Useimmilla nykyaikaisilla yrityksillä on sähköisiä tai tietokoneistettuja menetelmiä työntekijöiden työtuntien seuraamiseksi. Tämä ei aina päde pienempiin yrityksiin, ja se on harvinaista riippumattomille urakoitsijoille. On tärkeää, että seuraat tarkasti työntekijöiden työtunteja palkanlaskennassa ja verotuksessa. Etsi järjestelmä, joka toimii sinulle, ja pidä se johdonmukaisesti koko vuoden ajan parhaiden ja tarkimpien tietojen saamiseksi.
Tutki erilaisia seurantamenetelmiä ja päättää, mikä toimii parhaiten työpaikallesi. Monet hyvin pienet yritykset saavat paperilokin, jossa jokaisen viikon arkki pidetään rengasliitoksessa. Jos tietokoneessa on tietokone, voit halutessasi käyttää Excel-ohjelmaa, jonka avulla voit tallentaa palkkahallinnon. Valitse menetelmä, joka on helpoin kaikkien käytettäväksi johdonmukaisesti.
Kirjoita muistiin kaikki säännöt tuntien seurannasta ja lähetä ne näkyvään paikkaan. Sisällytä tiedot siitä, mitä tehdä, jos tarkistat aikaisin tai myöhään, käytätkö sotilaallista tai siviiliaikaa, sääntöjä pyöristettäessä minuutteja ja muita sääntöjä, joita haluat panna täytäntöön.
Säilytä tietueet, joissa jokaisella on siihen pääsy. Pidä sideaine, jossa on aikalehtiä, hyllyssä toimistossa tai päärekisterin yläpuolella. Salli kaikille pääsy tietokoneeseen Excel-ohjelman tai aikalehtien avulla, jos johtaja siirtää ne ohjelmaan.
Tarkista seurantamenetelmäsi viikoittain tallentaaksesi kunkin työntekijän kokonaiskesto. Etsi tallennuksen virheitä, kuten työntekijät unohtavat tarkistaa sisään tai ulos, ja toteuttaa menetelmiä näiden ongelmien korjaamiseksi.
