Projektin aloittaminen ilman harkittua työsuunnitelmaa on kuin matkalle ilman karttaa. Saatat lopulta päästä sinne, mihin olet menossa, mutta olet todennäköisesti viettää energiaa ja resursseja mutkittelemalla sen sijaan, että kartoitat suoran linjan määränpäähän. Selkeä ja yksityiskohtainen työsuunnitelma ei ratkaise kaikkia ongelmia, jotka voivat syntyä projektin aikana, mutta se tarjoaa mahdollisuuden järjestää ajatuksiasi, arvioida vaihtoehtoja ja ehkäistä mahdollisia vaikeuksia.
Kartoitussuunta
Työsuunnitelma on käytännöllinen, rajallinen ajanjakso yleisestä strategisesta suunnitelmasta. Työsuunnitelman laajuus on rajallisempi kuin isokokoisen strategisen suunnitelman, jossa määritellään organisaation yleinen tarkoitus ja tehtävä. Työsuunnitelma tarjoaa kuitenkin näkökulman päivittäisiin tehtäviin ja asettaa ne kontekstiin suhteessa organisaation konkreettisiin tavoitteisiin suunnitelman aikataulussa. Tämä selkeys voi tarjota yleisen tarkoituksen, kannustamalla yhteistyötä yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi.
Lähetysarvot
Työsuunnitelmasi hyödyllisyys jatkuu koko sen kattaman ajanjakson ajan ja tarjoaa virstanpylväitä edistymisen arvioimiseksi. Hyödyllinen työsuunnitelma määrittelee joukon lyhyen aikavälin tavoitteita, jotka tarjoavat mitattavissa olevia tavoitteita menestyksen arvioimiseksi. Mitattavissa oleviin tavoitteisiin voi sisältyä määrä uusia asiakkaita tai selkeästi rajattuja tuotekehitysvaiheita, jotka on saatettava päätökseen tietyssä ajassa. Nämä tavoitteet tarjoavat jatkuvaa palautetta: Useimmiten onnistunut projekti saavuttaa lyhyen aikavälin tavoitteensa, kun taas epäonnistunut pyrkimys on lyhyt.
Esteiden tunnistaminen
Asianmukainen ja hyvin tutkittu työsuunnitelma on tärkeä tehtävä, jossa korostetaan mahdollisia vaikeuksia ja tarjoamalla ennakoivasti ratkaisuja. Työsuunnitelman laatimisprosessi tarjoaa mahdollisuuden käsitellä näitä vaikeita kysymyksiä, ja jatkuva viittaus suunnitelmaan voi pitää nämä asiat etualalla ja pakottaa organisaation käsittelemään niitä pikemminkin kuin lakkauttamaan itsetyytyväisyyteen. Jos esimerkiksi organisaatiosi käyttää vanhentunutta tekniikkaa, työsuunnitelmassasi voidaan asettaa etusijalle näiden järjestelmien korvaaminen muiden kanssa, jotka ovat hyödyllisiä tulevaisuudessa.
Vastuullisuuden varmistaminen
Tehokas työsuunnitelma selventää tiettyjä tehtäviä ja tuloksia, jotka jokaisen tiimin jäsenen on saavutettava, mikä mahdollistaa tietä vastuullisuudelle ja onnistuneelle yhteistyölle. Yksilöllisten vastuiden ja niiden suhdetta laajempaan prosessiin nähden selkeästi rajaamalla työohjelma voi auttaa luomaan onnistuneen tasapainon henkilökohtaisten ja kollektiivisten roolien välillä, helpottamalla viestintää ja yhteistä ongelmanratkaisua. Toisaalta työsuunnitelmassa esitetyt vastuut voivat auttaa organisaatiota tunnistamaan ja puuttumaan heikkoihinsa, erityisesti niihin henkilöihin, jotka eivät täytä työsuunnitelman vertailuarvoja.
