Tarjouspyyntö tai ehdotuspyyntö tai RFP on asiakirja, jonka yritys tai organisaatio on tehnyt myyjille. Esimerkiksi rakennusyritys voi tarvita puuseppäjä tai sairaala saattaa tarvita web-suunnittelijaa sivuston luomiseksi. RFP: t ovat yleensä muodollisia asiakirjoja, joissa on ohjeita myyjälle. Niihin sisältyy yksityiskohtaisia tietoja liiketoiminnasta, joka tekee pyynnön, liiketoimintahankkeen tekniset tiedot, myyjien hankintaprosessin, toimittajan tai toimittajan valintaprosessin, sopimusprosessin ja viestintäprosessin tarjouksen aikana.
Kerää kaikki tiedot etukäteen. Onko sinulla tilinpäätökset, budjetit, sopimukset, sopimukset ja muut asiaan liittyvät asiakirjat, jotka liittyvät hankkeeseen. Tämä helpottaa RFP: n kirjoittamista.
Kirjoita yleiskatsaus tai esittely, jota kutsutaan joskus ”tiivistelmäksi”. Tässä osassa käsitellään pyyntöä tekevää yritystä tai organisaatiota ja sen sijaintia toimialallaan. Yhteenveto esittelee korostetusti myös hanketta tai liiketoiminnan tarvetta, jota varten pyyntöjä haetaan.
Esitä tekniset tiedot selvästi, mitä toimittajat vastaavat. Määrittele projektin luonne ja laajuus, tarpeesi, odotettu tulos ja muut olennaiset tiedot. Ole tarkka; on merkittävä ero suunnitellun ja tarvitsevan verkkosivuston tarpeessa, joka on suunniteltu, päivitetty ja säännöllisesti hallinnoitu.
Ilmoittakaa selkeästi, miten viestintäprosessi käsitellään huutokaupan aikana. Jos haluat, että myyjät ottavat yhteyttä yhteen henkilöön organisaatiossasi, tee se selväksi. Jos myyjille on tarjolla esitys, voit sisällyttää siihen kaikki tiedot. Jos et halua, että myyjät ottavat yhteyttä sinuun prosessin aikana, ilmoittakaa lopullisesti. Selvitä, miten tarjoukset vastaanotetaan, onko ne sinetöity ja mikä määräaika on.
Selitä, että RFP ei ole sopimus ja että siihen vastaaminen ei takaa valintaa. Muista sisällyttää tiedot, jotka antavat toimittajan vastauksen myyjän aikaa. Esittäkää yksityiskohtaiset tiedot talousarviosta, sopimuksesta, maksutavasta ja työn arvioinnista hankkeen ollessa aktiivinen.
Sisällytä kaikki oikeudelliset, tekijänoikeus-, vakuutus- ja eettiset näkökohdat, joita myyjät harkitsevat. Tähän kuuluvat muun muassa luottamuksellisuutta koskevat sopimukset, vähemmistötoimittajien vaatimukset, paikalliset määräykset, turvallisuusnäkökohdat ja liiketoimintakäytännöt.
Määritä mahdolliset erilliset ohjeet siitä, miten vastaukset tulisi muotoilla. Ohjaa myyjiä siitä, miten haluat nähdä heidän ehdotuksensa numerot, mitä tietoja heidän olisi sisällytettävä ehdotuksiinsa, kuten kopiot vakuutustiedoista tai liikennelupia.
Sisällytä valintaprosessiin liittyvä ennuste. Anna toimittajille tietää, ilmoitetaanko heille, jos he eivät saa työtä, ja mitä he odottavat, jos heidät valitaan työhön.
