Palkkahallintojärjestelmä tarjoaa työnantajalle tarvittavan välineen palkanlaskennan käsittelyyn. Niin kauan kuin palkanlaskentajärjestelmä täyttää työnantajan palkanlaskennan tarpeet, jälkimmäinen voi käyttää haluamaansa järjestelmää.
manuaalinen
Huolellisen harkinnan jälkeen tulisi valita manuaalinen palkkajärjestelmä. Tämä järjestelmä edellyttää, että palkkasumman henkilö käsittelee koko palkkasumman käsin; virheiden todennäköisyyttä. Työnantajien tulisi mennä käsin palkkajärjestelmään vain, jos heillä on vain vähän työntekijöitä. Tämän järjestelmän yläpuolella on se, että se on edullista toteuttaa.
Työnantajat voivat ostaa vakiolomakkeita kiinteästä kaupasta ja saada työntekijät täyttämään ne. Työnantaja voi suorittaa laskennassa palkka- ja verolaskutoimituksia, käsi-kirjoituspalkkioita / maksaa palkkioita tai käyttää kirjoituskoneita ja säilyttää paperikopiotiedot tallennuslaatikoissa. Kuitenkin yrittäessä käyttää tätä järjestelmää, jos joku ei ole perehtynyt palkkapalkkilakiin tai jos palkanlaskenta on liian suuri, seurauksena voi olla epätarkka palkka ja verokäsittely.
Sisäinen tietokoneistettu
Sisäinen tietokoneistettu järjestelmä on elinkelpoinen vaihtoehto, jos työnantaja haluaa poistaa manuaalisen palkanlaskennan. Tähän järjestelmään kuuluu palkkaohjelmistojen käyttö, kuten Z-Pay, Ultipro ja QuickBooks, jotka voivat tallentaa palkanlaskentatietoja tallennuksen noudattamista varten. Se laskee palkat ja vähennykset syötettyjen tietojen perusteella. Esimerkiksi palkkasumma henkilö syöttää työntekijän arkistointitilan, työn tilan ja päästöoikeudet palkkaohjelmistoon. Palkkalaskentaohjelmassa on liittovaltion ja osavaltion lähdepöydät, jotka on koodattu järjestelmään ja suorittavat laskelmat.
Tämä järjestelmä edellyttää, että työntekijä sijoittaa ja ylläpitää palkkaohjelmistoja. Ohjelmistojen monimutkaisuudesta riippuen palkkahallinnon henkilökunta voi vaatia laajaa koulutusta. Jos palkkasumma on pieni, ainoa palkkahenkilö voi käsitellä palkkasummien käsittelyä. Mutta jos palkanlaskenta on suuri, tuhansien työntekijöiden kanssa, työnantajan olisi palkattava täysi palkkahenkilöstö, johon voi sisältyä palkkahallinto / avustaja, palkkahallinnon asiantuntija, palkkahallinnon valvoja ja palkkahallintopäällikkö. Tämä järjestelmä voi osoittautua työnantajille kalliiksi.
Ulkoistettu
Palkkasumman ulkoistaminen palkkahallinnon palveluntarjoajalle on usein kustannustehokas ja aikaa säästävä vaihtoehto työnantajille. Palkkalistoilla on palkkahallinnon ammattilaisia, jotka käsittelevät asiakkaiden palkanlaskennan, mukaan lukien suorat talletukset, suorat tarkastukset ja W-2-käsittely. Työnantajat maksavat tästä palvelusta kiinteän maksun, jolloin ei tarvitse maksaa paikan päällä palkkatyöntekijöiden palkkoja ja etuja. Työnantajien ei myöskään tarvitse käsitellä palkkaohjelmistojen häiriöitä. Lopulta palkkahallinnon ulkoistaminen antaa työnantajalle aikaa keskittyä muihin tehtäviin.
Monet palkkasummapalveluntarjoajat tarjoavat online-palkkahallintaratkaisuja, joiden avulla työnantajat voivat käyttää työntekijöiden palkanlaskenta-aineistoa ja palkkahallintorekisteriä verkossa. Lisäksi palkanlaskentapalvelut tarjoavat asiakkaille tyypillisesti erilaisia palkka-aikojen lähettämismenetelmiä kullekin palkkajaksolle, kuten faksilla, sähköpostitse tai verkossa.
Ulkoistamisen haittapuoli on se, että kun työntekijöillä on huolenaiheita, välitön apu ei ehkä ole käytettävissä. Lisäksi, kun palkkahallintopalvelu tekee tietyt palkanlaskennan verovirheet, IRS rankaisee työnantajan, ei palkanlaskennan palvelua. Jotkin työnantajat palkkaavat paikan päällä palkkahallinnon järjestelmänvalvojan, joka toimii yhteyshenkilönä palkkahallinnon ja työnantajan osalta.
