Lääketieteen arkistointijärjestelmät antavat palveluntarjoajille mahdollisuuden tallentaa tietoja turvallisesti ja hakea ne tehokkaasti. Myös arkistointijärjestelmät suojaavat potilaan tunnistettavia tietoja. Terveystietojärjestelmän tyyppi, jota palveluntarjoaja käyttää, riippuu usein laitoksen tyypistä, sen koosta, hoidettavien potilaiden määrästä ja säilytettyjen tietueiden määrästä. Pienemmät tilat, jotka tarjoavat erikoistuneita hoitoja vähemmän potilaita varten, voivat valita paperitietueita, kun taas suuremmat organisaatiot, joissa on useita osastoja ja paikkoja, voivat käyttää sähköisiä asiakirjoja. Jotkut hoitopalvelujen tarjoajat käyttävät paperi- ja sähköisen lääketieteen arkistointijärjestelmiä.
Medical Records: Hyvä potilaille ja tarjoajalle
Terveystietueet tukevat potilaiden laadukasta hoitoa ja varmistavat, että hoidon suorittaneille maksetaan asianmukaisesti. Dokumentoimalla oireita, diagnooseja ja hoitoja tarjoajat voivat käyttää lääketieteen historiaa auttamaan potilaita pysymään terveenä ja toipumaan sairauksista nopeammin. He voivat myös maksaa nopeammin, koska vakuutusyhtiöt vaativat usein todisteita laadukkaasta hoidosta.
Terveysvakuutuksen siirrettävyys ja vastuullisuus (HIPAA) -standardit auttavat suojaamaan yksityisyyttäsi antamalla ohjeita siitä, mitä, milloin ja miten tietoa hoidostasi voidaan jakaa. Kaikkien lääketieteen tarjoajien on noudatettava näitä standardeja riippumatta siitä, minkä tyyppinen arkistointijärjestelmä käyttää. Jotta voit jakaa tiettyjä tietoja, heidän on saatava kirjallinen suostumuksesi ja allekirjoitettu julkaisulomake. Esimerkiksi naapurisi naapuri ei voi soittaa lääkärillesi ja selvittää, oletko potilas, puhumattakaan siitä, miksi olit lääkärin. Jopa puolisosi tarvitsee allekirjoitetun vapautuslomakkeen, jotta voit keskustella lääkärisi kanssa. Vakuutusyhtiöillä on pääsy rajoitettuun tietoon, kuten vakuutuslaskentakoodeihin, mutta he eivät anna mitään muuta tietoa hoidostasi.
Paperijärjestelmät: Järjestetty aakkosjärjestyksessä tai Numerossa
Paperiterveyslomakkeiden arkistointijärjestelmät vievät paljon tilaa. Hyllyt, kaapit ja laatikot, joissa on värikoodatut kansiot, ovat yleisiä.
Tällaiset järjestelmät vaihtelevat riippuen siitä, kuinka monta lineaarista arkistointiainetta on käytettävissä tallentamaan tietueita ja miten tietueet on järjestetty. Tallenteet järjestetään yleisesti aakkosjärjestyksessä tai numeerisesti.
Numeeriset arkistointijärjestelmät sisältävät seuraavat.
- Suora tai peräkkäinen arkistointi: Lääketieteelliset tiedot tallennetaan kronologisessa järjestyksessä potilaanumeron mukaan (ts. Päivämäärä-kuukausi-vuosi).
- Terminaalin numerointi: Tämä tunnetaan myös käänteisenä numeerisena arkistointijärjestelmänä, joka on vastakohta suoralle numeeriselle siinä, että tietueet lajitellaan viimeisimmän numeron mukaan (eli päivämäärä-kuukausi-vuosi).
Paperikansiot tallennetaan yleensä lukittujen ovien ja lukittujen laatikoiden taakse. Toimistotyöntekijät seuraavat kirjauspyyntöjä ja tietueiden sijaintia, esimerkiksi uloskirjautumisjärjestelmän kautta, joka vaatii jonkun allekirjoittamaan tietueen. Vain valvojat voivat käyttää arkistoja tuntien jälkeen tarpeen mukaan.
Sähköinen arkistointijärjestelmä: helpompi jakaa
Sähköinen lääketieteellinen tietue on paperikartan digitaalinen versio, joka sisältää potilaan historian yhden käytännön sisällä. Palveluntarjoaja käyttää EMR: tä potilaiden tunnistamiseen ennaltaehkäiseviin vierailuihin ja seulontaan, potilaiden terveyden seurantaan, tietojen seurantaan ja hoidon laadun parantamiseen.
EMR: n avulla käyttäjä voi käyttää vain tietueesta tarvittavia tietoja. Jos esimerkiksi käyttäjän ei tarvitse nähdä täyden potilaan historiaa, järjestelmä sallii pääsyn vain niihin tietoihin, joita heidän on tehtävä työnsä suorittamiseksi. EMR-järjestelmissä käytetään turvatoimia, joilla estetään luvaton käyttäjä pääsemästä suojattuihin terveystietoihin, kuten lääketieteen historiaan. Tämä auttaa varmistamaan, että HIPAA-standardit täyttyvät, ja samalla sallitaan pääsy hyväksytyille osapuolille.
Vankka sähköinen terveystietue sisältää myös hallinto- ja laskutustietoja. EMR: t voidaan jakaa käytäntöjen välillä hoidon laadun parantamiseksi, mutta tietojen jakaminen palveluntarjoajien ja tilojen välillä on edelleen tehtävä HIPAA-määräysten mukaisesti. Suurimmat ohjelmistotoimittajat, kuten Cerner, Epic, McKesson ja Meditech, tarjoavat arkistointijärjestelmiä, joiden avulla käyttäjät voivat saada tietoa yksittäisille potilaille etsimällä niitä nimen perusteella. Sähköiset arkistointijärjestelmät antavat käyttäjille myös mahdollisuuden tarkastella potilasryhmien tietoja, kuten yhteisten väestötietojen etsimistä tai lääketieteen historiaa, jotta he voivat parantaa yhteisöjen terveyttä - esimerkiksi tunnistamalla, kuka on maksettava immunisoinnista.
Hybridijärjestelmät: elektronisten ja paperitietueiden yhdistäminen
Jotkut lääketieteelliset käytännöt käyttävät sähköisiä asiakirjoja ja paperitietoja. Ne voivat tulostaa digitaalista tietoa, skannata paperitietoja ja käyttää tietoja jommankumman tyyppisestä järjestelmästä niin, että niiden elektroniset ja paperijärjestelmät ovat yhteensopivia.
Esimerkiksi jotkin käytännöt, jotka käyttävät EMR-tiedostoja, päivittävät tiedostot skannaamalla paperitietoja. Tai he tulevat tulostamaan tietoja sähköisestä tietueesta siten, että hoitopalvelujen tarjoaja voi saada sen paperilla hoidettaessa potilasta.
Laitoksen käytännöissä ja menettelyissä olisi määritettävä, mitkä tietueen osat ovat paperipohjaisia ja mitkä osat tallennetaan sähköisesti. Kaikki uudet tiedot tallennetaan sopivaan muotoon. Jos osa tietueesta on paperipohjainen, sen tulisi viitata elektronisen osan sijaintiin.
