Yritysten on tarkoitus käyttää kirjanpitotietojärjestelmää, jonka avulla ne voivat kirjata rahoitusliiketoimintaansa. Tiedot syötetään, käsitellään, tallennetaan ja jaetaan tämäntyyppisen järjestelmän kautta. Kirjanpitotietojärjestelmillä on monia etuja; niille on kuitenkin myös joitakin haittoja.
Järjestelmän oppiminen
Kirjanpitotietojärjestelmän oppiminen voi usein olla vaikeaa ja aikaa vievää. Yksilöt on koulutettava järjestelmään, ja tämä voi aiheuttaa yrityksille haittoja ajan ja työvoiman suhteen. Kirjanpitotietojärjestelmä koostuu monista eri osista, ja lähes kaikki järjestelmät ovat tietokoneistettuja. Eräät ihmiset saattavat löytää monimutkaisuutensa vuoksi vaikeita käyttää niitä. Se voi kestää viikkoja tai kuukausia, jotta henkilö ymmärtää kirjanpitojärjestelmän, ja yleensä henkilö ei vieläkään ymmärrä täysin, mitä järjestelmä pystyy. Jos työntekijä lopettaa työnsä organisaatiossa, toisen työntekijän kouluttaminen voi kestää vielä viikkoja tai kuukausia.
Tietojen menetys
Kirjanpitotietojärjestelmät ovat yleensä tietokoneistettuja. Tämän vuoksi on aina olemassa riski menettää tietoja sähkökatkosten tai järjestelmän kaatumisten kautta. Kun näin tapahtuu, on mahdollista, että kaikki järjestelmän tiedot saattavat kadota. Yritykset huolehtivat tästä ongelmasta varmuuskopioimalla tiedostoja säännöllisesti ja suorittamalla vakiohuoltoa kaikissa tietokonejärjestelmissä. He asentavat myös virustorjuntaohjelman toisena varotoimena. Silti mikään näistä vaiheista ei poista mahdollista ongelmaa. Kirjanpitotietojärjestelmät säilyttävät yrityksen taloudelliset tiedot vuosia. Jos järjestelmä kaatuu, se aiheuttaa suurta haittaa yritykselle. Kaikki tai jotkut tiedot häviävät, ja on mahdollista, että sitä ei koskaan saada takaisin.
Uudelleenarviointia
Yritykset muuttavat usein liiketoimintansa pysyäkseen ajan tasalla uusimpien trendien kanssa. Jotta pysyisit vaativassa liike-elämässä, nämä muutokset voivat vaikuttaa kirjanpitojärjestelmään. Kirjanpitotietojärjestelmää on vaikea perustaa, koska jokainen yritys on ainutlaatuinen omalla tavallaan. Jotta muutokset pysyisivät mukana, kirjanpidon tietojärjestelmät on arvioitava uudelleen usein. Järjestelmässä on usein tehtävä muutoksia, jotta tietoja voidaan käsitellä tehokkaasti. Tämä voi olla epäedullinen yrityksille, koska uudelleenarviointi vie aikaa ja se maksaa rahaa.
