Toimistoympäristössä on tärkeää aina pitää yllä ammatillista käyttäytymistä. Oikeasti on välttämätöntä, ja jokainen yritys olisi tehtävä ajoissa. Ellei olet odottanut tärkeää puhelua, matkapuhelimet on kytkettävä pois päältä tai asetettava värähtelemään, jotta toimistoa ei häiritä. Mekko oikeassa pukussa, minkä tyyppistä liiketoimintaa harjoitetaan. Esimerkiksi farkkujen käyttäminen ammatillisessa toimistoympäristössä katsottaisiin sopimattomaksi, mutta farkut voivat olla hyväksyttäviä vaatteita rakennusvirastossa.
Asiakaspalvelu
Yksi tärkeimmistä toimistotoiminnan tekijöistä on se, miten asiakkaita kohdellaan puhelimitse tai vierailemalla toimistossa.
Käsitellessämme asiakkaita henkilökohtaisesti on hyvä ajatella tervehtiä hymyillen ja tarkkailla heidän tarpeitaan. Jos asiakas saapuu valitukseen, kuuntele sitä huolellisesti, mutta ei tule puolustukseksi, vastakkainasetteluun tai järkyttyneeksi, se vain lisää tilannetta. Näytä todellinen huoli kasvojen ilme tai kehon kieli, kun asiakas valittaa. Jos asiakas rantaa, anna heidät rantata - älä yritä pysäyttää heitä tai puhua niistä. Kun he ovat ilmaisseet kantelunsa, vastataan rauhallisesti kertomalla heille, mitä aiotte tehdä auttaakseen heitä tai kenelle lähetät ne ja miten kyseinen henkilö voi auttaa ongelman ratkaisemisessa.
Puhelin etiketti
Koska linjan toisessa päässä oleva henkilö ei näe sinua, puhelimiin on vastattava kiihkeästi. Toisella puolella olevan henkilön pitäisi kuulla "hymy" äänessäsi. Vastaa aina saapuviin puheluihin sen yrityksen nimen kanssa, joka huolehtii siitä, että yhtiö ilmoittaa yrityksen nimen niin, että se on ymmärrettävää. Joskus on tarpeen soittaa puheluja ennen kuin ne lähetetään vastaanottajalle. Tee jokainen yritys saada henkilön nimi oikein. Pidä muistikirja kätevästi, jos haluat kirjoittaa soittajan nimen keskeytysten sattuessa tai vastaanottaja ei vastaa ja puhelu palautuu takaisin. Tämä mahdollistaa suoraan soittajan lähettämisen.
Vuorovaikutus muiden työntekijöiden kanssa
Ei ole koskaan hyvä idea keskustella henkilökohtaisista asioista muiden työntekijöiden kanssa tai osallistua toimistopokuihin. Politiikkaa ja uskontoa tulisi välttää keskustelujen aiheina.
Ole aina kunnioitettava, kun otat yhteyttä muihin työntekijöihin. Hyvä nyrkkisääntö on, jos osoitettava henkilö on alistettu, on hyvä käsitellä niitä etunimellä, mutta esimies tai päällikkö olisi osoitettava herraa tai rouva, elleivät he pyydä käsittelemään ensimmäistä nimi.
organisaatio
Työalueen tulee olla aina puhdas, siisti ja järjestetty. Jos olet jostain syystä poissa sairas tai poissa toimistosta, joku voi joutua hakemaan tietoja työpöydältäsi, eikä heidän tarvitse "ryöstää" läpi kaikkea työalueellasi, jotta he etsivät mitä he etsivät. On myös tärkeää, ettei henkilökohtaisia esineitä pidetä työpöydälläsi tai työpöydälläsi, koska joku, joka vahingossa "kompastuu" siihen, mitä et halua tulla julkiseksi.
Silmää yksityiskohdille
Jos työ vaatii useita vaiheita, on hyvä tehdä tarkistuslista ja tarkistaa jokainen kohde, kun se on valmis. Riippumatta siitä, mihin tehtäviin on kiinnitetty erityistä huomiota yksityiskohtiin, on tärkeää tehdä hyvää työtä.
Jos dokumentin luominen on osa työtä, varmista, että suoritat jokaisen asiakirjan oikeinkirjoituksen ja kielioppitarkastuksen. Riippumatta siitä, mitä työ vaatii, on aina hyvä tarkistaa työ kaksinkertaisesti ennen sen käynnistämistä.
