Liiketoiminnassa monet toimittajat myöntävät asiakkailleen luottotyypin, jota kutsutaan velkakirjoiksi, jonka avulla asiakkaat voivat maksaa tuotteen tai palveluista niiden vastaanottamisen jälkeen. "Ostovelat" tarkoittavat asiakirjoja, jotka kirjaavat määriä, jotka aiheutuvat tavarantoimittajille yritykselle. Kun lasku on vastaanotettu, mutta sitä ei makseta, sitä pidetään velkakirjalaskuina. Kun lasku on maksettu, se poistetaan tiedostosta ja kirjataan kuluksi.
Käytettävissä olevat laskut
Maksettavia laskuja käytetään tallentamaan ja seuraamaan rahamääriä toimittajille tiettyjen tarvikkeiden ja palvelujen osalta. Lasku sijoitetaan "maksuvelvolliseen" tiedostoon, josta käy ilmi, että rahat ovat velkaa ja poistetaan tiedostosta, kun summa on maksettu. Usein yritykset kirjaavat kaupat kirjanpitoonsa laskutusvelan laskun valmistuttua. Liiketoiminnassa laskutusmaksuja käytetään lyhytaikaisiin velkoihin, jotka maksetaan, kun tuote tai palvelu on vastaanotettu. Pitkäaikainen velka, kuten luotto-, kiinteistö- ja ajoneuvoleasing, luokitellaan ja kirjataan eri tavalla.
Velat Laskut kotitaloudessa
Kotitaloudet käyttävät velkakirjoja ja tiedostoja kotitalouslaskuja varten. Kotona tilisiirtoasiakirja jätettäisiin pois ja kaikki kuukausittaiset laskut, jotka maksetaan manuaalisesti, asetettaisiin tähän tiedostoon velallisina laskuna. Laskut jätettäisiin sitten perheen vuosittaiseen paperityöhön, kun ne on maksettu. Veloissa laskut kotona ovat laskut, kuten sähköyhtiöiden laskut, puhelinlaskut, televisio- ja internetlaskut, sanomalehtien tilaukset ja muut kuukausimaksut. Seuraa sähköisiä yrityssopimuksia, puhelinlaskuja, televisio- ja Internet-laskuja, sanomalehtien tilauksia ja muita manuaalisesti maksettuja kuukausilaskuja.
Tiedot, joita on etsittävä laskussa
Vastaanotettuaan laskun on parasta tarkistaa kaikki laskussa olevat tiedot varmistaen, että ne ovat tarkkoja. Tarkista kaikki tiedot laskujen antaneelta yritykseltä saaduilta tuotteilta tai palveluilta. Tiedot, joita haluat etsiä, sisältävät; sen laskun numero, päivä, jona lasku luotiin, päivä, jona lasku laskutetaan, kuka lasku laskutettiin, mitkä tuotteet tai palvelut sisältyvät laskuun, näiden tuotteiden tai palvelujen määrä ja kustannukset, tyyppi ja kuljetuskustannukset, joissa tuotteet tai palvelut on lähetetty, tilimaksu lähetetään asiakkaan numeroon, laskutukseen sisältyvään osavuosiin ja veroihin sekä toimittajan tietoihin.
Vinkkejä maksullisiin tiedostoihin
Kehitetään järjestelmä laskujen vastaanottamista ja arkistointia varten sekä kirjata menetelmä opettaa kaikille työntekijöille. Yritysten kannalta on tärkeää, että kaikki paperityöt ja tiedostot ovat yhdenmukaisia. Oppaan siitä, kuinka vastaanottaa ja toimittaa maksutapahtumiin liittyvät laskut, työntekijät voivat vastaanottaa tuotteet oikein, tehdä maksut ja toimittaa paperityöt oikein joka kerta. Onko "tosiasiavalvoja" määritetty tarkistamaan tilien paperityöt kaksinkertaisesti ennen kuin viimeistelet sen tiedostoissa. Tämä auttaa varmistamaan, että mitään ei unohdeta, kun laskutetaan ja vältät maksamasta kohteita, joita et saanut. Skannaa kaikki maksettavat laskut sähköiseen tietokantaan, joka pidetään erillään tietokoneesta. Tiedostojen poistaminen käytöstä ja viittaaminen sähköiseen kopioon tulevaisuudessa auttavat säilyttämään alkuperäisen kopion ja vähentämään toimistotilasi sekoittavan paperityön määrää.
