Monilla organisaatioilla on ongelmia, ja kirjoita muistion ongelman ratkaisemisesta noudattamalla tiettyjä vaiheita.. Ennen kuin voit kirjoittaa muistion, tarvitset kaikki ongelmaan liittyvät tiedot sekä mukana olevat henkilöt. Joskus ongelman ratkaiseminen on viestinnän parantaminen.
Määritä tai määritä ongelma. Muistion pitäisi alkaa ongelmanilmaisulla. Tämä on nopea yhteenveto ongelmasta. Varmista, että annat tämän tiedon mahdollisimman yksinkertaisin ehdoin, jotta kaikki osallistujat ymmärtävät ongelman.
Selvitä ongelman mahdolliset syyt. Toimintasuunnitelmasi voidaan suunnata syiden poistamiseen.
Kirjoita, kuka ja mitä ongelma vaikuttaa. Luettele kaikki ihmiset ja osastot, joita asia koskee, ja selitä, miten. Esimerkiksi riittämätön tietokonejärjestelmä vaikuttaa asiakaspalveluosastoon, koska se ei pysty ottamaan puheluja nopeasti. Tämä voi vähentää yrityksen kannattavuutta, koska huono asiakaspalvelu voi aiheuttaa markkinaosuuden menetyksen.
Luo luettelo ongelman mahdollisista ratkaisuista. Yksi ratkaisu voisi olla täydellinen päivitys tietokonejärjestelmään. Toinen mahdollinen ratkaisu on palkata lisää asiakaspalvelun edustajia, jotta he voivat hoitaa ylimääräisen puhelun huonon järjestelmän vuoksi. Kirjoita muistiin niin monta ratkaisua ongelmaan kuin voit tulla esiin.
Suosittele parasta mahdollista ratkaisua. Selitä, miksi valitsemaasi menetelmä on paras. Määritä, kuka auttaa sitä toteuttamaan. Sinun suosituksenne pitäisi sisältää aiheutuvat kustannukset. Varmista, että ratkaisulla on alkamisaika ja päättymisaika. Kuvaile ratkaisuun osallistuvia henkilöitä tai osastoja.
