Tilausten käsittelyvaiheiden kehittäminen on ratkaisevan tärkeää yrityksesi kannalta. Ilman asianmukaista tilausprosessointitehtävää yrityksesi tilausten käsittely on kaoottista ja epäluotettavaa. Ota aikaa kehittääksesi asianmukaiset tilausten käsittelyohjeet ja yrityksesi toimii sujuvammin ja asiakkaiden tyytyväisyys lisääntyy.
Käytä standardoitua lomaketta tilausten tekemisessä
Olipa yritys käyttää asiakaspalvelun edustajaa tilausten tekemiseen tai asiakas tekee tilauksia suoraan verkkosivustosi kautta, on tärkeää, että sinulla on standardoitu lomake. Tämä antaa lomakkeen täyttävän henkilön tietää, mitä tietoja tarvitaan ja varmistaa, että kaikki tarvittavat tiedot kerätään.
Jokaisella inventaarioosi voi olla hieman erilainen. Esimerkiksi, jos käytät huonekalukauppaa, sohvan tilauslomakkeeseen voi sisältyä kankaan tyyppi, kun taas taulukon lomakkeessa voi olla tarpeen tehdä viimeistely.
On tärkeää, että epätäydellisiä tilauslomakkeita ei hyväksytä. Jos tilauslomakkeella ei ole tarvittavia tietoja, se on palautettava ja täytettävä ennen sen käsittelyä.
Vahvista tilaus
Kun tilauslomake on toimitettu, se on vahvistettava asiakkaan kanssa. Tämä voidaan saavuttaa lähettämällä sähköpostia tilauksen yksityiskohdilla. Ei ole tarpeen vaatia, että asiakas tarkistaa tilauksen. Sen sijaan on tehtävä selväksi, että asiakkaan tulee ottaa yhteyttä yritykseen, jos tilauksessa ilmenee ongelmia. Varmista, että yrityksesi yhteystiedot ovat helposti asiakkaan saatavilla.
Jakele tilauslomake sisäisesti
Kun tilauslomake on täytetty, se on toimitettava kaikille, jotka tarvitsevat toimeksiannon suorittamista. Tähän sisältyvät varasto, myyntisaamisosasto ja valmistaja, jos kolmas osapuoli täyttää tilauksen. Odotettu täyttymispäivä olisi ilmoitettava selvästi, jotta kaikki asianosaiset tuntevat aikataulun.
Kommunikoi asiakkaan kanssa
On elintärkeää kommunikoida selkeästi asiakkaan kanssa. Kerro asiakkaalle, jos tilauksen täyttäminen viivästyy. Ensisijainen ja rehellinen suhtautuminen asiakkaan kanssa, kun on ongelma, on paljon parempi kuin sen huomiotta jättäminen. Ilmoita myös asiakkaalle, kun tilaus alukset. Kerro hänelle operaattorille, seurantanumerolle ja odotetulle toimituspäivälle. Pyydä palautetta asiakkaalta, kun hän on vastaanottanut tilauksen. Pyydä asiakaspalvelun edustajaa varmistaaksesi, että asiakas on tyytyväinen ostoon tai käytä online-kyselyä saadakseen palautetta. Joka tapauksessa asiakkaiden palaute antaa erittäin hyödyllisen käsityksen tilauksesi täyttämisprosessista.
