Neuvottelupuhelun suunnittelu. Yritysmaailmassa kokoukset ovat olennainen osa viestintää. Yksi tapa järjestää kokouksia, joissa osallistujat voivat olla eri toimistoissa tai jopa eri puolilla maailmaa, on järjestää neuvottelupuhelu. Vaikka neuvottelupuhelut voivat olla kätevä tapa kommunikoida, sinun on toteutettava muutamia vaiheita, jotta voit suunnitella onnistuneesti. Suunnittele neuvottelupuhelu noudattamalla näitä ohjeita.
Päätä neuvottelupuhelun päivämäärä ja aika. Varmista, että otat osanottajat, jotka asuvat eri aikavyöhykkeillä, suunnitellessaan aikaa.Et halua suunnitella neuvottelupuhelua jonkin aikaa ennen tai sen jälkeen, kun kollegasi tavallisesti ovat toimistossa.
Järjestä neuvottelupuhelun numero yrityksen konferenssikeskuksesta tai ota yhteyttä online-palveluntarjoajaan, joka helpottaa neuvottelupuheluja. Tähän liittyy usein pienen maksun asettaminen ja tilittäminen ja maksaminen, mutta se on kätevä vaihtoehto, jos yrityksesi ei tarjoa neuvottelupalveluja.
Valmistele kokouspyyntö, jossa kuvataan päivämäärä, aika ja ehdotettu aihe. Tämä olisi lähetettävä sähköpostitse konferenssipuhelun osallistujille useita viikkoja etukäteen, jotta heille annetaan riittävästi aikaa konferenssipuhelun vastaanottamiseen. Muista sisällyttää tietyt soitto-ohjeet ja kaikki PIN-numerot, joihin osallistujien on käytettävä puhelua.
Luo neuvottelupuhelun esityslista. Esityslistan tulisi kattaa se, mitä haluaisit konferenssipuhelun aikaansaamiseksi, mitä tuloksia tarvitaan puhelun jälkeen ja mitkä osallistujat ovat vastuussa seuraavista vaiheista.
Lähetä esityslista ja kaikki muut tiedot, joita osallistujien on tarkasteltava useita päiviä ennen puhelua. Saatat sisältää laskentataulukoita tai raportteja, jotka tarjoavat taustan aiheelle, jota aiot käsitellä.
Seurataan henkilökohtaisesti kaikkien osallistujien kanssa, joita et ole saanut vahvistusta neuvottelupuhelua edeltävänä päivänä. Puhelu on tässä tapauksessa paras, koska osallistuja ei ehkä ole saanut sähköpostiviestiäsi kokouspyynnön kanssa.
