Pienyrityksen omistajana haluat luoda tuottavan työympäristön, joka kannustaa luovuuteen ja innovaatioihin. Pieni, täynnä tilaa, jossa on vanhoja huonekaluja ja vanhentuneita tietokoneita, voi vaikuttaa työntekijöiden moraaliin ja yleiseen suorituskykyyn. Siksi on tärkeää perustaa nykyaikainen toimistojärjestelmä, joka pitää tiimisi sitoutuneena ja motivoituneena. Ajattele sitä sijoituksena yrityksesi.
vinkkejä
-
Toimistojärjestelmä on yhteenliitetty verkosto resursseista, joka takaa sujuvan työympäristön.
Mikä on Office-järjestelmä?
Termillä toimistojärjestelmä on erilainen merkitys eri ihmisille. Yleensä se viittaa toimiston eri osiin ja osiin, tietokoneista ja työvälineistä sen fyysiseen asetteluun ja tunnelmaan. Se kattaa myös sen, miten työntekijät ovat vuorovaikutuksessa ja kokonaistoimistokulttuuria.
Ilman näitä elementtejä toimisto on vain huone tai tyhjä tila. Se on ihmisiä ja laitteita, jotka muuttavat tämän tilan visuaalisesti houkuttelevaksi, tuottavaksi ympäristöksi, joka vastaa heidän näkemystään ja tavoitteitaan. Itse asiassa jotkut lähteet sanovat, että tuottavuus on jopa 20 prosenttia korkeampi yrityksissä, joissa on hyvin suunnitellut toimistotilat _._ Työntekijöiden täytyy tuntea olonsa turvalliseksi ja viihtyisäksi työpaikalla ja saada laadukkaita laitteita, jotta he voivat saavuttaa huipputehon.
Fyysinen työtila vaikuttaa suoraan tiimin tuottavuuteen ja työtyytyväisyyteen. Työntekijöiden hyvinvointi ja työpaikan suorituskyky ovat vahvasti yhteydessä toisiinsa. Hyvät työntekijät tuntevat itsensä motivoituneemmiksi ja työskentelevät kovemmin auttaakseen organisaatiota kasvamaan ja saavuttamaan tavoitteensa. Tämä johtaa onnellisempiin asiakkaisiin ja laadukkaampiin palveluihin.
Paranna tietovirtaa
Toimiva toimistojärjestelmä varmistaa, että työntekijöillesi on tarvitsemansa tiedot, kun he tarvitsevat sitä. Siksi on tärkeää, että annat heille nykyaikaiset tietokonejärjestelmät, ohjelmistot ja laitteet, jotka auttavat helpottamaan tiedonkulkua. Harkitse investoimista tiimiyhteistyövälineisiin, kuten Slack ja Asana, VoIP-järjestelmiin, toimisto-ohjelmistoihin, ethernet- ja projektinhallintaohjelmistoihin.
Näillä resursseilla tiimilläsi on reaaliaikainen pääsy tietoihin ja kommunikoida tehokkaammin. Työntekijät, jotka matkustavat tai työskentelevät etänä, voivat jakaa tiedostoja liikkeellä, keskustella kollegojensa kanssa verkossa ja vaihtaa tietoja nopeasti. Jotkin työkalut, kuten projektinhallintaohjelmistot, voivat tehostaa aikaa vieviä tehtäviä, parantaa yhteistyötä ja luoda raportteja, joissa on arvokkaita oivalluksia projekteista, joissa työskentelet.
Harkitse Office Managerin palkkaamista
Yrityksen omistajana sinulla ei välttämättä ole aikaa tai asiantuntemusta toimistojärjestelmän moitteettoman toiminnan varmistamiseksi. Haluaisit keskittyä yrityksesi keskeisiin näkökohtiin, kuten uusien asiakkaiden hankkimiseen tai toiminnan laajentamiseen. Harkitse tässä tapauksessa toimistojohtajan palkkaamista. Hän huolehtii siitä, että toimistosi toimii sujuvasti, järjestää sen asettelua, ajoittaa kokouksia ja määrittää, millaisia ohjelmistoja ja muita laitteita tarvitset.
Toimistojohtajan tehtävät riippuvat toimialasta ja liiketoiminnan tyypistä. Esimerkiksi asianajotoimiston palveluksessa olevilla on erilainen vastuu kuin luovan toimiston tai tutkimusyhtiön palveluksessa. Yleensä toimistojohtajat ovat vastuussa:
- Hallinnollisten tehtävien suorittaminen
- Työntekijöiden valvonta
- Tapahtumien, kokousten ja konferenssien järjestäminen
- Yritysohjelmistojen, toimistotarvikkeiden ja laitteiden hankinta
- Toimiston budjetit
- Varmistetaan työntekijöiden terveys- ja turvallisuuspolitiikan noudattaminen
- Raporttien valmistelu
- Energiankulutuksen analysointi
- Tavaroiden pitäminen varastossa
- Toimiston kunnon ylläpito
- Epäonnistumisten ja parannettavien alueiden tunnistaminen
- Konfliktien ratkaiseminen ja tehtävien määrittäminen
Lisäksi nämä ammattilaiset voivat selittää toimistoteknologiaa ja johtamiskäytäntöjä tiimillesi, tarjota koulutusta ja suorittaa yleisiä IT-tehtäviä. Jotkut voivat jopa käsitellä palkanlaskennan ja kirjanpidon. Niiden ensisijaisena tehtävänä on varmistaa toimistosi sujuva toiminta.
Luo positiivinen Office-kulttuuri
Laadukkaisiin laitteisiin investoinnin lisäksi terveys- ja turvallisuuskäytäntöjen mukaisesti on tärkeää luoda positiivinen toimistokulttuuri. Työntekijät ovat arvokkain omaisuutesi, joten sinun on tarjottava työympäristö, jossa he viihtyvät. Yhtiön kulttuuri on keskeinen osa tehokasta toimistojärjestelmää.
Keskity siihen, että luodaan tunnelma, jossa ihmiset tuntevat itsensä sitoutuneiksi ja motivoituneiksi. Kuuntele, mitä heidän on sanottava, ja pyydä palautetta säännöllisesti. He voivat laatia uusia ideoita ja ehdotuksia toimintakustannusten alentamiseksi, houkutella lisää asiakkaita tai saada asioita paremmin ja nopeammin. Kannusta heitä ilmaisemaan mielipiteensä ja kertomaan teille, mitä he tarvitsevat toimiakseen tehokkaammin.
Yksinkertaiset asiat, kuten ilmaisen kahvin tarjoaminen, ergonomisiin työpöytiin siirtyminen ja pienten saavutusten juhlinta yhdessä voivat mennä pitkälle kohti työntekijöiden tyytyväisyyttä ja tuottavuutta. Itse asiassa organisaatiot, joissa on mukana työntekijöitä, raportoivat a hämmästyttävä 202 prosenttia korkeampi suorituskyky kuin ne ilman niitä. Hyvin suunniteltu toimistojärjestelmä voi olla juuri sitä, mitä tarvitset liiketoiminnan kasvattamiseksi ja kilpailuedun saavuttamiseksi.
