Käteisvarat suoritetaan, kun yritys saa käteismaksun tuotteen myynnistä. Yhtiö voi saada käteistä eri muodoissa, mukaan lukien luottokorttimaksut, henkilökohtaiset shekit, yritystarkastukset, ACH-pankki- tai pankkisiirrot ja kassan sekit tai maksumääräykset.
vinkkejä
-
Käteistulot ovat yrityksen saamia käteisvaroja, kuten asiakkaan maksuja (luottokortilla, henkilökohtaisella shekillä, käteisellä, yritystarkistuksella, maksumääräyksellä, pankkisiirrolla tai pankin ACH: lla), käyttämättömien varojen myyntituloja, korkotuottoja, investoinneista tai rojalteista maksetut voitot tai osingot.
Rahan vastaanottaminen ja tallentaminen
Kun yrityksellä on käteisvaroja, kirjanpitäjän on dokumentoitava saapuvat käteisvarat ja tehtävä se käyttämällä erityistä tilinpäätöspäiväkirjaa, jota kutsutaan käteisvastaanotteiden päiväkirjaksi. Tämän lehden tarkoituksena on seurata, milloin yritys saa käteistä, ja kirjanpitäjä hyvittää myyntitilin ja veloittaa rahatilin. Jos myynti tapahtuu luotolla, kuten silloin, kun yritys laskuttaa laskun ja asiakkaalla on 30 päivän aikaa laskun maksamiseen, tämä myynti kirjataan erilliseen myyntikirjaan.
Monet yritykset, kuten ravintolat, tekevät suuren määrän käteisvaroja. Monet muut kirjanpitotyökalut auttavat pitämään kirjaa käteisvaroista, kuten päivittäisestä kassasta, käteisvarojen maksupäiväkirjasta, pienestä käteisrahastosta ja säännöllisistä pankkitarkastuksista.
Yrityksille, jotka myyvät pääasiassa käteismyyntiä, päivittäinen kassa antaa yritykselle mahdollisuuden seurata kaikkia saamiaan käteisvaroja ja kaikkia maksettuja käteisvaroja. Kunkin työpäivän päätteeksi johto voi laskea varsinaisen käteisen, verrata sitä käteislehtipaperin tapahtumiin ja tehdä sitten päivittäisen pankkitalletuksen. Jokaisen päivän päätteeksi on tärkeää sovittaa yhteen kaikki summan erot ja seurata syitä. Usein otettiin pieni määrä käteistä sekalaisen kustannuksen kattamiseksi, mutta sitä ei kirjattu mihinkään.
Tämä perusjärjestelmä tarjoaa keinon ottaa vastaan kaikki petokset, joiden seurauksena puuttuvat käteisvarat tai virheet, jotka aiheuttavat käteisvaroja. Puute voi syntyä myös tapahtumasta, jonka maksit ja unohdit tallentaa, mutta käteislehti voi auttaa sinua saamaan tämän.
Cash Cycle
Käteistuloilla on tärkeä merkitys käteisjakson kutsumisessa, joka edustaa aikaa, jonka kuluessa yritys maksaa käteensä varaston toimittajilleen ja saa käteisvaroja asiakkaidensa myynnistä. Yritykset käyttävät tätä kierrosta auttaakseen heitä selvittämään, kuinka paljon rahaa heidän on käytettävä meneillään olevan toiminnan rahoittamiseen, ja tämä tärkeä käsite auttaa myös yrityksiä arvioimaan vaatimuksia, joita he saattavat rahoittaa. Tätä kutsutaan myös kassavirtasyklinä.
Yritykset käyttävät laskutoimituksia selvittääkseen, kuinka monta päivää niiden käteiskierrossa on. Laskua kutsutaan käteisvarojen laskennaksi, jonka voit laskea seuraavan kaavan avulla:
Käteisjakso tai käteisvarojen päivät = Päivämäärät kädessä + päivät maksamatta olevat maksupäivät
Käteissyklin laskenta kertoo, kuinka paljon aikaa varaston vaihtaminen käteiseksi. Tämä on hyvin oivaltavaa valmistusyrityksille, joiden on selvitettävä, kuinka kauan raaka-aineiden käsittely myydäväksi varastoksi, myynnin loppuun saattaminen ja rahat kerätään asiakkaalta. Tämä maksuvalmiusmittari tai se, kuinka helposti yhtiö voi valmistaa raaka-aineet käteiseksi, voi auttaa hallintaa paikalla tehottomina tuotannon ja myynnin prosessissa.
Cash-to-Cash-esimerkki
Sano, että sinulla on yritys, joka myy widgettejä, ja varasto pysyy varastossasi noin 40 päivää ennen myyntiä. Sano myös, että myyt asiakkaillesi luottoa, ja he maksavat sinulle noin 50 päivän kuluessa. Sinulla on laskut, jotka on maksettava, ja maksat ne yleensä 30 päivän kuluessa, joten sinulla on 30 päivän määrä maksamattomia velkoja. Laskelmasi menisi seuraavasti:
Käteisjakso: 40 päivän varasto + 50 päivää jäljellä oleva myynti - 30 päivän maksamattomat velat = 60 käteisvarojen päivää
Päättäisit tästä tuloksesta, että yrityksesi tarvitsee riittävästi käyttöpääomaa kulujen kattamiseen 60 päivän ajan, koska nykyisten varastojen ja myyntitoimintojen käteisvarojen saaminen kestää 60 päivää.
Tämä laskelma on kätevä, varsinkin kun sinun täytyy ennustaa käteissuoritusten ajoituksen muutokset, kun hallitset tiukkaa kassavirtaa liike-elämän konkurssin aikana tai kun yrityksesi haluaa tutkia velkavaihtoehtoja lainanottokustannustensa pienentämiseksi.
Käteismaksu
Rahavarat, nimeltään rahavirrat, ovat käteisvaroja, jotka poistuvat yhtiöstä. Joitakin esimerkkejä ovat velat, toimintakulut ja pienet käteisvarat.
Rahat kulkevat ulos yhtiöstä ja kirjataan käteisvarojen maksupäiväkirjaan. Käteisvarojen maksupäiväkirjasta transaktiot lähetetään pääkirjaan, kirjanpidolliseen kirjanpitoon ja muihin soveltuviin kirjaimiin. Esimerkiksi vähittäismyymälän omistajana voit tehdä maksuja ostamaan uutta varastoa, maksaa laskut velkakirjoissasi ja kattamaan palkkakustannukset.
Valmistajat suorittavat käteismaksuja maksamaan raaka-aineita tuotteiden luomiseksi ja muiden tuotantokustannusten maksamiseksi. Käteisvarojen maksutapahtumakontit saavat maksuja ja hyvityksiä jokaisesta tapahtumasta, ja päiväkirja osoittaa, miten kokonaismäärät vaikuttavat yhtiön kokonaistilien saldoon.
Tarkasteltaessa lehden käteisvarojen maksutietoja, johto voi seurata, kuinka paljon rahaa menee ulos yhtiöstä ja mistä syystä. Käteismaksujen päiväkirja sisältää myös kaikkien lähetettyjen tarkastusten tarkistusnumeron, mikä tekee mahdolliseksi puuttuvien tai ongelmallisten tarkastusten etsimisen. Kirjanpito-ohjelmistopaketissa, kuten QuickBooksissa, saatat nähdä käteisvarojen maksupäiväkirjan nimeltä check register.
Petosten otsikko
Tilintarkastajat mainitsevat usein sisäisen valvonnan, ja nämä tärkeät suuntaviivat toimivat turvallisuustoimenpiteinä petosten ehkäisemiseksi käteisvarojen ja -maksujen osalta. Yritykset, joilla ei ole asianmukaista sisäistä valvontaa, voivat löytää työntekijöitä, jotka käyttävät yrityksen tarkastuksia maksamaan henkilökohtaisia laskujaan tai laskemalla maksuja itse.
Jotta varmistetaan, että käteismaksuilla on riittävät suojatoimet petosten estämiseksi, on tärkeää, että yritykset erottavat tehtävät niin, että sama henkilö, joka valtuuttaa tai allekirjoittaa sekin tai tilisiirron, ei pysty tekemään muita tapahtuman osia, kuten luomaan tarkistaa tai aloittaa siirron.
Pienemmille yrityksille tämä voi olla vaikeaa pienen henkilökunnan takia, ja se auttaa pääsemään pankkilaskelmiin ennen kuin joku muu yrityshenkilöstö tekee, tarkistaa jokaisen tapahtuman ja tarkistaa kopion, etsimällä mitään epätavallista, ja seuraa sitten pankin toimintaa tarvittaessa.
Valtuutettujen tarkastajien allekirjoittajien tarkistaminen on tärkeä askel, eikä tällä henkilöllä pitäisi olla mahdollisuutta käyttää tyhjiä sekkejä tai kykyä tehdä liiketoimia yrityksen kirjanpitojärjestelmään. Allekirjoitusleiman käyttäminen tarkastuksiin voi aiheuttaa lisäongelmia, koska joku voi usein varastaa leiman ja varastaa myös tyhjiä tarkastuksia.
Joidenkin yritysten tarkastukset edellyttävät kahta allekirjoitusta, yleensä jonkin verran dollarin raja-arvoa, jotta pienempiä tarkistusmääriä voidaan käyttää vain yhdellä allekirjoituksella. Tämä mahdollistaa tehtävien erottamisen tietyssä kynnysarvossa olevien tarkastusten yhteydessä. Älä unohda maksusiirtoja, koska ne ovat tulleet suosituimmiksi viime vuosina.
Sähkösiirtojen luomisesta vastaava henkilöstö olisi erotettava henkilöstä, joka luovuttaa siirrot. Jos henkilöstö ei salli erottamista, voit luoda järjestelmän, jossa pankki kutsuu toisen yrityksen sisällä, kun se vastaanottaa pankkisiirtopyynnön.Tätä ehdotuspyyntöä ei pitäisi antaa henkilölle, jolla on kyky aloittaa siirrot.
Suorita lopuksi kuukausittainen pankkitarkastus käyttämällä jotakuta, joka ei ole mukana rahan maksamisessa. Epätavallisia tapahtumia tai tarkista kuvia tulee seurata ja tutkia.
Miten lasket avauspalkkion?
Yhtiön kassatuloilla on tärkeä osa kassavirran budjetointia. Olet ehkä kuullut rahavirtalaskelman, jota kutsutaan "lähteiksi ja käyttötarkoitukseksi". Yhtiön käteisvarat edustavat yhtiön elinvoimaa, rahavaroja. Yhtiön rahavarat muodostavat käteisvarojen käytön.
Voit laskea lähteesi avaustaseen ja käyttää kassavirtalaskelmaa, joten sinun tarvitsee vain katsoa pankkilaskusi verkossa tai soittaa pankille ja syöttää pankissa pidettävän rahamäärän. Tähän avautuvaan käteisvaraan lisätään kaikki käteistulot ja vähennä yhtiön käteisvarojen kokonaismäärä. Näiden kolmen osan kokonaismäärä vastaa lopullista saldoa tai rahamäärää, jonka olet lopettanut. Talousarviosta saatat olla hyödyllistä näyttää tämä laskenta kuukausittain.
Esimerkiksi avaamasi saldo on rahaa, joka on kuukauden ensimmäisenä päivänä. Seuraavan kuukauden avaava saldo vastaa edellisen kuukauden loppusaldoa. Jokaiseen kuukauteen avautuva saldosi on aina sama kuin edellisen kuukauden loppusaldo.
Osana rahavirtalaskelman laatimista, varsinkin jos käytät suoraa menetelmää, joka sisältää käteisvaroja käyttö-, sijoitus- ja rahoitustoiminnasta, voit kysyä: "Onko käteistä saatu asiakkailta liiketoiminta?" Kyllä, mutta se ei ole aivan niin yksinkertaista. Kaikki asiakkaat eivät maksa käteistä, joten osa yhtiön myynnistä tapahtuu myyntisaamisena, koska myynti tapahtui luotolla. Tällöin sinun on aloitettava yrityksen kokonaismäärä myyntiin tiettynä kuukautena ja tarkistettava se yrityksen myyntisaamisten saldon muutoksen perusteella, jotta saat oikean rahasumman numeron.
Jos myyntisaamiset kasvavat kyseisenä ajanjaksona, vähennä tämä lisäys myyntituloksestasi, jotta voit laskea asiakkaiden käteisvarojen määrän. Jos velkasi saldo on laskenut, lisää tämä vähennys kokonaismyyntiin laskeaksesi asiakkailta saamasi käteisvarat.
Käteisvarojen tyypit
Käteisvarat tulevat liiketoimintaan monissa muodoissa, pääasiassa asiakkaiden myynnistä. Liiketoiminnan koosta ja tyypistä riippuen nämä tulot voivat olla esimerkiksi luottokortilla, käteisellä, maksumääräyksellä tai henkilökohtaisella tarkastuksella suoritettavia maksuja. Vain tilausliiketoiminta voi saada suurimman osan kassatuloista pankin ACH-maksujen muodossa. Yritykset saavat myös käteistä muuta toimintaa kuin tavaroiden tai palveluiden myyntiä, kuten rojalteja, korkotuottoja, osinkoja ja sijoitustoiminnan myyntivoittoja ja eri omaisuuden myyntituloja.
Liikevaihto on rahaa, jonka yritys saa tavanomaisesta ja jatkuvasta liiketoiminnastaan. Kun on aika lukea tilinpäätöstä ja tulkita todellisia käteisvaroja vastaan laskettu määrä, se auttaa määrittelemään joitakin termejä. Esimerkiksi tulot ja tulot ovat samat? Ei, koska vaikka tulot, joita kutsutaan myös myynniksi, edustavat asiakkailta saatua rahaa, tulot edustavat sitä, mikä on jäljellä sen jälkeen, kun tulot on maksettu yrityksen kustannusten maksamiseen.
Ovatko tulot ja voitot samaa? Voitto tarkoittaa olennaisesti samaa kuin tulos, sillä se edustaa vain sen rahamäärän, joka on jäljellä sen jälkeen, kun olet maksanut kaikki laskut asiakkailta saamastasi rahasta.
Ja lopuksi ovat tulot ja tulot sama? Jotkut ihmiset voivat käyttää termiä "tulot" myyntitulojen esittämiseksi, mutta kirjanpidon terminologian näkökulmasta tulot merkitsevät todennäköisemmin liikevoittoa. Liiketulos poikkeaa hieman ansioista tai voitosta, koska sillä on tavaroiden kustannukset ja liiketoiminnan kulut poistettu myynnistä, mutta toisin kuin tulos tai voitto, liikevoitto ei sisällä verokuluja ja muita käyttämättömiä kuluja.
