Oikeiden ihmisten näkyminen yrityksesi kokoukseen voi tehdä tapahtuman tai rikkoa sen. Kun teet houkuttelevan ja ammattitaitoisen kutsun, voitte saada kutsutut kokouksen tärkeydestä, heidän osallistumisensa tarpeesta ja hyödystä heille.
Muokkaa kutsua, jos lähetät yksittäisiä kirjaimia. Käytä yrityksen kirjelomakkeita tai logoasi, jos lähetät esipainettuja kortteja. Saat sähköpostikutsut näyttämään logosi ja verkkosivustosi linkit. Osoita jokaisen henkilön nimi ja kirjoita kirjeenvaihto korkealuokkaiselta yrityksen virkamieheltä.
Johtajalla on pakottava avauslause, jossa selitetään, mitä tapahtuu ja miksi henkilö on kutsuttu osallistumaan. Esimerkiksi: ”Teollisuuden asiantuntemuksesi tekee sinusta ihanteellisen ehdokkaan uudelle ohjauskomitealle. Haluaisin kutsua sinut tapaamaan ja sekoittumaan liike-elämän toimijoiden ja ravistelijoiden kanssa lounasaikaan ja esitykseen. ”
Mainitse kokouksen yksinoikeus, keskusteltava aihe tai toivotut päivän tulokset. Esimerkiksi ”Olemme kutsuneet vain tusinaa paikallista pääjohtajaa osallistumaan tähän pyöreän pöydän keskusteluun. Tavoitteenamme on ajatella liiketoimintaa ystävällisiä suosituksia, jotka toimitetaan valtion lainsäätäjälle ensi vuonna yrittäjien yksilöllisten tarpeiden suhteen. Haluamme kuulla äänesi."
Huomaa vierailevia puhujia, aterioita tai verkostoitumismahdollisuuksia, jotka saattavat houkutella kiireisiä ammattilaisia. Esimerkiksi: ”Kuulemme paikallisilta ehdokkailta, jotka toimivat toimistossa, ja tarjoamme Q & A-ajanjakson. Tarjoamme myös katettu brunssi ja kahvila."
Sisällytä kokouksen kaikki asiaankuuluvat tiedot kirjeen korostetussa tai lihavoidussa osassa, joka erottuu kutsusta. Vital tiedot, kuten päivämäärä, kellonaika ja sijainti voivat kadota kirjaimen rungossa. Laita se yhteen osaan helpon viittauksen vuoksi.
Pyydä RSVP: tä tiettynä päivänä, jotta voit suunnitella sen. Anna kutsusta useita tapoja vahvistaa osallistumista, kuten sähköpostitse, yrityksen verkkosivuilla, esipainetulla kortilla tai puhelinsoitolla.
vinkkejä
-
Tarkista yhteisö- ja paikalliset kalenterit ristiriitaisia tapahtumia varten ennen päivämäärän ja ajan ajoitusta. Et halua kilpailla kauppakamarin toiminnon, rotaryklubitapahtuman tai suurten konferenssien tai messujen kanssa.
Lähetä kutsuja vähintään kuukausi etukäteen muistutusilmoituksineen kahden viikon kuluttua, jotta osallistujat voivat lisätä sinut aikatauluunsa. Jos se on suuri kokous tai konferenssi, jossa ihmisten on suunniteltava matka- ja majoitustiloja, ilmoita siitä vähintään kuusi kuukautta etukäteen.
