Asiakirjojen arkistointi on sellaisten asiakirjojen tallentaminen, joita ei enää käytetä, mutta organisaatioiden on säilytettävä tämä dokumentaatio historiallisen tietueen tyypiksi. Yleensä organisaatiot ja yritykset arkistavat asiakirjoja, mutta myös henkilöt voivat arkistoida asiakirjoja eri syistä. Asiakirjojen arkistointiin liittyy useita huomioita ja menetelmiä. Joissakin tapauksissa organisaatiolla on joukko hyvin määriteltyjä asiakirjojen hallintaperiaatteita, joissa organisaatio hahmottaa arkistointimenettelyn. Organisaatiot voivat arkistoida erilaisia mediatyyppejä, myös sähköisiä, suhteellisen helposti.
Tarkoitus
Organisaatiot arkistoivat asiakirjoja eri syistä, useimmissa tapauksissa organisaation yleiseen tarkoitukseen tai rooliin. Usein järjestöt arkistoivat dokumentaation, koska sillä on kulttuurista tai historiallista merkitystä. Vaihtoehtoisesti yrityksellä voi olla oikeudellinen tai taloudellinen syy pitää luotettavia tietoja aiemmista asiakirjoista, joiden arkistointi on tehokkain hallintamenetelmä.
näkökohdat
Jokaisen organisaation, jolla on tarvetta asiakirjojen arkistointiin, on harkittava huolellisesti sen menettelyjä. Ensisijaisesti on luonnollisesti päätettävä, mitä asiakirjoja on arkistoitava sekä aiempien että meneillään olevien toimintojen osalta. Jatkuva dokumentaatio organisaatio tuottaa, organisaatio voi saapua jonkinlaiseen aikatauluun arkistointia varten. Arkistointimenetelmät vaihtelevat myös, ja tietotekniikan eteneminen on tuonut runsaasti uusia työkaluja, jotka tarjoavat tehokkaita ja kustannustehokkaita ratkaisuja monissa tapauksissa.
Työkalut
Vuodesta 2011 alkaen asiakirjojen arkistointiin tarkoitetut ohjelmistotyökalut ovat lisääntyneet, jolloin organisaatiot tarjoavat enemmän mahdollisuuksia arkistoida pienemmillä kustannuksilla. Organisaatiot voivat käyttää ohjelmistojen arkistointia työkaluna paitsi sähköisessä muodossa tallennetuille asiakirjoille myös paperiasiakirjoille ja muille tietovälineille. Organisaatiot voivat skannata tai muuntaa ei-digitaalisia kohteita tallennettavaksi sähköisessä muodossa, mikä vähentää tehokkaan kirjanpidon edellyttämää fyysistä tilaa.
riskit
Riskit ovat luonteenomaisia mihin tahansa asiakirjojen arkistointijärjestelmään, ja organisaatioiden on otettava ne huomioon, kun ne luovat organisaation arkistointipolitiikkaa. Asiakirjojen sähköisen tallentamisen etu on voimassa vain, jos arkistot ovat turvallisia. Organisaatioiden on siis käytettävä riittäviä suojatoimenpiteitä, jotta voidaan suojata arkiston, joka arkistoi työkalut ja palvelut, osoitteet eri tavoin.
hyötyjä
Tehokkaiden asiakirjojen arkistointijärjestelmän hyödyt ovat lisääntyneet teknologisten ratkaisujen myötä. Elektroniset tiedot tallentavat vähemmän fyysistä tilaa ja saattavat joissakin tapauksissa olla jopa yrityksen tai organisaation päätiloissa. Jotkin organisaatiot voivat esimerkiksi käyttää ulkoista asiakirjahallintapalvelua. Toinen etu sähköisten asiakirjojen käyttämisessä on se, että organisaatiot voivat helposti ja nopeasti arkistoidun sisällön saataville tarvittaessa, usein hakukelpoisessa sähköisessä muodossa.
