Säästä aikaa ja rahaa
Palkkalaskut voidaan laatia yrityksen sisällä olevilla työntekijöillä, tai se voidaan ulkoistaa palkanlaskentapalveluihin. Monet yritykset ovat havainneet, että palkkahallinnon ulkoistaminen ammattitaitoiseen palveluun säästää yrityksen aikaa ja rahaa.
Henkilöstökulut In-House-palkkalistoilla
Kun yritys valitsee oman palkkansa sisäisesti, valmistelijalle aiheutuu henkilöstökustannuksia, kuten palkanlaskenta, sosiaaliturva ja Medicare-maksut, työntekijöiden korvausvakuutus, mahdolliset lääketieteelliset tai eläke-etuudet ja koulutus. Kun yritys palkkaa työntekijän yrityksen palkanlaskennan käsittelemiseksi, työntekijän on oltava koulutettu kirjanpitoon ja pystyttävä laskemaan palkanlaskennan ja vähennykset sekä valmistelemaan palkkaselvityksiä ja tekemään ajoissa verohelpotuksia.
Vältä korkeita rangaistuksia
Yhtiö on vastuussa työntekijän tekemistä virheistä. Nämä virheet voivat olla kalliita, jos verot eivät ole omaisuutta tai talletettu, ja jos laskelmilla on virheitä. Kunnolliset palkanlaskennan palvelut takaavat heidän työnsä ja maksavat rangaistuksia edellyttäen, että ne olivat virhe. On täysin mahdollista, että yritys maksaa vuosittain enemmän sakkoja kuin mitä kustannukset olisivat olleet palkkahallinnon ulkoistamisesta. Jos he olisivat käyttäneet palkkahallintopalvelua, joko virheet olisi voitu välttää, tai palkkasummayhtiö olisi ollut vastuussa seuraamuksista.
Palkkasumman tehtävät
Palkkasummien tehtäviin kuuluu työntekijöiden tarkastusten tekeminen, palkka- ja palkkamaksujen asianmukainen laskeminen, oikea-aikaiset verotalletukset ja tarkkojen raporttien pitäminen. Jos palkkakirjojen valmistelusta vastaava työntekijä on sairas, palkkakirjat on vielä myönnettävä. Palkanlaskennan palvelut takaavat, että palkkasumma lasketaan jokaisen palkkioajan kuluessa, ja yrityksen sisäiset työntekijät saavat siitä vähäisiä ponnisteluja.
Ulkoistamisen kustannukset
Palkkasummapalvelun palkkaaminen perustuu tyypillisesti työntekijöiden määrään. Kun yritys kirjautuu palveluun, yrityksen pankki- ja palkkahallintopalvelun avulla luodaan tilejä, jotka mahdollistavat palkanlaskennan ja verotalletusten maksamisen. Jotkut yritykset valitsevat, että palkkakirjat toimitetaan suoraan yritykselle, jossa tarkastukset voidaan allekirjoittaa ja antaa työntekijöille. Muut yhtiöt valtuuttavat palkkasummayhtiön toimittamaan suoraan tai tallettamaan tarkastukset työntekijöille.
Päästä alkuun
Kun perustetaan tili, jossa on palkkahallinto, palvelun verotusta ja työntekijän W-4-lomakkeita, sekä työntekijän palkkakorkoa. Kunkin palkkajakson aikana yhtiö ottaa yhteyttä palkkahallintopalveluun ja ilmoittaa heille, kuinka monta tuntia jokainen työntekijä on työskennellyt viime aikoina. Palkkasummapalvelu laskee sitten palkan, palkanlaskennan vähennykset ja käynnistää myös liittovaltion verohelpotuksen. Palkkahallintopalvelut valmistelevat ja julkaisevat myös vuoden lopussa W-2s ja 1099s sekä kuukausittaisten, neljännesvuosittaisten ja vuosittaisten palkka- ja veroraporttien toimittamisen.
