Tehokas yritysviestintä on elintärkeää organisaation menestykselle. Se vaikuttaa merkittävästi yrityksen suorituskykyyn ja työntekijöiden tuottavuuteen sekä riviin. Yrityksen omistajana sinun täytyy pystyä viestimään selkeästi visioistasi ja tavoitteistasi, rakentamaan suhteita asiakkaiden ja potentiaalisten kumppaneiden kanssa ja toimimaan tiimin kanssa.
Liiketoiminnan viestinnän olennaiset osat
Johtajien, toimitusjohtajien, tiimijohtajien ja muiden ammattilaisten on opittava olemaan hyviä kommunikaattoreita voidakseen täyttää velvollisuutensa. Haluatko myydä enemmän tuotteita, rakentaa vahvan joukkueen tai maksimoida markkinointisi, on tärkeää, että hallitset liiketoiminnan viestinnän olennaiset osat.
Jos haluat menestyä, ei riitä, että olet hyvä strategi tai loistavia ideoita. Varmista, että voit palkata ihmisiä kommunikoimaan asiakkaiden kanssa ja mainostaa palveluitasi, mutta sinun täytyy silti esittää näkemyksesi sanoihin. Sinun vastuullasi on antaa palautetta henkilökunnallesi, kuunnella, mitä heidän täytyy sanoa ja keskustella yhtiön tavoitteista.
Yrityskommunikaatio on tietoa tiedon jakamisesta organisaatiosi sisällä ja sen ulkopuolella. Se voi olla monissa muodoissa, kuten muodollisessa ja epävirallisessa viestinnässä, sisäisessä ja ulkoisessa viestinnässä, oikeudellisessa viestinnässä, sivusuunnassa tai horisontaalisessa viestinnässä ja enemmän. Ajattele sitä kaksisuuntaisena kanavana ohjeiden, ideoiden, mielipiteiden, raporttien ja niin edelleen lähettämiseen.
Jotta viestintä olisi tehokasta, sen on oltava vastavuoroinen. Sinun täytyy puhua selkeästi ja kuunnella huolellisesti. Varmista myös, että ymmärrät liiketoiminnan viestinnän perusteet, jotka ovat:
- Rakenne
- merkityksellisyys
- johdonmukaisuus
- selkeys
- Viimeaikaiset ja ensisijaiset
- keskikokoinen
Ensinnäkin viestisi on oltava hyvin jäsennelty ja siinä on avaus, keho ja sulkeminen. Jos lähetät sähköpostia, soitat puheluita tai esität projektia, pidä nämä rakenneosat mielessä. Aloita viestin lyhyt esittely, jotta yleisö tietää, mitä odottaa. Voit esimerkiksi sanoa jotain, "Tänään aiomme keskustella markkinointistrategiastamme seuraavan vuosineljänneksen aikana." Esittele seuraavaksi ajatuksesi yksityiskohtaisesti. Kontekstistä riippuen saatat joutua varmuuskopioimaan lausuntojasi tosiasioiden ja lukujen avulla. Sulje viesti, jossa on lyhyt johtopäätös, jossa kerrotaan keskustelluista keskeisistä kohdista.
Varmista, että viestisi on selkeä ja relevantti kohdeyleisölle. Kuvittele, että yrität selittää asiakkaalle, että hän tarvitsee täydellisen verkkosivuston muutoksen kuin muutaman pienen muutoksen. Saatat olla kiinnostunut keskustelemaan web-suunnittelusta, hakukoneoptimoinnista, palautumisnopeuksista ja muista teknisistä näkökohdista, mutta älä tee sitä. Asiakas ei ehkä tiedä, mitä nämä asiat tarkoittavat ja miksi ne ovat tärkeitä. Sen sijaan sinun pitäisi keskittyä siihen, miten täydellinen verkkosivujen uudelleensuunnittelu hyödyttää hänen yritystään. Kerro hänelle, että hän tavoittaa enemmän asiakkaita, lisää tuotemerkin tunnettuutta, lisää säilyvyyttä, parantaa tietoturvaa ja niin edelleen.
Pidä aina viestisi yhtenäisenä, mutta sovi yleisölle ja kontekstille. Jos muutat jatkuvasti mieltäsi, riskit menettävät uskottavuuttasi.
On yksi asia kertoa työntekijöillesi suojata asiakastietoja ja pitää ohjelmiston ajan tasalla ja toinen asia, jossa on turvapolitiikka. Kirjallinen viestintä helpottaa ideoiden selventämistä ja varmistaa, että kaikki ovat samalla sivulla.
Varmista myös, että viesti on ikimuistoinen. Sisällytä vahva ja selkeä lausunto, joka vahvistaa uskomuksiasi ja liittyy aiheeseen. Harkitse viestisi käynnistämistä tai lopettamista lainaamalla tai muulla voimakkaalla avauksella. Joskus huumori voi myös auttaa. Jos puhut asiakkaan tai työntekijän kanssa, anna hänelle jotain muistaa.
Psykologien mukaan jotkut ihmiset muistavat todennäköisemmin, mitä he ovat nähneet tai kuulleet. Tätä kutsutaan recency-efektiksi. Toiset pyrkivät muistamaan, mitä he ovat nähneet tai kuulleet, mikä tunnetaan ensisijaisena vaikutuksena. Siksi on järkevää aloittaa ja / tai sulkea viestisi tehokkaalla lausumalla.
Toinen asia, jota on harkittava, on viestintäväline. Miten aiot saada viestisi? On olemassa erilaisia viestintävälineitä, ja kullakin on ainutlaatuisia ominaisuuksia. Näitä ovat muun muassa seuraavat:
- esitykset
- raportit
- Online-viestintä
- Liiketapaamiset
- Video- ja puhelinkokoukset
- Sähköposti
- Sosiaalinen media
- Painettu media
- Sopimukset ja muut viralliset kirjalliset asiakirjat
Liikeviestinnän oikeudelliset näkökohdat
Kun kirjoitat sopimusta tai haet oikeudellisia asiakirjoja, on entistä tärkeämpää viestiä selkeästi. Huono viestintä voi johtaa suuriin sakkoihin, petoksiin, kunnianloukkauksiin, tulonmenetyksiin ja kalliisiin oikeudenkäynteihin.
Tutustu valtion tai läänin lakeihin, myös mainontaan liittyviin lakeihin. Markkinointikampanjoillesi on esimerkiksi oltava totuudellisia ja noudatettava toimialasi lakeja. Jos myyt ravintolisät, et voi väittää, että tuotteet parantavat tai ehkäisevät sairauksia. Myöskään alkoholia ja savukkeita ei voi markkinoida asiakkaille. Varmuuskopioi väitteet kovilla tosiseikoilla ja tee tarvittavat tiedot.
Tarkista yrityksesi sopimukset ja sopimukset. Jos sinulla on jotain sanottavaa, laita se kirjallisesti. Sisällytä osa, jossa määritellään selvästi sopimuksessa käytetyt termit. Lisää asiaankuuluvat kohdat, kuten sopimusehdot ja irtisanominen, takuut, erottamiskyky ja luottamuksellisuus.
Kiinnitä huomiota siihen, miten kommunikoi henkilökunnan kanssa. Valitse sanasi huolellisesti. Pidättäytyä uhkailusta tai työntekijöiden syrjinnästä. Jos esimerkiksi kerrot työntekijälle, että hän on liian nuori ryhtymään tiettyyn projektiin, saatat joutua syytetyksi ikään perustuvasta syrjinnästä. Vammaista työntekijää kiusannut johtaja voidaan syyttää vammaisuuteen perustuvasta syrjinnästä, vaikka hänen käyttäytymistään ei olisi tarkoitus vahingoittaa kyseistä henkilöä.
Miksi liiketoiminnan viestintä on tärkeää?
Tietäen viestinnän keskeisistä näkökohdista ei ole vaikea ymmärtää, miksi se on niin tärkeää. Tehokas viestintä voi vahvistaa suhdettasi asiakkaisiin, työntekijöihin ja liikekumppaneisiin samalla kun varmistetaan oikeudellinen noudattaminen. Lisäksi se voi tarjota sinulle kilpailuetua ja auttaa sinua hyödyntämään mahdollisimman paljon markkinointisi.
Ulkoisen viestinnän merkitystä organisaatiossa ei pidä aliarvioida. Johtajana tai yrityksen omistajana sinun täytyy pystyä välittämään viestisi kohdeyleisölle sekä sijoittajille, osakkeenomistajille, toimittajille ja mahdollisille kumppaneille. Esimerkiksi live-tapahtumat antavat sinulle mahdollisuuden tallentaa näkymiäsi tai varmista rahoitusta pienyrityksille. Hyvin harkittu puhe tai kiinnostava tuote-esittely voi parantaa mainettasi ja tuottaa myyntiä. Haastattelut ja lehdistötiedotteet antavat sinulle mahdollisuuden ilmoittaa asiakkaille ja sijoittajille uusimmista projekteistasi. Saatat esimerkiksi haluta puhua uudesta yhteistyöstäsi tuotemerkin kanssa tai uuden tuoteryhmän kanssa, joka häiritsee teollisuutta. Jos kommunikoi selkeästi ja tuotat todellista arvoa, tuot tuotemerkin ympärille buzzia.
Myös sisäinen viestintä on välttämätöntä. Lähes puolet työntekijöistä harvoin tai ei koskaan jätä kokousta tietäen, mitä tehdä seuraavaksi. Itse asiassa 21 prosentilla ammattilaisista ei ole virallista suunnitelmaa sisäistä viestintää varten. Jos et ilmoita selkeästi kokouksen tarkoitusta ja tavoitteita, saatat aiheuttaa sekaannusta ja konflikteja työpaikalla.
Hyvät kommunikaattorit voivat lisätä työntekijöiden moraalia, vähentää liikevaihtoa ja lisätä organisaation tuottavuutta. Heillä on myös vahvempi side heidän tiiminsä kanssa ja heillä on vähemmän konflikteja. Lisäksi tehokas sisäinen viestintä varmistaa, että työntekijät ymmärtävät roolinsa ja panoksensa yrityksen kasvuun ja menestykseen.
