kyseisen yrityksen koon mukaan, koska pienemmät budjetit edellyttävät, että jokaiselle käytetylle summalle kiinnitetään enemmän huomiota, koska se edustaa suurempaa osaa kokonaisuudesta. Arvopaperi- ja pörssikomissio ehdottaa, että rivikohtaa, joka edustaa alle 5 prosenttia budjetista, ei tarvitse ottaa huomioon, vaan sen pitäisi olla mitä tahansa.
konservatismi: Tämä periaate koskee velkoja. Jotta varmistettaisiin, että yrityksesi pitää tarpeeksi rahaa rahastoissaan horisontissa, konservatiivisuus edellyttää, että kaikki velat ja mahdolliset velat kirjataan heti, kun ne ovat ennakoitavissa. Tällä tavoin yritykset voivat suunnitella tulevaisuudessa syntyviä kuluja.
Rahayksikön oletus: Tämä korkean tason kirjanpitoperiaate on sopiva suurille tai maailmanlaajuisille yrityksille. Siinä otetaan huomioon dollarin arvo ja se, voiko tämä arvo pysyä yhtenäisenä tai muuttua ajan mittaan. Ennakoimalla valuutan mahdolliset vaihtelut, se voi auttaa yrityksiä suunnittelemaan liiketoiminnan tulevaa nousua, tuotantolaitosten laajentamista tai investointimahdollisuuksia.
Hallinnointi Versus Financial Accounting
Tietyt laskentatyypit voivat keskittyä enemmän johtajien tarpeisiin. Johdon kirjanpito on erityisen hyödyllinen yrityksen johtajille, sillä tilintarkastajat valmistelevat erityisesti raportteja, jotka auttavat johtajia tekemään tärkeitä päätöksiä yrityksen tulevaisuuden ohjaamiseksi. Yleensä johdon kirjanpitäjät ovat hyvin perehtyneitä yrityksen toimintaan ja ovat siksi parempia neuvoja omistajille.
Tilinpitäjät tekevät kuitenkin yleensä raportteja, jotka osoittavat, kuinka hyvin liiketoiminta on käynnissä. Molempien kirjanpitäjien on noudatettava samoja kultaisia kirjanpitosääntöjä ja, jos ne työskentelevät samassa yrityksessä, on noudatettava samoja laskentaperiaatteita johdonmukaisuuden vuoksi.
Kirjanpidossa, kuten useimmilla liiketoiminta-alueilla, monenlaisia vaihtoehtoja ajatellen saadaan tehokkain strategia pitkäikäisyyttä ja taloudellista terveyttä varten. Ammattitilinpitäjät tuntevat kaikki kirjanpidon perusperiaatteet ja osaavat tehdä jokaisesta työstä niiden yritysten kanssa, joihin he ovat yhteydessä. Kukaan periaate ei välttämättä ole oikea kaikille yrityksille, ja organisaation tarpeet kehittyvät ajan mittaan. Yrityksen kirjanpidossa ja taloudellisessa raportoinnissa tekemän lähestymistavan uudelleenarviointi on välttämätöntä.
Kirjanpidon perustiedot
Kirjanpito tapahtuu "kultaisina sääntöinä", jotka ovat joukko suuntaviivoja siitä, miten rahoitustapahtumia tulisi seurata. Riippumatta käytetyn kirjanpidon periaatteesta tai siitä, noudatetaanko tilinpitäjä talous- tai johtamisstrategiaa, on tärkeää, että näitä sääntöjä noudatetaan.
Ensimmäinen näistä säännöistä koskee kirjanpidon kaksoismerkintäjärjestelmää, jonka mukaan jokaisen liiketoimen tulee näkyä vähintään kahdessa tilissä. Jos esimerkiksi yrityksesi myi tuotteita 5 000 dollariin, suoriteperusteisessa kirjanpidossa kirjanpitäjä kirjaa liiketoimen tulo- (luotto) luokkaan ja saamisiin (veloitukseen) samalla summalla.
Toinen kultainen kirjanpitosääntö, jota käytetään todellisiksi tileiksi, määrää, että veloitatte aina, mitä tulee ja hyvitetään mitä menee pois. Todellisella tilillä on määritelmän mukaan rahallinen arvo ja se on yrityksen omaisuutta.
Lopuksi, kun on kyse nimellisistä tileistä, sinun on veloitettava kaikki kulut ja tappiot ja luotettava kaikki tulot ja voitot. Nimellistilit ovat sellaisia, joihin liittyy pääomaa, kuten vuokraa, alennuksia tai palkkioita.
Kirjanpidon perusohjeet ja ehdot
Pienyrityksen omistajana sinun pitäisi ymmärtää kirjanpidon perustiedot ja ohjeet, jotta voit varmistaa, että kirjanpitäjä toimii parhaiden käytäntöjen mukaisesti. Tapahtumat olisi aina dokumentoitava välittömästi, niiden päivämäärä, kuvaus ja tili, josta veloitetaan ja hyvitetään.
Yleisesti ottaen tapahtumia seurataan lehdessä. Jos käytät suurta liiketoimintaa tai sinulla on useita monimutkaisia tapahtumia, useita lehtiä käytetään luottojen ja maksujen seurantaan. Esimerkiksi käteisvarojen päiväkirja seuraa tuloja ja käteisvarojen maksutapahtuma seuraa kuluja. Kirjanpito-ohjelmisto on tietenkin korvannut fyysiset lehdet useimmissa yrityksissä, mutta ohjelmissa käytetään samoja kirjanpidon peruskirjoja, joilla seurataan taloutta.
Tilikartta näyttää yrityksen kaikkien tilien nykyiset kokonaismäärät. Näitä ovat varat, velat, omistajan oma pääoma, tulot, myytyjen tavaroiden kustannukset, toimintakulut ja muut tilit. Jos käsittelet enimmäkseen palveluita eikä myydä tuotteita, sinulla ei ole myytyjen tavaroiden kustannuksia. Kirjanpitäjäsi suosittelee, mitä luokkia käytät ja sisällytät tilikarttaan sen mukaan, millaista liiketoimintaa käytät.
Neljä laskentateorian oletusta
Kirjanpitoteoria edellyttää, että tilintarkastajat toimivat neljällä oletuksella. Ensimmäinen laskentateorian oletus edellyttää, että yritykset käyttävät liiketoimintamaksuille aina erillistä sekkitiliä ja luottokorttia. Henkilökohtaisen ja liiketoimintatilin säilyttäminen ei ole helpompaa kirjanpitäjien taloudellisten raporttien laatimisessa, vaan se on myös vaatimus yleisesti hyväksytyistä laskentaperiaatteista. Näin ollen näiden kahden tilin sekoittaminen voi tehdä sen todennäköisemmäksi, että sinua tarkastetaan.
Toinen laskentateoria-oletus olettaa, että yritys on edelleen olemassa eikä mene konkurssiin. Kolmas olettamus olettaa, että tilinpäätös heijastaa dollarin määriä eikä numeroita, kuten yksikkötuotantoa. Neljäs kirjanpitoteorian oletus on, että tilinpäätös on laadittava vähintään kuukausittain tai vuosittain.
