Työnantajat sisältävät tyypillisesti tarkistuspalvelun tai vastaavan lausunnon sekä jokaisen työntekijän palkka, onko kyseessä paperiasiakirja tai online-maksu, joka koskee suoria talletuksia. Tarkista tynkät ovat asiakirjoja, joita voidaan tarvita valtion kirjanpitovaatimusten täyttämiseksi. Vaikka tarkistuspalkkien säilyttäminen ei ole pakollista, se voi silti olla järkevää tehdä niin.
FLSA-vaatimukset
Liittovaltion hallituksella ei ole sääntöä, jossa työnantajat velvoitetaan antamaan tai säilyttämään palkkakirjoja. Reilun työn standardien lain vaatimukset antavat suuntaviivat palkanlaskennan dokumentoinnille. Yleensä palkanlaskennan tiedot on säilytettävä kolme vuotta. Jos näitä tietoja tallennetaan tarkistuspinoihin, ne on säilytettävä myös kolme vuotta. Palkkalaskelmien on sisällettävä
- Työntekijän nimi, osoite ja sosiaaliturvatunnus.
- Työntekijän sukupuoli ja ammatti.
- Alle 19-vuotiaiden työntekijöiden syntymäaika.
- Päivämäärä ja aika, jolloin jokainen viikko alkaa ja päättyy. Päivämäärä, jona palkka-aika alkaa, vaaditaan, jos se eroaa työpäivästä.
- Päivä, jona työntekijä on maksettu
- Päivittäiset ja viikoittaiset työtunnit.
- Työntekijän palkka.
- Säännölliset palkat, ylityökorvaukset ja mahdolliset työntekijän palkkojen lisäykset tai vähennykset.
Työnantajien on säilytettävä aikakortit tai vastaava työaika-aika kaksi vuotta.
Hallituksen lisämaksutiedot
Equal Employment Opportunity Commission kertoo, että työnantajien on säilytettävä kaikki työllisyysrekisterit, mukaan lukien tarkistuspalat ja palkanlaskennat, vähintään yhden vuoden ajan. Jos työntekijä esittää valituksen EEOC: lle, tietueet on säilytettävä yhden vuoden kuluttua siitä, kun asia on saatettu päätökseen EEOC: ssa, tai vuoden kuluttua siitä, kun asia on ratkaistu.
Jäsenvaltiot voivat asettaa lisää kirjanpitovaatimuksia. Esimerkiksi Texas Workforce Commissionin mukaan työnantajien on annettava työntekijöille tarkistusleima tai vastaava asiakirja, jossa luetellaan kaikki tiedot, joita käytetään palkkakirjan valmistamiseen. Palkkalaskenta on säilytettävä neljä vuotta noudattaa Texasin työttömyyskorvauksia koskevia sääntöjä.
Työnantajan tietueiden ohjeet
Yritys tai organisaatio tekee tarkastuksia ja tarkistaa tynkä eri syistä. Internal Revenue Service suosittelee, että tarkista tilejä ja pankkitietoja, jotka toimivat asiaa tukevat dokumentit verotuksessa säilytetään rajoitusten ajan. Esimerkiksi veroilmoitusten rajoitusten määräaika on kuusi vuotta. Nolo.com ehdottaa, että yritykset pitävät tarkistuspalat ja taloudelliset tiedotteet vähintään seitsemän vuotta.
