SOP-mallin luominen

Standardikäytännöt (SOP) ovat suosittu tapa tarjota johdonmukaisia ohjeita työntekijöille organisaation sisällä. Ihannetapauksessa, jos napautat jonkun pois kadulta, tämän henkilön pitäisi pystyä suorittamaan tehtävä ilman mitään muuta kuin SOP: tä ja tarvittavia työkaluja. SOP-salkun keskeinen lähtökohta on SOP-mallin luominen johdonmukaisuutta varten. Et tarvitse mitään hienoja ohjelmistoja tai taitoja; sinun tarvitsee vain tasapainottaa tarvittavat elementit ja se, mitä haluat mallin näyttävän.

Tarvittavat kohteet

Tietokone
Tekstinkäsittelyohjelma

Avaa uusi tekstinkäsittelydokumentti. Tallenna tiedosto nimellä, jota haluat käyttää SOP-mallipohjassa ja versionhallinnan päivämäärässä. Esimerkiksi: "YourCompanyName_SOP_Template_01-16-2010".

Lisää taulukko otsikkoon. Tämän taulukon rivien ja sarakkeiden lukumäärä on sinun tehtäväsi; Muista, että tarvitset vähintään solun SOP-numeron, otsikon ja hyväksynnän tai asiakirjan voimassaolopäivän. Voit myös käyttää solunumeroa sivunumeroon sekä yrityksen logoa tai nimeä, jos haluat. Mukava asia otsikossa olevasta taulukosta on, että se toistaa koko asiakirjan, kun lisäät sivuja.

Aseta suuri taulukko asiakirjan ensimmäiselle sivulle. Tämä taulukko sisältää SOP-numeron ja otsikon yläreunassa, ja sen jälkeen solut allekirjoittavat avainhenkilöt, kuten asiakirjan tekijän ja hyväksyvät virkamiehet, ja niiden nimet, otsikot ja päivämäärät allekirjoitetaan. Kirjoita kunkin solun otsikot, kuten "SOP-otsikko" ylimmälle solulle, "SOP-tekijä" seuraavaan soluun ja "QA-hyväksyntä" sopivalle lukumäärälle soluja.

Luo osia käyttöönottoon, vastuualueisiin, materiaaleihin ja laitteisiin (tarvittaessa) ja menettelyyn. Muut osiot voivat sisältää lyhenteitä, lyhenteitä, termejä tai tuotteita. Koska kyseessä on malli, saatat haluta sisällyttää lauseen tai kaksi, joissa kuvataan kunkin osion odotettua, jos aiot ottaa useita SOP-tekijöitä.

Alusta osat. Yksi yleisimmistä tavoista esittää SOP-osioita on aloittaa kirjaus-, numerointi- tai yhdistelmäjärjestelmä kullekin osalle. Voit myös käyttää luoteja ja viivoja. Muista kuitenkin, että on helpompaa viitata SOP: iin tai tarkistaa sitä osoittamalla osaa kirjaimella / numerolla.Näytä, mitä sekvenssiformaatin tulisi näyttää jokaisella seuraavalla rivillä osiossa, kuten "A, B, C"; "1, 2, 3"; tai "A1, A2, A3, B1, B2, B3".

Lisää kaksi taulukkoa mallin loppuun. Yksi taulukoista tulisi olla ulkoisten viitteiden tai liitteiden ja lomakkeiden luetteloon, jotka voit liittää SOP-versioon versiomuutoksia varten. Toinen taulukko voi olla SOP: n versiohistorian dokumentointi ja muutosten syyt. Näissä taulukoissa voidaan jatkaa numeron / kirjauksen muotoa, jota mallin muu osa käyttää.

Tallenna asiakirja vain luku -mallitiedostoon. Tämä auttaa pitämään mallisi vahingossa ylikirjoitettuna pakottamalla käyttäjän tallentamaan asiakirjan eri nimellä, jos sitä muutetaan.