Yritykset ostavat tai hankkivat tuotteita ja palveluja eri toimittajilta. Jokainen ostettu tuote tai palvelu auttaa yritystä saavuttamaan asiakkaan huollon tavoitteet. Hankintaosastot neuvottelevat toimittajien kanssa ja tekevät tilauksia. Hankintatoiminnassa käsitellään yrityksen hankintatoimien järjestämistä ja ohjaamista. Sekä etuja että haittoja on olemassa yrityksille, jotka hankkivat hankintoja.
Neuvottele parhaista hinnoista
Yksi hankintaprosessin hallintaprosesseista on tiettyjen työntekijöiden taitojen kehittäminen neuvottelemaan myyjien kanssa parhaista hinnoista. Hankintojen hallinta antaa osastopäällikölle mahdollisuuden tunnistaa ne työntekijät, joilla on vahvimmat mahdollisuudet neuvotella, kehittää näitä taitoja entisestään ja jakaa tämä vastuu näille työntekijöille. Nämä työntekijät oppivat, mitä jokainen myyjä etsii asiakkaan ja toimittajan välisestä suhteesta, ja löytää keinoja tarjota näitä elementtejä samalla, kun saat parhaan tarjouksen yritykselle.
Toimittajan arviointi
Toinen hankintatoiminnan johtaja pitää yrityksen kykyä arvioida toimittajia. Prosessissa arvioidaan kunkin toimittajan toimintaa ennen liiketoimintaa sen kanssa ja arvioidaan toimittaja säännöllisesti uudelleen. Toimittajia arvioivat työntekijät pitävät tavarantoimittajan tuotteiden laatua, kykyä vastata yrityksen tarpeisiin, tarjotut luottoehdot ja toimittaja haluaa täyttää yrityksen asettamat erityisvaatimukset. Yrityksen työntekijät sijoittavat jokaisen toimittajan, jolloin yritys voi tunnistaa ensisijaiset toimittajat ja poistaa köyhät toimittajat.
Lisätty kustannus
Hankintatoiminnan hallinta edellyttää tämän prosessin hallinnan kustannuksia. Hankintaosastossa tietyn johtajan on käytettävä työpäivää prosessin valvonnassa. Tämä edellyttää työntekijöiden suorituskyvyn arviointia sen määrittämiseksi, missä kunkin työntekijän vahvuudet ja heikkoudet ovat, vastuun jakaminen näille työntekijöille ja työntekijöiden tunnistaminen, jotka ovat valmiita oppimaan lisää. Mitä enemmän aikaa johtaja käyttää tämän prosessin valvontaa, sitä vähemmän aikaa hän viettää muille vastuille.
Vähemmän joustava
Toinen hankintaprosessin hallinta on yrityksen ja työntekijöiden joustavuuden puute. Kun uusia ostomahdollisuuksia syntyy, yrityksen on noudatettava käytössä olevia prosesseja, kuten toimittajan arviointia, ennen kuin se jatkaa liiketoimintasuhteita. Jos esimerkiksi uusi toimittaja tarjoaa yritykselle paljon toimituksia, yrityksen on noudatettava vahvistettuja vaiheita, ennen kuin se voi hyödyntää sopimusta.
