Kirjanpitotietojärjestelmä tarjoaa tarkkoja ja oikea-aikaisia taloudellisia tietoja sisäiseen hallintaan. Vaikka nämä järjestelmät voivat sisältää paperikäsikirjoja ja merkkijonoja, useimmat nykyisen liiketoimintaympäristön järjestelmät perustuvat kirjanpito-ohjelmistoihin tai -sovelluksiin. Nämä järjestelmät antavat taloudellisia tai operatiivisia raportteja yritysten omistajille päätösten tekemiseksi. Kirjanpitotietojärjestelmä voi myös integroida ja toteuttaa osastollisia ja koko yrityksen tavoitteita.
Keskitietokokoelma
Kirjanpitotietojärjestelmät keräävät tietoa eri tarkoituksiin yrityksessä. Suuret organisaatiot käyttävät tätä järjestelmää usein keräämään ja järjestämään taloudellisia ja muita tietoja useilta liiketoimintayksiköiltä tai osastoilta. Kirjanpitojärjestelmä voi myös hyötyä organisaatioille, joilla on useita kansallisia tai kansainvälisiä toimipaikkoja. Tämä järjestelmä mahdollistaa sähköisen tiedonsiirron useista lähteistä keskeiseen paikkaan, jossa kirjanpitäjät keräävät ja käsittelevät näitä tietoja. Jotkin järjestelmät voivat myös kerätä tietoja reaaliaikaisessa muodossa.
Tarkastukset ja saldot
Kirjanpitojohtajat ja esimiehet käyttävät kirjanpitotietojärjestelmää eri tehtäviin ja varmistavat eri kirjanpitotoimintojen valvonnan. Ostovelat, myyntisaamiset, palkkasumma, osastojen taloudelliset tiedot, käyttöomaisuus ja kunkin työn ostaminen erillisillä moduuleilla kehittyneessä kirjanpitojärjestelmässä ja vaativat yksittäisiä käsittelyprosesseja ja menettelyjä. Kukin näistä yksittäisistä moduuleista syöttää yhteenvedetut tiedot pääkirjaan, mutta mahdollistaa järjestelmän tarkastukset ja tasapainotukset matkan varrella. Yksittäisistä moduuleista voidaan luoda raportteja tietojen tarkkuuden varmistamiseksi ennen kuin ne siirretään yrityksen pääkirjaan.
Työvirran parantaminen
Työnkulun parantaminen yksittäisissä yksiköissä saa usein lisää kirjanpitotietojärjestelmän toteuttamista. Kirjanpidon ulkopuolisten osastojen on ymmärrettävä, miten kriittistä tietoa käsitellään yhtiön sisäisen taloudellisen tietojärjestelmän kautta useista syistä. Lähdeasiakirjat - kuten laskut, ostotilaukset, henkilöstökuluraportit, palkanlaskennan aikakortit, laskut ja omaisuuserien hankintamuodot - kaikkien on löydettävä tie alkuperäisestä laskentatoimistosta.
Ohjelmistosta riippuen kirjanpitojärjestelmä vaatii erilaisia tietoja prosessin eri osille manuaalisesti järjestelmään. Tämä määrää usein muiden osastojen työnkulun taloudellisten tietojen käsittelyn osalta. Menettelyt ja prosessit, jotka määrittelevät selkeästi tarvittavat tiedot, toimenpiteet tietojen käsittelemiseksi ja hyväksymisprosessin, tuen vähentämisen tarpeettoman työn vähentämiseksi ja sen varmistamiseksi, että tilinpäätösosastolla on tarvittavat luvut taloudellisten tietojen käsittelemiseksi.
