Neljä viestintäkomponenttia ovat koodaus, dekoodaus, lähetysväline ja palaute. Henkilö- tai yritysviestiviestin lähettäjä koodaa ja lähettää sen yhden tai useamman median kautta vastaanottimelle, joka dekoodaa sen ja reagoi antamalla palautetta. Liiketoiminnassa tehokasta viestintää saadaan käsiteltäväksi, jolloin johtajat voivat motivoida työntekijöitään ja auttaa yrityksiä vuorovaikutuksessa sidosryhmiensä kanssa. Huono viestintä voi johtaa matalaan moraaliin, tuottavuuden menetykseen ja luottamuksen puutteeseen.
koodaus
Ensimmäinen viestintäkomponentti on koodaus, joka on ideoiden ja konseptien kääntäminen symboleiksi ja eleiksi. Lähettäjä alkaa päättämällä lähetettävän viestin. Hyvät ideat menetetään usein, jos koodausprosessi on botched. Esimerkiksi keskusteluissa, jotka ovat sekoittuneet merkityksettömien tosiseikkojen ja kieroutuneen logiikan avulla, saattaa olla mahdotonta saada selkeää ja tuottavaa dialogia tosiseikoista, Harvard Business Schoolin professorin John P. Kotterin ja British Columbian yliopiston professorin Lorne A. Whiteheadin mukaan. Petolliset viestintästrategiat, kuten pelko pelkkä, saattavat aiheuttaa ahdistusta kuvitteellisista riskeistä, jotka saattavat myös kääntää ihmisiä hyvään ajatukseen. Toiminutekijä Theodore Kinni kirjoitti Harvard Business Schoolin tietämyksessä, että viestinnän voimaa voidaan maksimoida tulkitsemalla tosiasioita eikä vain sanomalla niitä, ja käyttämällä tunteita ja symboleja viestien vahvistamiseen ja yhteydenpitoon työntekijöihin.
keskikokoinen
Koodattu viesti lähetetään väliaineen tai kanavan kautta. Kaksi liiketoimintakanavaluokkaa ovat suulliset ja kirjalliset. Suullinen viestintä voidaan toteuttaa puhelimitse tai käyttämällä Internet-pohjaisia tekniikoita, kuten virtuaalikokouksia ja webcast-lähetyksiä. Kirjallinen viestintä sisältää raportteja ja muistioita perinteisistä paperi- medioista tai sähköisistä medioista. Suulliset kanavat ovat nopeampia, koska lähettäjä ja vastaanottaja voivat käyttää sanallisia ja ei-sanallisia vihjeitä viestien lähettämiseen ja vastausten antamiseen lähes välittömästi. Siksi johtajat matkustavat kaikkialla maailmassa tekemään liiketoimintaa, koska henkilökohtaisen kosketuksen ja luottamuksen luominen voi olla vaikeaa sähköpostien ja virtuaalisten kokousten avulla.
dekoodaus
Dekoodaus on viestin vastaanottajan tehtävä. Siihen kuuluu lähettäjän lähettämien sanallisten ja ei-sanallisten viestien tulkinta. Onnistuneen yritysviestinnän varten koodaus- ja dekoodausprosessien on oltava synkronoituja. Tämä edellyttää luottamusta vastaanottimen ja lähettäjän välillä. Kulttuurierot vaikuttavat usein luottamuksen rakentamiseen, erityisesti ei-sanallisen viestinnän tulkinnassa. Esimerkiksi sormella osoittaminen on hyväksyttävää Pohjois-Amerikassa, mutta sitä pidetään epäkohteliaana monissa Aasian osissa.
palaute
Palaute on viimeinen vaihe viestintäprosessissa, jossa vastaanotin vastaa lähettäjän viestiin. Tämä signaali voi olla sanallinen - esimerkiksi "Kyllä, mielestäni se on erinomainen idea" - tai ei-sanallinen, kuten huokaus tai pitkä tauko osoittamaan erimielisyyttä. Palaute antaa lähettäjälle mahdollisuuden ryhtyä korjaaviin toimiin lähettämällä uudelleen tai muokkaamalla väärin ymmärretyn viestin uudelleen. Palautetta on kuitenkin annettava nopeasti, koska viivästykset voivat tappaa liikeideoita ja johtaa menetettyihin liiketoimintamahdollisuuksiin.
