Vapaaehtoiset ovat voittoa tavoittelemattoman organisaation elämää. Monilla voittoa tavoittelemattomilla yrityksillä ei ole tarpeeksi henkilökuntaa, jotta he voivat hoitaa organisaatiota tehokkaasti, joten vapaaehtoiset täyttävät aukon. Organisaatiot, jotka kehittävät ja korostavat vapaaehtoisohjelman toimintaperiaatteita ja menettelyjä ja määrittelevät vapaaehtoisten roolit ja velvollisuudet, hyödyntävät ensiluokkaista vapaaehtoisohjelmaa.
Kirjoita esittely. Sisällytä viraston nimi, tehtävänkuvaus ja perusarvot, luettelo henkilöstön jäsenistä ja luettelo hallituksen jäsenistä. Vapaaehtoiset eivät ainoastaan auta projekteja vaan ovat myös organisaatiosi lähettiläitä. Heidän on tiedettävä, miten virasto toimii, ja ihmiset, jotka edustavat virastoa hallinnollisessa kapasiteetissa. Sisällytä myös tietoja, joita virasto palvelee, mitä se auttaa, ja ohjelmia, joita se tukee.
esitellä virasto vapaaehtoisille käsikirjan ensimmäisessä kohdassa ja toivottaa heidät tervetulleiksi. Vaikka vapaaehtoistyöntekijöitä ei makseta, heitä on kohdeltava kunnioittavasti ensimmäisestä päivästä lähtien. Muista tunnistaa niiden arvo keskeisenä organisaation tehtävänä. Kirjoita kaksi lyhyttä virkettä kiittääkseni vapaaehtoisia etukäteen heidän palveluksestaan virastolle ja kertoa heille, kuinka keskeisiä he ovat lähetystyössä.
Luo käsikirja 8/2-tuumaa-11-tuumaisessa muodossa tai mieluiten 6 tuumaa-9-tuumainen, joten se on helppo kuljettaa ja vapaaehtoiset voivat pitää sen kätevänä viitteenä. Käsikirja voidaan myös sijoittaa kolmirenkaiseen sideaineeseen, joten päivitykset voidaan lisätä helposti. Määritä käytännöt ja menettelyt vaiheittain vaiheittain käyttäen yksinkertaista ja selkeää kieltä. Älä käytä $ 10-sanoja tehdäksesi pisteitä. Vapaaehtoistyöntekijät tulevat kaikesta koulutustaustasta, ja käsikirjan kielen pitäisi olla koulutuksen tasolla.
Luo vapaaehtoisten tehtävien kuvaukset. Kuvaile roolit ja vastuut, jotta vapaaehtoiset voivat valita heidän etunsa parhaiten sopivan aseman. Työnkuvaukset auttavat virastoa sovittamaan vapaaehtoiset sopivaan vapaaehtoistyöhön. Ihmiset ovat vapaaehtoisia eri syistä, ja heillä on erilaiset taidot. Hyvä työn kuvaus antaa vapaaehtoisille mahdollisuuden valita heille ja yrityksellesi sopiva tilaisuus. Lisää näytekappaleita kirjautumisarkeista, rekisteröintilomakkeista jne. Virastoilla on vapaaehtoisten työaikojen tietokannan seuranta: aika-arkit helpottavat seurantatunteja.
Kuvaile vapaaehtoistyöntekijälle tarjottavan alku- ja lisäkoulutuksen tyyppejä. Luettele orientaatiopäivät ja miten he voivat päivittää taitojaan tai oppia uusia. Laadi koulutus- ja suuntautumisaikataulu. Ilmoita vapaaehtoisille, jos heidän on allekirjoitettava luottamuksellisuusilmoitus. Jos näin tapahtuu, tarkista lausunto heidän kanssaan, vastaa kaikkiin kysymyksiin ja selitä lausunnon syy. Vapaaehtoisten suuntaviivojen aikana tarkista vapaaehtoisten käsikirja huolellisesti ja anna aikaa vapaaehtoisille esittää kysymyksiä. (On aina mukavaa olla yksinkertaisia virvokkeita vapaaehtoistyössä.)
Kuvaa vapaaehtoisten seulontaprosessi. Kerro heille, jos he tarvitsevat taustan tarkistuksen, jos vapaaehtoistoiminnallaan he valitsevat erityisiä lisenssejä, riskejä, lääketieteellisiä tarkastuksia, TB-testejä, merkkejä ja niin edelleen. Jos he odottavat ajavat virastoa, selittäkää, millaista vakuutusta he tarvitsevat, tai lisävakuutuksia, joita he tarvitsevat toimiakseen vapaaehtoisena.Selitä mahdolliset vastuuongelmat ja vapauta allekirjoittamisesta, jos sinulla on korkean riskin vapaaehtoisia tehtäviä. Vapaaehtoisten on tiedettävä tiettyjen vapaaehtoisten mahdollisuuksien riskit. Varmista, että olet sisällyttänyt luopumislomakkeet ja suuntauksen aikana, selitä niiden perustelut ja anna vapaaehtoisille mahdollisuus allekirjoittaa nämä lomakkeet. Tämä prosessi suojaa virastoa onnettomuuden sattuessa.
Selitä, miten vapaaehtoiset saavat palkintoja. Jos virastolla on tunnustusohjelma, hahmotellaan, kun se järjestetään, miten virasto tunnistaa vapaaehtoiset, jos kyseessä on gaala-tapahtuma, lounas tai erityispalkintojenjakotilaisuus, ja tapahtuman pukukoodi. Jos vapaaehtoisten tunnustustapahtuma on erityinen tilaisuus vapaaehtoisille, kuvaile sitä niin, että he ymmärtävät, että viraston henkilöstöstä tulee "vapaaehtoisia" tälle tapahtumalle, ja vapaaehtoiset tulevat vieraiksi.
