Nykyaikaiset yritykset voivat jakaa viestejä pieniin asiakasryhmiin tai toimittaa heti uutisia suurille, hajallaan oleville työvoimille. Nämä mahdollisuudet eivät kuitenkaan ole tehneet liike-elämän viestintää entistä haastavammaksi. Vaikka organisaatiot oppivat nopeasti seurauksia, joita ei ole, jos asiakkaat ja ulkopuoliset sidosryhmät eivät toimi tehokkaasti, tehoton sisäinen viestintä voi olla vaikeampi havaita kunnes on liian myöhäistä.
Preference-ongelmat
Työntekijöillä voi olla vaikeaa sovittaa yhteen viestintätapansa työtovereidensa kanssa. Vanhempi työntekijä saattaa mieluummin viestiä puhelimitse esimerkiksi silloin, kun hänen nuorempi kollegansa luottaa sähköiseen viestintään. Jos nuorempi työntekijä vastaa puhepostiviestiin sähköpostitse sen sijaan, että hän palauttaisi puhelun, vanhempi työntekijä saattaa tuntea epäkohdan, On parasta käyttää menetelmää, jota vastapuolesi haluaa. Jos IT-yhteystietosi reagoi aina sähköpostiviesteihinsi nopeasti, mutta puhelun palauttaminen kestää kauan, kysymysten välittäminen sähköisesti on tehokkaampi ratkaisu.
Tiedottaminen Bad Newsistä
Päällikön kertominen, että olet juuri menettänyt avaintilin, ei ole useimmille helppoa. Uutisia ei myöskään ole helppo välittää pitkään myyvälle myyjälle, jota vaihdat yrityksesi kilpailijaan. Robert Bies, professori Georgetownin McDonough School of Businessissa, toteaa, että tämä aiheuttaa usein ihmisten viivästymistä kertomasta toiselle osapuolelle huonoista uutisista.
Sen sijaan Bies ehdottaa monipuolista viestintästrategiaa näiden haasteiden voittamiseksi. Valmistaudu etukäteen sidosryhmiin huonoja uutisia varten. Toimita uutiset viipymättä ja rehellisesti, lievennä sen jälkeen mahdolliset ratkaisut ja mahdolliset ilmeiset hopeavuoret. Saatat esimerkiksi sanoa, että sinulla on useita johtopäätöksiä korvaamaan menetetty liiketoiminta, joka vaatisi vähemmän myyntiä myyntivoimallesi
vinkkejä
-
Jotkut työntekijät saattavat tuntea olonsa epämukavaksi kommunikoida suoraan puhujiensa kanssa heidän asemansa vuoksi yrityksessä tai taustalla. Erityisesti naiset voivat kamppailla tämän kanssa kielitieteen asiantuntijan Deborah Tannenin mukaan.
Liian paljon - tai ei riitä
Kuinka paljon työntekijöille ja ulkopuolisille sidosryhmille levitettävää tietoa on jatkuva haaste johtajille. Pelottava uutinen, kuten uudelleenjärjestely, voi johtaa voimakkaisiin reaktioihin, jos se näennäisesti tulee ulos sinisestä. Henkilöiden hälytys yksitellen tai pienemmissä kokouksissa voi antaa johtajalle tietää, kuka todennäköisesti vastustaa uutisia ja mistä syyt ovat.
Toisaalta myös johtaja voi antaa liian paljon tietoa jos sanoman tekeminen on epämääräinen tai avoin. Ilmoittaa lomautuksista saattaa Esimerkiksi tulossa lähitulevaisuudessa, se johtaa ahdistukseen ja voi aiheuttaa avainhenkilöstölle mahdollisuuden tehdä muita työpaikkoja. Se voi myös vähentää toimistojen tuottavuutta, jos työntekijät viettävät aikaa juoksemalla ja työskentelemällä uudelleen.
Epävirallinen viestintä voi osoittautua kalliiksi
Toisin kuin työpaikan keskustelu, sähköinen viestintä jättää kirjallisen selvityksen siitä, mitä tapahtui. Nopea sähköpostiviesti voi yhdistää keskustelun ja antaa arvokasta vahvistusta, jos myöhemmin kysytään kysymyksiä. Kuitenkin, sähköpostin liikenteen, chat-ohjelmistojen ja muiden epävirallisten sähköisten työpaikkakeskustelujen ylläpitäminen voi olla päänsärky IT-käyttäjille - puhumattakaan oikeudellisesta tiimistä. Näennäisesti offhand keskustelut voivat osoittautua kalliiksi. Esimerkiksi Yhdysvaltain oikeusministeriö käytti keskusteluhuoneen kommentteja, jotka auttavat tekemään valuuttatoiminnassaan suuria pankkeja, kuten UBS, Citigroup ja J.P. Morgan Chase.
Projektinhallinta
Projektinhallintakeskuksen 2013 raportissa todettiin, että jokaiselle hankkeelle vietetylle miljardille dollarille 75 miljoonaa dollaria on vaarassa pelkästään tehottomasta viestinnästä. Puutteita voi ilmetä silloin, kun kaikilla sidosryhmillä ei ole samaa ymmärrystä hankkeen eduista tai kun viestien toimittamiseen käytetty kieli on epäselvä. PMI ehdottaa sinua räätälöi viestinnän kunkin sidosryhmien tarpeisiin. Esimerkiksi verkkosivujen uudelleensuunnitteluun liittyvä hanke-ehdotus voi keskittyä korkean tason etuihin, kun tapaat vanhempia johtajia. Siinä käytettäisiin enemmän teknistä kieltä ja erityisiä tietoja, kun se esitetään ihmisille, jotka joutuvat suorittamaan työn.
