Tiedostojen organisaatio parantaa yrityksen tai henkilökohtaisen toimiston työnkulkua. Lukuisia arkistointijärjestelmiä on olemassa erilaisiin tarpeisiin ja mieltymyksiin vastaamiseksi. Tavalliset arkistomuodot kuuluvat yhteen kolmesta laajasta luokasta: aihe, numeerinen ja aakkosnumeerinen. Toimistotyöntekijät käyttävät aakkosnumeerista menetelmää, kun tiedostoissa on oltava sekä sanoja että numeroita.
Tiedostojen järjestäminen
Aakkosnumeerisissa tiedostoissa on tarra, joka sisältää sanoja ja numeroita. Tämä yhdistelmä voi sisältää nimen ja puhelinnumeron tai asiakasnumeron. Yritykset tai yksityishenkilöt, joilla on vain vähän tiedostoja, voivat järjestää nimiä. Suuri määrä tiedostoja vaatii numeerista tilausta, koska työntekijät löytävät tiedoston käyttämällä koodinumeroa.
Aakkosnumeerisen arkistoinnin käyttäminen
Varmista, että jokainen koodinumero koskee vain yhtä tiedostoa. Järjestä tiedostot numeerisessa järjestyksessä. Käytä kuminauhoja tai -jakajia niputtamaan tiedostot kymmenien tai satojen pinoihin riippuen tiedostojen kokonaismäärästä, jotta tietty numero on helpompi löytää.
