Yhä useammat yritykset ulkoistavat projektinhallintaa tai palkkaavat ammattilaisia tämän tehtävän hoitamiseen. Alan muutosten myötä voi olla vaikeaa löytää päteviä ihmisiä, jotka ovat uusimpien suuntausten ja strategioiden päällä. Vain 2,5 prosenttia organisaatioista suorittaa kaikki projektinsa onnistuneesti. Huikea 70 prosenttia hankkeista epäonnistuu. Näiden lukujen perusteella saatat ihmetellä, olisiko syytä palkata projektipäällikköä. Aivan kuten kaikki muutkin, on harkittava etuja ja haittoja. Ammattitaitoinen projektipäällikkö voi vähentää kulujasi, tehostaa työnkulun hallintaa ja auttaa kasvattamaan liiketoimintaa.
Projektinhallinnan ammattilaiset
Olitpa pienyritys tai vakiintunut organisaatio, et ehkä pysty käsittelemään kaikenlaisia projekteja alusta loppuun. Tietyt hankkeet ovat erittäin monimutkaisia ja niillä on tiukka määräaika tai ne edellyttävät erityisiä taitoja, joita tiimillesi ei ehkä ole. Pätevä projektipäällikkö voi auttaa sinua järjestämään ja hallitsemaan eniten aikaa vieviä tehtäviä. Kokenut projektipäällikkö motivoi myös tiimiäsi, hallitsee resursseja, mittaa tuloksia, antaa palautetta ja löytää keinoja parantaa laatua ja vähentää kustannuksia tai aikaa. Muita projektijohtamisen taitoja ovat tehostetut aikataulutustekniikat, muutokseen vastaaminen, parempi viestintä, laadunvalvonta ja riskienhallinta.
Tehokas tavoitteiden asettaminen
Useimmat hankkeet epäonnistuvat yksinkertaisesti siksi, että johtajilla ei ole selkeää tavoitetta. Vuonna 2013 alle kolmannes kaikista hankkeista toimitettiin ajoissa ja varatun talousarvion sisällä. Tästä syystä SMART-tavoitteiden asettaminen on ensiarvoisen tärkeää. SMART-tavoitteet ovat erityisiä, mitattavissa, saavutettavissa, realistisia ja aikarajoitettuja. Se on lyhenne SMART. SMART-tavoitteet varmistavat, että hankkeet toimitetaan ajoissa ilman, että budjetti ylitetään. Ammattitaitoisilla projektipäälliköillä on asiantuntemusta ja työkaluja, joita tarvitaan ennusteiden luomiseen, projektien kustannusten hallintaan ja riskien määrittämiseen koko projektin elinkaaren ajan.
Parempi viestintä
Projektinhallinta mahdollistaa tehokkaamman viestinnän johtajien ja muiden projektissa mukana olevien työntekijöiden välillä. Kokeneet projektipäälliköt hallitsevat tehokkaasti sidosryhmiä, jotka ovat kriittisiä hankkeen onnistumiselle. Projektipäälliköt ylläpitävät tiimien yhteenkuuluvuutta, helpottavat kokouksia, pyytävät aiheen asiantuntijoita, ideoita ideoita ja valvovat palautetta reaaliajassa. Viestintä on helposti minkä tahansa hankkeen kriittisin osa, ja se on välttämätön taito jokaiselle projektin ammattilaiselle.
Suurempi asiakastyytyväisyys
Projektit voivat tarjota uusia ominaisuuksia ja avata uusia palveluita tai tuotteita asiakkaiden iloksi tai hankkeet voivat vähentää asiakkaiden kustannuksia. Koska projektinhallintamenetelmät asettavat tärkeysjärjestykseen laadulliset tekijät, kuten asiakkaan haluamat ominaisuudet, onnistuneen projektinhallinnan yritykset kokevat enemmän asiakastyytyväisyyttä. Tämä lisää tuloja ja liiketoiminnan kasvua. Organisaatiosi on tunnettu siitä, että se tuottaa erinomaisia tuloksia.
Korkea osaamistaso
Palkkaamalla projektipäällikön tai ulkoistamalla projektisi yrityksesi hyötyy korkealla osaamisella. Organisaationne ihmiset oppivat uusia asioita ja saavat uuden näkökulman, joka edistää heidän ammatillista kasvua. Lisäksi projektinhallinta vapauttaa aikaa, joten voit keskittyä yrityksesi keskeisiin näkökohtiin. Kokenut projektipäällikkö pystyy ilmaisemaan projektin prosessin ja hallitsemaan kaikkia projektin osa-alueita, mukaan lukien henkilöstö ja noudattaminen.
Tarkka riskinarviointi
Yli 75 prosenttia yrityksistä ei luota projektien menestykseen. Liiallinen uudelleenkäsittely, laajuuden hiipuminen, huono viestintä ja epäselvät tavoitteet ovat usein syyllisiä. Projektinhallinnan avulla voit ottaa laskettuja riskejä ja jakaa resursseja tehokkaammin. Tunnistat, mitkä riskit ovat ennen kuin aloitat. Tällä tavoin voit suunnitella mahdolliset ongelmat alkuvaiheessa ja tehdä älykkäämpiä päätöksiä, koska riskit syntyvät koko projektin elinkaaren ajan. Tehokas riskienhallinta mahdollistaa myös positiivisten riskien tai mahdollisuuksien hyödyntämisen, kun ne syntyvät.
Projektinhallinta Huonot
Jos projektipäälliköllä ei ole oikeaa kokemusta tai tietoa, voi syntyä paljon ongelmia. Resurssien menettäminen, aikataulutusongelmat, turvallisuuskysymykset ja ihmissuhteiden ristiriidat ovat projektinhallinnan suuria haittoja. Lisäksi organisaatiosi saattaa aiheutua korkeita kustannuksia ulkoistamalla työtä tai palkkaamalla uusia työntekijöitä hankkeen loppuun saattamiseksi. Joskus projektinhallinta voi häiritä päivittäistä toimintaasi tai mennä dramaattisesti väärin.
Korkeat kustannukset
Jos olet palkannut projektipäällikön, odota investoivan erikoisohjelmistoon. Nämä ohjelmat voivat olla kalliita ja vaikeasti toteutettavia. Koska joukkueesi käyttää niitä myös, he voivat tarvita koulutusta. Riippuen tarpeistasi saatat joutua palkkaamaan aiheen asiantuntijoita tai asiantuntijoita hankkeen auttamiseksi. Sidosryhmät pyrkivät usein ottamaan käyttöön piirteitä, joita ei alun perin suunniteltu. Kaikki nämä ongelmat voivat nopeasti lisätä hankkeen kustannuksia.
Lisääntynyt monimutkaisuus
Projektinhallinta on monimutkainen prosessi, jossa on useita vaiheita. Joillakin asiantuntijoilla on taipumus monimutkaista jokaista prosessia, mikä saattaa sekoittaa tiimiisi ja aiheuttaa viivästyksiä projektin toimittamisessa. Ne voivat myös tulla jäykiksi tai tarkoiksi suunnitelmissaan, mikä luo organisaation sisällä stressaavaa ympäristöä. Tyypillisesti hankkeet, joiden laajuus on suuri, ovat monimutkaisempia, etenkin jos ei ole tiettyä projektia käsittelevää tiimiä. Toiminnalliset tiimin jäsenet saattavat jäädä päivittäisen työnsä takia, mikä lisää lisäkerroksen monimutkaisuutta.
Viestintä
Kun vuokraat projektin johtoryhmän, uudet työntekijät tulevat yrityksesi palvelukseen. Tämä lisää ylimääräistä viestintäkerrosta ja ei välttämättä aina vastaa organisaatiokulttuuriasi. Siksi asiantuntijat suosittelevat pitämään joukkueesi mahdollisimman pienenä. Mitä suurempi joukkue on, sitä korkeampi on viestintä. Joskus tarvitaan projektia varten suuri tiimi, joten on tärkeää löytää projektipäälliköitä, joilla on vahvat kommunikointitaidot erilaisissa ihmisissä.
Luovuuden puute
Joskus projektinhallinta jättää luovuuteen vähän tai ei lainkaan tilaa. Tiimijohtajat joko keskittyvät liikaa hallintaprosesseihin tai asettavat tiukat määräajat, pakottaen henkilöstönsä työskentelemään tiukkojen parametrien puitteissa. Tämä voi estää luovaa ajattelua ja estää innovaatiota, joka saattaa hyödyttää hanketta. On tärkeää, että projektipäällikkö tietää, milloin innostaa luovuutta ja milloin tiukasti noudattaa hankesuunnitelmaa.
Organisaatio voi kasvaa ja saavuttaa menestystä ilman projektinjohtoryhmää. Ammattitaitoisen ammattilaisen palkkaaminen näihin näkökohtiin voi kuitenkin avata uusia mahdollisuuksia ja auttaa yritystäsi saavuttamaan tavoitteensa nopeammin.
