Yksityiskohtaisen projektinhallintasuunnitelman tai -prosessin kirjoittaminen sisältää tuotteen tai palvelun luomiseen tarvittavien vaiheiden ja tehtävien dokumentoinnin. Toimintasuunnitelmassa on kuvattava koko hanke kaikissa vaiheissa, alkaen aloituksesta ja jatkuvasta seurannasta, toteutuksesta, valvonnasta ja sulkemisesta, suosittelee Project Management Institute -ohjelmaa. Sisällytä yleiskatsaus ja tiedot laajuudesta, aikataulusta, kustannuksista ja laadusta. Sinun pitäisi myös luetella projektiryhmän jäsenet, viestintästrategia, riskit, ostoprosessit ja muutosten hallinnan tekniikat.
Mallin käyttäminen
Vaikka voit luoda oman formaatin, on usein helpompi aloittaa olemassa olevalla mallilla. Lataa malli verkkosivustosta, kuten Microsoft Office, PM Docs tai PM Links. Mallin käyttäminen varmistaa, että kattat kaikki vaaditut aiheet ja säilytetään yhdenmukaisuus kunkin hankkeen kanssa. Lisäksi malli muistuttaa sinua tunnistamaan henkilöt, jotka hyväksyvät suunnitelmasi, myöntävät rahoitusta ja tarjoavat resursseja.
Yleiskatsausta käytetään kuvaamaan tilannetta. Luettele esimerkiksi liiketoimintaedellytykset, jotka aiheuttivat projektin tarpeen. Tähän voi sisältyä asiakaspalautetta, kilpailijoiden suunnitelmia tai sijoittajien vaatimuksia. Luo osiot soveltamisalaan, aikatauluun ja budjettiin. Näissä osioissa on yksityiskohtaisia tietoja tuotteesta tai palvelusta, jonka aiot luoda, projektin virstanpylväitä, kuinka monta ihmistä tarvitset projektin parissa ja budjettirajoituksia. Luo osio, joka kuvaa laadunhallintaprosessia ja sisältää laadunvarmistusstrategian ja laadunvalvonta-aloitteet. Dokumentoimalla prosessin, jota aiot seurata, kerrot kaikille tiimin jäsenille, mitä heidän on tehtävä hankkeen tavoitteiden ja tavoitteiden saavuttamiseksi.
Yksityiskohdat
Luettele projektiryhmän jäsenet, niiden roolit ja vastuut sekä aikarajoitukset tukiosissa. Lisäksi kuvaile noudatettavaa viestintästrategiaa, kuten viikoittaisten tilaraporttien täyttämistä ja kuukausittaisten kokousten suorittamista. Voit esimerkiksi sisällyttää taulukon, jossa ilmoitetaan, mitä haluat jokaisen tiimin jäsenen työskentelevän. Sisällytä tehtävä ensimmäiseen sarakkeeseen ja dokumentoi toisessa sarakkeessa oleva tila, kuten ei käynnisty, käynnissä, valmis tai viivästynyt. Lisää tilaa muille kommenteille kolmannessa sarakkeessa.
Käsitellä asiaa
Kuvaile lopuksi suunnitelmia, joilla käsitellään mahdollisia riskejä, kuten toimittajien viiveitä tai muita sidosryhmien vaatimuksia. Määritä ostoprosessit ja luetteloita muutosten hallinnan tekniikat, mukaan lukien kuka saa hyväksyä suunnitelman muutokset.
Hyväksyminen
Kun suunnitelma on valmis, tarkista tiedot projektiryhmästä. Sisällytä heidän palautteensa ennen sen jakamista sidosryhmillesi hyväksyttäväksi. Kun suunnitelma on hyväksytty, aloita työskentely läpi. Pidä tiimin jäsenet ajan tasalla edistymisestä viestintästrategiassa esitetyn menettelyn mukaisesti. Kun työ jatkuu, arvioi ponnistelujasi, jotta voit sisällyttää tekniikka, jonka opit seuraavaan projektiisi.
