Tietokantaohjelmana Microsoft Accessilla on useita sovelluksia yritysmaailmassa. Johtajat voivat käyttää Accessia luomaan työntekijöiden tietokannan, jonka avulla he voivat tarkastella palkan tietoja, demografisia tietoja ja budjettilukuja yhdellä silmäyksellä. Kirjanpitoasiantuntijat käyttävät usein Access-tietokantoja myös laskujen seurantaan, myyntisaamisten tarkistamiseen ja yrityksen talouden seurantaan. Kun perustiedot on syötetty Access-taulukoihin, kirjanpitäjät voivat luoda mukautettuja kyselyjä ja lomakkeita, jotka tekevät tarvittavien tietojen löytämisestä paljon helpompaa.
Kirjoita luettelo kentistä, jotka haluat sisällyttää kirjanpitotietokantaasi. Näiden kenttien tarpeisiin voi sisältyä erääntynyt summa, asiakkaan nimi, eräpäivä, ehdot ja muistiinpano-kenttä vapaamuotoisen tekstin syöttämiseen.
Avaa Microsoft Access ja siirry taulukoiden osioon. Valitse vaihtoehto, jos haluat luoda uuden taulukon muotoilunäkymässä. Tämä avaa ruudukon, jonka avulla voit syöttää nimen kullekin kentälle sekä kuvauksen kentän sisällöstä.
Napsauta tietokannan "Tietotyyppi" -kohdan vieressä olevaa avattavaa ruutua. Voit alustaa kentät valuutaksi, numeroksi ja tekstiksi tarpeen mukaan. Voit myös käyttää päivämäärän ja ajan kenttiä eräpäivien kaltaisiin asioihin.
Tarkastele tietokannan kenttien luetteloa ja lisää muita, joita tarvitset. On helpompi rakentaa kaikki tarvitsemasi kentät alusta alkaen kuin palata ja lisätä kenttiä tietokantaan, joka sisältää jo satoja tai tuhansia tietueita.
Tallenna taulukko napsauttamalla Tallenna-painiketta. Kirjoita taulukon nimi ja napsauta OK.
Siirry Access-ikkunan lomakkeiden osioon ja valitse ohjatun lomakkeen ohjatun vaihtoehdon valinta. Luo ohjatun lomakkeen avulla yksinkertainen tietomuoto, joka perustuu taulukon kenttiin. Tämän jälkeen voit käyttää kyseistä tietomuotolomaketta lisätäksesi tietoja taulukkoon. Kun kirjoitat tietomuotoon, tiedot siirretään automaattisesti alla olevaan käyttötaulukkoon.
Siirry kysely-osioon ja aloita sellaisten kyselyjen rakentaminen, jotka tekevät kirjanpidollisen tietokannan hyödyllisemmäksi. Voit luoda alkuperäisen kyselyn ja tallentaa sen käyttämällä kyselytoimintoa ja napsauttamalla sitten hiiren kakkospainikkeella kyselyä ja valitsemalla "Design View", jos haluat tehdä muutoksia tai asettaa kriteerejä. Voit esimerkiksi rakentaa eräpäiväkyselyn ja kirjoittaa "Enter Begin Date ja Enter End Date." Tämä kehottaa käyttäjää syöttämään alkamis- ja päättymispäivät, kun kysely suoritetaan. Tällainen kysely voi olla erittäin hyödyllinen erääntyneiden laskujen tarkistamisessa ja myyntisaamisten seurannassa.
