Muutoksenhallinta viittaa siihen, miten organisaatiot toteuttavat uusia ohjelmia, prosesseja ja aloitteita. Vaikka muutokset ovat välttämättömiä yrityksille, se voi luoda työntekijöille vastarintaa varsinkin ilman asianmukaista viestintää. Onnistunut muutoksenhallinta on siksi organisaatioiden kannalta äärimmäisen tärkeää, ja keskeiset osatekijät ovat suunnittelu ja ihmisten tason johtaminen.
Suunnittelu
Liian monet organisaatiot eivät pysty hallitsemaan muutosta, koska ne eivät osallistu suunnitteluun, toteaa Change Factoryn perustaja Kevin Dwyer ProjectSmart.co.uk: n artikkelissa. Muutoksen hallinta edellyttää riskien ymmärtämistä, tarvittavien resurssien arviointia ja varautumissuunnittelua ja sitä, mitä tapahtuu ennen muutoksen toteuttamista. Projektinhallinnan taidot ja prosessit, mukaan lukien riskien ja resurssien hallinta, valmiussuunnittelu, priorisointi ja uudelleentarkastelu, ovat välttämättömiä muutoksen suunnittelussa ja viestinnässä, Dwyer sanoo.
Uskottavuutta
Toinen keskeinen tekijä muutoksen toteuttamisessa on muutoksen hallinta ihmisten tasolla. Muutoksen kohteena olevan organisaation ihmisillä on oltava syytä uskoa, että muutos on tarpeen, Dwyer selittää. Maalaa iso kuva niille, joita asia koskee, jotta he näkisivät organisaation edun muutoksesta. Jos muutoksen edut selviävät, on paremmat mahdollisuudet, että organisaation ihmiset ottavat käyttöön jopa vaikean muutoksen.
Motivaatio
Motivoida yksilöitä ottamaan muutos vastaamalla kysymykseen "Mitä se on minulle?" Fred Nichols etäneuvottelusta viittaa tällaisiin vetoomuksiin itsekysymykseen empiirisenä ja järkevänä muutoksenhallintastrategiana. Empiirinen-järkevä strategia olettaa, että ihmiset ovat järkeviä olentoja, jotka seuraavat omaa kiinnostusta. Useimpien työntekijöiden motivoivia mahdollisuuksia ovat saavutukset, tunnustaminen, vastuullisuus, eteneminen, henkilökohtainen kasvu ja itse työ, joten käsitellään näitä alueita muutosviestisi muotoilussa.
Toisto
Muutoksen aika on emotionaalinen useimmille ihmisille, joten työntekijöille on kerrottava viestistä aikaisin ja usein. Kerro heille pakottavasta syystä, muutossuunnitelmasta ja siitä, miten suunnitelma etenee projektin jatkuessa. Muista käsitellä heidän rooliaan muutoksessa ja ilmoittaa heille varhaiset muutokset motivaation lisäämiseksi.
Rehellisyys
Organisaation muutos ei onnistu ilman rehellistä viestintää. Kerro työntekijöille muutokseen liittyvistä haasteista sekä mahdollisuuksista ja menestyksistä, eivätkä liioittele etuja yksityisille. Rehellisyys muutosprosessista lisää tukea, kun työntekijät uskovat, mitä kerrot heille, toteaa Dwyer.
