Asiakirjat ovat tärkeitä järjestelmän käyttöönotolle, eikä kirjanpitojärjestelmä ole poikkeus. Dokumentointi tehdään yleensä paperilla tai verkossa, ja siinä selitetään, miksi tietty päätös tehtiin muiden kanssa. Asiakirjat ovat yleensä standardeja yrityksen sisällä, ja ne tehdään samalla tavalla joka kerta, kun uutta järjestelmää toteutetaan, minkä vuoksi on helppo lukea ja tutkia asiaa.
Ongelmien karttoittaminen
Kirjanpitojärjestelmäasiakirjojen merkitys on selvästi nähtävissä, kun jokin menee pieleen ja ihmisten täytyy selvittää, miten se korjataan. Esimerkiksi: Ostovelkajärjestelmä lisää outoa veroa tietyille toimittajille. Helpoin tapa selvittää tämän ongelman syy on tarkistaa dokumentaatio, miten järjestelmä on perustettu ja miksi. Tämä on ratkaisevan tärkeää, kun järjestelmä otetaan käyttöön ja ihmiset löytävät odottamattomia ongelmia. Ehkä raportissa pyydetään tietoja, joita ei ole olemassa. Asiakirjojen tarkasteleminen auttaisi korjaamaan ongelman osoittamalla, missä nämä tiedot on asetettu järjestelmään.
Päätökset
Kirjanpitojärjestelmän dokumentoinnissa olisi esitettävä päätöksiä, kun järjestelmä toteutetaan. Monet järjestelmät mahdollistavat paljon joustavuutta ja joustavuuden ohella päätöksiä. Esimerkiksi asiakirjat osoittavat, kuka päätti, kuinka monta numeroa tilillä olisi, ja syyt siihen, miksi päätös tehtiin. Tämä on varsin tärkeää, kun yritys joutuu suuriin muutoksiin ja uusi johto haluaa ymmärtää ihmisten tekemät päätökset. Ehkä nämä päätökset olivat viisaita; ehkä ei. Mutta ainakin on joitakin asiakirjoja yrityksen tekemistä päätöksistä.
muutokset
Kun järjestelmää on päivitettävä uudella versiolla tai uudella moduulilla, asianmukaisen dokumentaation saaminen voi auttaa tekemään prosessista nopeammin. Tämä on tärkeää, jos kirjanpito-ohjelma on suunniteltu erityisesti yritykselle. Tekniset yksityiskohdat ovat erittäin tärkeitä, kun tarkastellaan yhteensopivuutta muiden ohjelmistojen kanssa ja mahdollisia muutoksia ohjelmaan. Saatat tarvita esimerkiksi kiinteän omaisuuden moduulin ja haluat, että kyseinen moduuli siirtää tietoja pääkirjaan. Dokumentaation pitäisi antaa sinulle vihjeitä siitä, voitko tehdä niin, ja jos on, mitä on tehtävä. Tietotekniikka (IT) ihmiset käyttävät yleensä teknistä tietoa koskevia asiakirjoja.
Muoto
Hyvä kirjanpitojärjestelmä on yleensä yhdistelmä vuokaavioita ja tekstiä. Monta kertaa datakaavio osoittaa, miten järjestelmä kehitettiin ja toteutettiin paremmin kuin teksti. Nämä voivat olla hieman monimutkaisia ymmärtää, joten varmista, että dokumenteillasi on legenda, jotta voit seurata käsitteitä.
Muut dokumentaatiomuodot ovat kyselylomakkeita, joissa esitetään erityisiä kysymyksiä ja vastauksia dokumentoidaan. Vastausten, raporttien ja muiden kirjanpitojärjestelmien ongelmat ratkaistaan. Monta kertaa asiakirjoissa on sekä vuokaavioita että kyselylomakkeita.
näkökohdat
Monet yritykset dokumentoivat, miten ja miksi tietty kirjanpitojärjestelmä valittiin muiden sijaan. Se voi antaa käyttäjille todella hyvän käsityksen siitä, mitä ajattelu sitten oli, vaikka mikään päätöksentekijöistä ei olisi kysyttävää. Koska järjestelmän toteutus voi olla kallista, yleensä kokousten pöytäkirjat ovat käytettävissä dokumentointiin päätöksentekoprosessissa. Ehkä yksi myyjä tarjosi ilmaista koulutusta, joka oli houkuttelevampi kuin toinen. Joten jo ennen kuin järjestelmän käyttöönotto on meneillään, myös dokumentaation pitäisi olla saatavilla.
