Yksi syy hankkeisiin ei ole saatu päätökseen ajoissa tai kustannuksia enemmän kuin arvioidaan, koska kriittisiä valvontakysymyksiä ei käsitellä. Ymmärrä keskeiset valvontakysymykset ja määritä projektisi asianmukaisilla valvontatoimilla, jotka auttavat varmistamaan, että projekti on onnistunut.
Muutoksen hallinta
Pyydä, että ylimmän johdon jäsen ilmoittaa hankkeesta kaikille sidosryhmille, miksi hanke on käynnistetty ja miten vaikutukset vaikuttavat niihin. Osallistumalla asiaan vaikuttavia henkilöitä saat vähemmän muutoksia.
aikataulut
Varmista, että projekti alkaa ajoissa ja että tehtävät suoritetaan ajoissa. Käytä kriittisen polun menetelmää, jotta hanke saataisiin päätökseen suunnitellulla päättymispäivällä. Tämä menetelmä määrittelee kriittiset ja ei-kriittiset tehtävät, jotka vaikuttavat hankkeen ajoissa.
kustannukset
Hajota budjetoidut kustannukset helposti seurattaviin luokkiin. Varmista, että kustannukset kirjataan heti, kun ne ovat syntyneet, jotta sinulla on selkeä käsitys todellisista kustannuksista. Ohjaa projektiryhmän jäsenet, jotka ovat vastuussa laskujen hyväksymisestä; muuten kustannukset voivat nopeasti kasvaa.
vaatimukset
Käytä vaatimuksia määriteltäessä jäsenneltyä lähestymistapaa, jotta hanke vastaa hankkeen sidosryhmien odotuksia. Esimerkiksi, jos uudelle tietokonejärjestelmälle asetettavat vaatimukset määrittelevät vain tuotettavat raportit, mutta eivät niitä taustalla olevia tietoja, jotka on tallennettava näiden raporttien tuottamiseksi; valmis järjestelmä ei ehkä pysty tuottamaan määrättyjä raportteja.
Sen sijaan, että odottaisit projektin loppuun saakka, jotta sidosryhmät haluaisivat toimittaa, välivaiheen tulokset varmistavat, että te ja sidosryhmät ovat sopusoinnussa hankkeen etenemisen kanssa. Odotettaessa projektin päättymistä tietojen jakamiseen käyttäjien kanssa voi aiheutua hankekustannusten ylittäminen, jos toimitukseen on tehtävä muutoksia.
Communications
Varmista, että viestintä projektiryhmälle ja sidosryhmille on selkeä ja ymmärrettävä. Tietoliikenneyhteydet voivat nopeasti purkaa projektin ja vaikuttaa tiimin jäsenen moraaliin.
Henkilöstö-
Varmista, että olet hankkinut projektin sellaisten henkilöiden kanssa, joilla on kaikki tarvittavat tavoitteet hankkeen tavoitteiden saavuttamiseksi. Pidä viikoittain kokouksia projektihenkilöstön kanssa, jotta voit nopeasti käsitellä projektiryhmän tai sidosryhmien ongelmia.
Tarkistuslista
Valmistele tarkistuslista kaikista alueista, joita sinun tarvitsee seurata ja hallita. Päätä, mitä seuraat ja kuinka usein. Älä viivytä toimintoja asioissa, jotka eivät ole hallinnassa.
