Kun työntekijöiden suorituskyky alittaa yrityksen odotukset, monet työnantajat kehittävät suorituskyvyn parantamista koskevia suunnitelmia. Suorituskyvyn parantamista koskevan suunnitelman tarkoituksena on antaa työntekijälle mahdollisuus korjata suorituskyvyn puutteita käyttämällä strukturoitua menetelmää, joka sisältää esimiehen ohjauksen ja säännöllisen seurannan edistymisen mittaamiseksi. Jotkut suorituskyvyn parantamista koskevat suunnitelmat ovat viimeinen mahdollisuus, jonka työntekijä joutuu pysymään työssä. Sen vuoksi rakenna suunnitelmia, joissa on tiukat ohjeet, joissa luetellaan seuraukset, joista työntekijä tietää, kun kirjoitat suunnitelman.
Tarkista työntekijän tehokkuusarviointi nykyisestä arviointijaksosta. Vertaa sitä aiempien arviointien suorituskykyarviointeihin sen selvittämiseksi, onko työntekijä osoittanut menneisyyden taitoa nykyisistä asioista.
Luettele suorituskykystandardit, joissa työntekijän suorituskyky ei vastaa odotuksia. Esimerkiksi jos suorituskykystandardit osoittavat, että asiakaspalvelun edustajan on säilytettävä 85 prosentin tyytyväisyys asiakkaiden palautteeseen, työntekijän, jonka luokitus on vain 60 prosenttia, on parannettava. Parannettavat alueet voivat sisältää viestintätaitoja, asiakastukimenettelyjä ja mahdollisesti neuvottelu- ja konfliktinratkaisutaitoja.
Keskustele työntekijän vahvuuksista ja siitä, miten näitä taitoja voidaan parantaa alueilla, joilla hänen suorituskykyään on parannettava. Esimerkiksi työntekijä, joka osoittaa erinomaista taitoa tarjota asiakastukea puhelimitse, voi työskennellä siirtämällä näitä hyviä viestintätaitoja avustettaessa asiakkaita kasvokkain vuorovaikutuksessa. Pyydä työntekijää antamaan tietoja siitä, miten hän voisi parantaa, kuten esimies- tai kokeneen työntekijän työhön liittyvä koulutus tai yksiohjaus.
Määritä parannettavat alueet tärkeysjärjestyksessä. Kriittiset alueet tulevat ensin, joita seuraa alueet, joilla työntekijä voi tehdä myöhempiä parannuksia tai pieniä muutoksia. Harkitse pienempien muutosten sisällyttämistä parannuksiin, jos ne ovat suhteellisen helppoja korjauksia, jotka työntekijä voi ratkaista välittömästi.
Dokumentoi työntekijän palaute ja esimiehen suositukset. Luo kirjallinen suunnitelma, jossa esitetään suorituskyvyn puutteet suorituskykystandardien mukaisesti. Lisäksi luetellaan toimet, joita työntekijä tekee parantaakseen, sekä resurssit, joita tarvitaan parantamiseen.
Suunnittele virstanpylväitä suorituskyvyn parantamista koskevan suunnitelman edistymisen seurannassa. Jos esimerkiksi suunnitelman kesto on 45 päivää, viikoittaisissa seurantakonferensseissa esimiehen kanssa tulisi paljastaa lisäyksiä.
Ilmoittakaa seuraukset siitä, että suorituskyvyn parantamista koskevaa suunnitelmaa ei noudateta. Parannuksen aloista ja tyypeistä riippuen työntekijän poistuminen asemasta tai jopa irtisanominen voi johtua siitä, että työntekijä ei täytä suunnitelman ehtoja.
Hanki työntekijältä sopimus suorituskyvyn parantamista koskevan suunnitelman ehdoista. Anna työntekijälle kopio suunnitelmasta ja pyydä häntä allekirjoittamaan sen ilmoittamaan, että hän ymmärtää vaatimukset ja seuraukset.
Liitä kopio nykyisestä suorituskyvyn arviointisuunnitelmasta suorituskyvyn parantamista koskevaan suunnitelmaan ja toimita molemmat asiakirjat työntekijän henkilöstötiedostoon.
