Laadukkaiden tuotteiden tehokas tuottaminen voitolla ja lakien ja asetusten rajoissa edellyttää toiminnan johdonmukaisuutta. Monet yritykset auttavat itse perustamalla vakiotoimintamenettelyjä tai SOP-ohjeita, jotka antavat vaiheittaiset ohjeet tärkeiden menettelyjen toteuttamiseksi. SOP: t auttavat varmistamaan tarkkuuden ja laadunvalvonnan. Niitä käytetään useissa yrityksissä ja organisaatioissa, erityisesti hallituksessa, valmistuksessa, tutkimuksessa ja kehityksessä, laboratorioissa ja akateemisessa ympäristössä. Koska yrityksissä on yksittäisiä yksiköitä lukemattomia menettelyjä, ne tarvitsevat erilaisia SOP-ohjeita. Siksi on hyödyllistä antaa kunkin yksikön päällikölle SOP-malli, joka tarjoaa lähtöpisteen kirjoittaa omia menettelyjään ja SOP-ohjekirjoja. SOP-mallit tarjoavat kaikki tärkeät komponentit, joita jokainen menettely tarvitsee.
Ohjaa SOP-kirjailijoita määrittämällä, millaista menettelyä on kirjoitettava. Mallin pitäisi tarjota heille helppo päätöksentekoväline, joka perustuu siihen, kuinka monta päätöstä työntekijöiden on tehtävä menettelyjen toteuttamiseksi. Neuvoo, että lyhyet rutiinimenettelyt edellyttävät työntekijältä vain muutamia tuomioita ja ne voidaan kirjoittaa yksinkertaisin vaihein. Esimerkiksi: Tee A, sitten B ja sitten C. Huomaa, että pitkät menettelyt, jotka edellyttävät muutamia päätöksiä, voivat käyttää hierarkkisia vaiheita, jotka kertovat työntekijälle, missä järjestyksessä menettelyn täytyy mennä, ja usein sisällyttää alajaksoja, jotka on suoritettava loppuun. koko tehtävä. Tarjoa esimerkkejä vuokaavioista tai infografeista kuvaamaan monimutkaisia, pitkiä ja monenlaisia päätöksiä vaativia menettelyjä. Esimerkiksi: Tee A. Jos "normaali", tee B, C ja D. Jos "epänormaali", toista A vahvistaaksesi ja tee sitten E, F ja G.
Kuvaile kunkin menetelmän mutterit ja pultit. Kullakin menettelyllä olisi esimerkiksi oltava nimi, tarkoitus, laajuus ja menetelmät sekä vastuu menettelyn toteuttamisesta. Kannusta tai vaadi SOP-kirjailijoita käyttämään yhtenäistä nimeämiskäytäntöä nimitystapoja varten. Neuvoo heitä määrittämään menettelyn laajuus, kuten kuka menettely koskee, milloin ja missä olosuhteissa. Voit myös kuvata, milloin ei käytetä jokaista menettelyä. Anna menetelmissä ja vastuualueissa vaiheittainen protokolla menettelyn suorittamisesta. Mallipohjan tulisi sisältää yksinkertaisia, lyhyitä lauseita, joissa on toiminta-verbejä.
Anna määritelmät ja resurssivaatimukset. Jokaisessa menettelyssä on oltava osa, jossa määritellään asiakirjassa käytetyt termit ja täsmennetään mahdolliset lyhenteet. Lisäksi sen tulisi kertoa työntekijöille, mitä asiakirjoja, laitteita tai muita materiaaleja he tarvitsevat menettelyn suorittamiseksi. Viittaa mihin tahansa muuhun siihen liittyvään menettelyyn, jonka työnantajien on suoritettava etukäteen tai joiden on oltava tietoisia tehtävän suorittamisesta. Älä unohda muita tärkeitä komponentteja, joita mallilla on oltava. Näihin kuuluvat menettelyn voimaantulopäivä ja viimeinen päivä, jolloin menettelyä tarkistettiin.
vinkkejä
-
Yrityksestä riippuen voi myös olla tärkeää määrittää turvallisuustaso SOP: lle selvittääkseen, mikä viranomaisen taso vaaditaan menettelyn suorittamiseksi. Käytä mallia myös kuvaamaan olosuhteita, joissa työntekijä voi luotettavasti suorittaa menettelyn turvallisesti.
Varoitus
Sisällytä aina terveyttä ja turvallisuutta koskevia ohjeita tai tarvittaessa sääntöjen rikkomuksia. Anna paikka malliin ja käytä menetelmiä korostamaan tärkeitä varoituksia, kuten lihavoituja tai sivutapahtumia. Kuvaile, mitä tapahtuisi, jos menettelyä ei noudateta tai sitä seurataan väärin, johtaako se henkilövahinkoihin, ihmishenkiin, laitteiden vahingoittumiseen, viallisiin tuotteisiin, sakkoihin, oikeudenkäynteihin tai yrityksen sulkemiseen.
