Jos ehdotat ratkaisua pitkään jatkuneeseen ongelmaan, johtaja pyytää sinua esittämään virallisen ehdotuksen. Vaikka pituus vaihtelee riippuen tarvittavista tiedoista, useimmat muodolliset ehdotukset koostuvat tietyistä tärkeimmistä komponenteista, jotka ovat samanlaisia kuin virallisten raporttien. Näihin kuuluvat yleensä prefekti-, runko- ja lisäosat. Kuten nimestä käy ilmi, ehdotuksen alkuosassa esitetään lukija käsitteeseen.
Otsikon tiedot
Otsikon lento on ehdotuksen ensimmäinen sivu, joka on sijoitettu välittömästi kansilehden jälkeen, eikä siinä ole muuta kuin otsikkoa. Tämän jälkeen on otsikko, jossa otsikon lisäksi on kirjailijan ja kirjoittajan valtuuttaman henkilön nimi sekä hänen nimensä, virallisen osoitteensa ja yhteystietonsa. Tällä sivulla on oltava myös ehdotuksen päivämäärä.
Kirjaimet
Kirjallisesti hyväksyttyjen ehdotusten on sisällettävä otsikkosivun jälkeinen lupakirja. Tätä seuraa ehdotuksen kirjoittajan kirjoittama lähetyksen tai kansikirje. Kirjeen kirjeen on osoitettava vastaanottajalle ja yksilöitävä ehdotus otsikon mukaan. Tässä virallisessa kirjeessä annetaan yleisesti tietoa asiakirjan tarkoituksesta ilman, että siinä käsitellään yksityiskohtia siitä, mitä se kattaa, tai päätelmistä, joihin kirjoittaja on saapunut. Kirjailija voi käyttää kirjeen kirjeen hyväksymiseen saadakseen apua, jota hän on saanut ehdotuksen valmistelussa.
Sisällysluettelo
Sisällysluettelossa esitetään ehdotuksen rakenne. Se sisältää kattavan luettelon asiakirjan otsikoista sekä kunkin sivun vieressä olevan sivunumeron. On välttämätöntä yhdenmukaistaa nämä otsikot riittävillä puutteilla ja johtajilla, jotta tiedot saadaan selkeästi esiin. Jos ehdotus sisältää merkittävän määrän lukuja, taulukoita, kaavioita tai muita visuaalisia apuvälineitä, ne on lueteltava erillisellä sivulla "Kuvien luettelo" heti sisällysluettelon jälkeen.
Tiivistelmä
Tämä osa sisältää tiivistä tietoa ehdotuksen sisällöstä. Sisällysluettelossa esitetyn mallin mukaisesti tiivistelmä esittelee aiheen, antaa asiaankuuluvia tietoja ja tiivistää ehdotuksen tekijän päätelmät ja suositukset. Tämän yhteenvedon tarkoituksena on antaa lintujen näkökulma aiheeseen, jotta kiireiset johtajat voivat tutustua siihen. Vaikka tämä ilmenee ehdotuksen pääosassa, on helpompi säveltää tämä osa viimeiseksi, kun koko asiakirja on koottu.
