Taulukot ovat suosittu työkalu toimistossa ja ne voivat myös olla käteviä kotona. Tarvitsetko aikataulun, jossa voit yksityiskohtaisesti hahmotella häät, ja laatia laskun freelance-asiakkaallesi tai luoda yrityksellesi tilinpäätöksen, laskentataulukot ovat tehtävässä.
Saatat olla oppimiskäyrä, jos haluat käyttää joitakin lisäominaisuuksia, mutta kun ymmärrät, kuinka laskentataulukot toimivat ja niiden ominaisuudet, niiden käyttö on lähes loputon.
Mikä on laskentataulukko?
Taulukko on sähköinen asiakirja, jossa käytetään rivejä ja sarakkeita tietojen tallentamiseen ja käsittelyyn. Se on digitaalinen, ohjelmistopohjainen laskentataulukko, joka on mallinnettu kirjanpitäjän ruudukon paperin muodossa. Rivit ja sarakkeet muodostavat soluja, joissa on erilliset tiedot. Voit käyttää laskentataulukoita matemaattisten laskelmien ja muiden manipulointien tekemiseen syötetyillä tiedoilla.
Monet ihmiset käyttävät myös laskentataulukoita tallentamaan ja tallentamaan tietoja, joilla on useita ominaisuuksia. Myynnin etsintätietokantaan voidaan käyttää esimerkiksi henkilön nimeä, niiden osoitetietoja, heidän työskentelevänsä yrityksen nimeä, nimitystä ja liikesuhteita.
Voit lajitella tiedot taulukkolaskentaohjelmassa ja suorittaa siihen erilaisia analyysejä. Voit myös käyttää erilaisia kaavoja ja toimintoja. Taulukot tarjoavat mahdollisuuden järjestää tietojasi ja käyttää sitä pohjana taulukoiden, kaavioiden ja kaavioiden luomiseksi analysointia varten.
Miksi käyttää laskentataulukkoa?
Yksi suosituimmista syistä käyttää laskentataulukoita on tallentaa, tallentaa ja tulostaa tietoja. On helppo järjestää ja lajitella tiedot taulukkolaskentaohjelmalla, ja koska se on sijoitettu riveihin ja sarakkeisiin, voit napsauttaa mitä tahansa, jos haluat päivittää tiedot helposti ilman, että sinun pitäisi huolehtia näkymättömistä tiloista, palautuksista tai välilehdistä, kuten muissa ohjelmissa kuten tekstinkäsittelyohjelma.
Voit automatisoida erilaisia toimintoja laskelmien suorittamiseksi, etsiä tiettyjä kohteita tai vetää päivitystietoja muista ohjelmista tai verkosta. Tilintarkastajat voivat esimerkiksi lisätä kuukausittain uusia tietoja laskentataulukoihinsa ja käyttää yksinkertaista summa-kaavaa päivittää tiedot automaattisesti.
Taulukot tarjoavat nopean, helpon tavan näyttää tietoja ja jakaa niitä muiden kanssa. Voit kirjoittaa tietoja tai kopioida ne toisesta ohjelmasta ja liittää sen laskentataulukkoon, tallentaa tiedoston ja lähettää sen helposti jollekin toiselle. Toimistotyöntekijät voivat tallentaa laskentataulukon toimiston tietokoneverkkoon, jotta muut ihmiset voivat avata tiedoston ja päivittää sen eri osia.
Taulukot tarjoavat mahdollisuuden tallentaa suuria tietomääriä yhteen paikkaan, koska laskentataulukon tiedostossa on useampi kuin yksi arkki. Tiedoston kutakin välilehteä kutsutaan työarkiksi, ja tiedostoa kutsutaan työkirjaksi. Voit tallentaa tilinpäätökseen muotoiltuja taloudellisia tietoja pienyrityksille ja käyttää eri välilehteä kunkin vuoden kuukaudessa. Voit sitten lisätä toisen välilehden, jossa käytetään linkkejä yhteenvedon ja kaikkien tietojen lisäämisen vuotuiseen lukuun.
Google Excelin käyttäminen
Excel on Microsoft Office -laskentataulukkotuotteen nimi, mutta voit käyttää sitä Googlen kanssa Googlen laskentataulukon sovelluksen sijasta. Yksi suurimmista eduista, joita Microsoft Excelin Google-sovelluksessa käytetään Microsoft Excel -laskentataulukon avulla, on, että voit työskennellä Excel-laskentataulukoissa verkossa.
Microsoft Office -palvelun avulla, ellei sinulla ole Office 365: n online-tilausta, voit käyttää Excel-taulukkolaskentatiedostoja vain oman tietokoneen kiintolevyltä tai verkkotiedostokansiosta. Jos haluat työskennellä Excel-laskentataulukoissa Google-asemassa, voit myös muuntaa Excel-laskentataulukon Google Sheets -tiedostoksi. Jos lähetät Excel-tiedoston tallentamaan Google Driveen ja yrität avata sen, näet staattisen asiakirjan, joka ei salli muutosten tekemistä.
Microsoft ja Google ovat kuitenkin parantaneet kykyään työskennellä yhdessä Microsoft Office -tiedostoissa Googlessa. Voit asentaa Google Driven Microsoft Office -lisäosan, joka löytyy Google Playsta. Kun olet asentanut laajennuksen, kun avaat Microsoft Office -sovellukset, näet avattavan valikon, joka kertoo Google Drive -palvelusta, ja se antaa sinulle erilaisia vaihtoehtoja Microsoft Office -tiedostojen avaamiseen, muokkaamiseen ja tallentamiseen. Microsoft Office -muodossa tallentamalla ne Google Driveen.
Jos haluat saada laajennuksen, suorita online-haku selaimessasi Microsoft Office -asennusohjelmaan. Sinua pyydetään lataamaan "_driveforoffice.exe "_ tiedosto ja seuraa yksinkertaista asennusta.
Google-sivujen käyttö
Jos haluat luoda laskentataulukon Google Sheetsissa, varmista, että olet kirjautunut Google-tiliisi, avaa selain-välilehti, siirry drive.google.comiin tai sheets.google.comiin ja luo uusi Sheets-asiakirja.
Kun olet siirtynyt Google Driveen, käytä ruudun vasemmassa reunassa olevaa valikkopalkkia tai näytön oikeassa alakulmassa olevaa punaista "+" -painiketta, luo uusi Sheets-asiakirja ja olet valmis aloittamaan käytön taulukkolaskenta. Google Sheetsin avulla voit helposti tehdä yhteistyötä muiden ihmisten kanssa verkossa, kun olet lähettänyt heille linkin laskentataulukkoon. Useat ihmiset voivat aktiivisesti työskennellä tiedostossa samanaikaisesti, ja voit nähdä, kuka on tiedostossa ja mitä taulukkolaskenta-välilehteä ja solua he työskentelevät. Levyjen avulla voit myös käyttää Googlen muita integroituja työkaluja, kuten tekstin kääntämistä taulukkolaskentaasi, käyttämällä kaavoja, joiden avulla saat automaattisesti online-sivustojen osakekurssitiedot ja tuodaan muita tietoja suoraan verkkosivuilta laskentataulukkoosi.
Google Sheets tarjoaa valmiiksi rakennettuja malleja eri käyttötarkoituksiin, kuten talousarvioon, freelance-laskuun, yrityksen tilinpäätökseen, projektin seurantaan, Gantt-kaavioon, työntekijöiden siirtymissuunnitelmaan, myyntiyhteystietokantaan ja muihin. Nämä ja muut mallit löytyvät myös Microsoft Excelissä ja muissa taulukkolaskentaohjelmissa. Yksi Google Sheetsin eduista on, että työsi tallennetaan automaattisesti muutaman sekunnin välein. Jos käytät Excel-taulukkolaskentaohjelmaa, voit tallentaa automaattisesti, mutta se ei ole oletusominaisuus, ja saatat menettää työn, ellet tallenna työsi manuaalisesti.
Taulukon perustoiminnot
Taulukon perustoiminnot sisältävät kolmen tyyppisen datan tallentamisen, jotka ovat teksti, numerot ja kaavat tai toiminnot. Useimmat ihmiset käyttävät laskentataulukoita matemaattisten peruslaskentojen suorittamiseen, kuten tietojen lisäämiseen, vähentämiseen, kertomiseen ja jakamiseen. Voit myös tallentaa useita rivejä, joilla on useita määritteitä, kuten nimi ja osoitetiedot.
Laskentataulukoissa on tyypillisesti useita rivejä suuren tietomäärän sovittamiseksi. Enintään kaksi miljoonaa solua koostuu kuitenkin monista tarvittavista sarakkeista ja riveistä tähän solurajaan asti. Microsoft Excelin uusin versio tarjoaa tällä hetkellä 1 048 766 riviä ja 16 384 saraketta tietojen tallentamiseen.
Taulukotiedot voidaan kopioida taulukoiksi ja liittää muihin ohjelmiin, kuten tekstinkäsittelyohjelmaan tai diaesitysohjelmaan, erilaisten aikataulujen luomiseksi analysointi-, raportointi- ja esitystarkoituksiin. Voit myös muotoilla tietoja käyttämällä värejä, viivoja, tekstiruutuja, kuvia ja monia muita ominaisuuksia, jotta voit kiinnittää huomiota tiettyihin tietosi tai taulukkolaskentaohjelman osiin.
Mitä ovat laskentataulukon lisätoiminnot?
Riippuen siitä, käytätkö Google Sheetsia, Microsoft Exceliä tai muuta laskentataulukkoohjelmaa, voit käyttää monia kehittyneitä ominaisuuksia, joiden avulla voit rakentaa kaikenlaisia malleja käsittelemään ja analysoimaan tietoja.
Voit esimerkiksi käyttää laskentataulukoita tilastollisten regressioanalyysien, diskontattujen kassavirtojen mallintamisen ja monien muiden harjoitusten suorittamiseen. Voit luoda työkirjan, jossa on useita laskentataulukoita, joissa on tilinpäätöstiedot vuosittain. Tämän jälkeen voit luoda toisen laskentataulukon samassa työkirjassa tai uudessa työkirjassa, jossa on oletuksia liiketoiminnan kasvusta, myynnin kasvusta, kustannusten prosentuaalisista muutoksista ja muista oletuksista. Käyttämällä kaavoja ja linkkejä voit luoda ennustetun tilinpäätöksen, joka päivittyy automaattisesti aina, kun muutat laskentataulukon oletusten välilehdessä olevia oletuksia.
Voit käyttää useita erilaisia automatisoituja kaavoja ja toimintoja, mukaan lukien "jos / sitten" kaavat, joiden avulla voit sanoa, onko "X" -tilanne täytetty, ja suorita sitten "Y" -toiminto tai kaava. Voit jopa sijoittaa nämä if / tad-lauseet ja Microsoft Excel voi käsitellä jopa seitsemää toistensa sisäistä lausuntoa, mikä tarkoittaa, että voit olla enintään seitsemän ehdollista toimintoa, jotka riippuvat toisistaan automaattisesti.
Joissakin taulukkolaskentaohjelmissa on makrokuvaus, jonka avulla voit tallentaa erilaisia rutiinimenetelmän vaiheita, kuten laskentataulukon muotoilua tai tietyntyyppisten tietojen syöttämistä ilman, että sinun tarvitsee tietää Visual Basicistä tai muusta ohjelmointikielestä. Tulevaisuudessa voit käyttää taulukon todellisia toimintoja sen sijaan, että voit käyttää pikavalintanäppäimiä, ja prosessi toimii automaattisesti, koska vaiheet on tallennettu makron muodossa.
Taulukot tarjoavat toimintoja, kuten "tavoitehaku", jonka avulla voit erottaa kaavat ja ratkaista ne tietyille määritellyille vastauksille ja muuttaa tuloja vastaavasti. Jos sinulla on suuria tietoryhmiä toimiakseen, tietyt toiminnot mahdollistavat kaksoiskappaleiden tunnistamisen ja poistamisen, tietojen lajittelun ja suodatuksen, sen konsolidoinnin, jakamisen, sijoittamisen ja tietojen arvojen etsimisen pystysuoraan tai vaakasuoraan ja palauttamaan ne uuteen taulukkoon. Nämä ovat vain muutamia esimerkkejä laskentataulukoiden tarjoamista edistyksellisistä toiminnoista.
Taulukot Versus Database -ohjelmat
Monet käyttävät laskentataulukoita tietojen rivien tallentamiseen, ja saatat ihmetellä, miksi et vain käytä tietokantaohjelmaa, kuten Microsoft Accessia, tallentamaan tietoja laskentataulukon sijaan. Vaikka tietokanta- ja taulukkolaskentaohjelmat voivat tallentaa tietoryhmiä useilla attribuuteilla, kullakin on vahvuutensa.
Excel, Google Sheets ja muut laskentataulukot tallentavat tietoja otsikoilla samalla tavalla kuin tietokantaohjelma. Laskentataulukon tietojen avulla voit kuitenkin tehdä automaattiset kaava-laskutoimitukset tai manuaaliset laskutoimitukset helposti. Laskentataulukot ovat myös helppokäyttöisiä, ja voit aloittaa tietojen syöttämisen ja käsittelyn heti sen sijaan, että tietokanta olisi asetettava sellaiseen ohjelmaan kuin Access. Laskentataulukoiden avulla voit myös helposti luoda kaavioita ja kaavioita tietojen perusteella.
Toisaalta tietokannat ovat yleensä vakaampia. Laskentataulukon avulla voit helposti poistaa solun, rivin tai sarakkeen virheellisesti, jos et kiinnitä huomiota tarkkaan, mikä on paljon vaikeampaa tehdä tietokantaohjelman sisällä. Lisäksi jos sinulla on suuria tietomääriä, ne voivat tulla hallitsemattomiksi laskentataulukossa, jossa tietokantaohjelmat on suunniteltu erityisesti tuhansien ja jopa miljoonien tietueiden rivien hallintaan. Kun sinun on päivitettävä jatkuvasti kunkin tietorivin elementtejä tai suoritettava erilaisia lajittelu- ja raportointityyppejä, tietokantaohjelma voi olla järkevämpää kuin laskentataulukko.
