Jopa tänä hetkenä pikaviestintätekniikassa muodolliset liikekirjeet ovat edelleen yleisesti kirjoitettuja. On monia syitä, joiden vuoksi henkilö tai yritys voi kirjoittaa kirjeen pikemminkin kuin lähettää sähköpostia tai faksia. Kun lähetät liikekirjan, kolme suurta osaa - alku, keski ja loppu - on kirjoitettava oikein.
Alku
Kirjeen alussa on tietoja, jotka eivät liity suoraan kirjeen viestiin. Päivämäärä näkyy yläosassa. Lähettäjän ja vastaanottajan osoitteet kirjoitetaan seuraavaksi; jos lähettäjän osoite näkyy kirjeen otsikossa tai alatunnisteessa, sitä ei tarvitse kirjoittaa. Tätä seuraa viiteviiva, jota pidetään "RE: nä" - joka on kirjeen viestiin liittyvän kirjeen alkuosan osa. Se tiivistää viestin yhdestä kahdeksaan sanaan. Tämän jälkeen on oltava tervehdys tai tervehdys, jolle kirje on osoitettu. Se on tyypillisesti muodossa "Dear Sir:" tai "Kenelle se voi huolehtia:" ja kaksoispiste tervehdyksen jälkeen; henkilökohtaiset kirjeet käyttävät pilkulla tervehdyksen jälkeen, mutta liikekirjeissä käytetään aina kaksoispistettä.
keskimmäinen
Kirjaimen keskiosa tunnetaan yleisemmin kirjaimen rungona. Se sisältää perusviestin. Ensimmäisessä virkkeessä olisi esitettävä käsiteltävä aihe. Tarkemmat tiedot ja näkökohdat tulevat seuraavaksi. Lopuksi on tehty johtopäätös. Kirjeen rungon tulisi olla piste ja tiivis. Lähettäjän ja vastaanottajan välisiä henkilökohtaisia esineitä tai kysymyksiä ei pitäisi sisällyttää osana liikekirjettä.
pää
Kirjeessä on muutamia perustekijöitä, jotka muodostavat sen päättymisen. Lopullinen tervehdys, kuten "Ystävällisin terveisin" tai "Terveisin", on sopiva. Tämän jälkeen tulostat lähettäjän nimen. Lisää lähettäjän nimi joko samaan riviin kuin nimi tai suoraan sen alle. Jätä noin kaksi tuumaa tilaa sulkemisen ja lähettäjän nimen välille; tämä tila on lähettäjän allekirjoitusta varten. Jos lähettäjä oli kirjoittanut kirjeen ja valmistanut sen, tämä henkilö voidaan kuitata lähettäjän nimen ja nimen alla. Tätä voidaan tehdä useilla tavoilla. Yleisin tapa on kirjoittaa lähettäjän nimikirjaimet isoilla kirjaimilla, kirjoita viiva (/) ja kirjoita valmistajan nimikirjaimet (esim. ABC / def). Kotelot on merkittävä kirjaimen loppuun. Kirjoita sana ”Kotelo (3)”, kun 3 on postitukseen sisältyvien koteloiden lukumäärä.
Kirje postitetaan
Kirjain on taitettu taitettavasti sopivaksi yrityskokoiseen kirjekuoreen. Koteloita ei ole sidottu kirjaimeen. Liikekirjeillä on vastaanottajan nimi kirjoitettu kirjekuoreen käsinkirjoituksen sijaan. Monilla yrityksillä on esipainetut kirjekuoret, jotka on suunniteltu yrityksen logolla ja osoitteella. Nämä ovat ammattimaisia näköisiä. Pienemmät yritykset voivat käyttää esipainettuja osoitetarroja. Nämä ovat hyväksyttäviä, samoin kuin kirjoitetut palautusosoitteet. Käsinkirjoitusta ei pidetä ammattimaisena ja sitä on vältettävä.
