Sopimushinnat ovat olennainen osa yksityisten tai julkisten hankintojen myöntämisperusteita oikeutetuille yrityksille. Yritykset, virastot ja yksityishenkilöt mainostavat hankkeita, joita he tarvitsevat lähettämällä vaatimukset ja avaamalla prosessin tarjouskilpailuun. Urakoitsijat, jotka voivat täyttää työvaatimukset, toimittavat sopimusehdotuksia, joissa esitetään, miten he aikovat toteuttaa hankkeen ja millä hinnalla. Tarjousajan päätyttyä sopimus tehdään alhaisimman tarjoajan kanssa. Sopimushinnat voivat kattaa monenlaisia palveluja, kuten rakennustyöt, myyjät, sähkö-, LVI- ja julkiset hankkeet. Suurimmat sopimushankinta-alat ovat liittovaltion, osavaltioiden ja kuntien hallituksissa, joissa sopimusten tekeminen on yleensä lain edellyttämää.
Toimia
Sopimuspyynnön tehtävänä on tarjota oikeudenmukainen sopimusten myöntämisprosessi. Sopimushinnat mahdollistavat jokaiselle yritykselle, joka voi täyttää sopimuksen tarjoavan yrityksen tai viraston vaatimukset, mahdollisuuden yrittää purkaa työtä ilman, että hän joutuu huolehtimaan puolueellisuudesta tai epäoikeudenmukaisista kilpailutavoista. Sopimushinnat mahdollistavat myös sen, että joku, joka etsii urakoitsijaa, saa työnsä mahdollisimman alhaisella hinnalla. Tämä kannustaa kilpailua, joka on välttämätön avoimessa markkinataloudessa. Valtion ja liittovaltion sopimusten osalta prosessi auttaa pitämään sopimusten myöntämisen yleisön silmissä ja säästämään veronmaksajien dollareita.
Tyypit
Sopimushinnat on suunniteltu täyttämään sopimusehdotusten kolmen perustyypin vaatimukset. Jotkut sopimushinnat suljetaan ja muut ovat avoinna tarkistettaviksi. Kolme sopimusehtotyyppiä ovat: Tarjouspyynnöt (IFP) tunnetaan myös sinetöityinä tarjouksina, ja niitä yleensä käyttävät yritykset tai virastot, jotka etsivät hankintatoimittajia tai rakennuspalveluja. IFP: n ehdotus sisältää sopimusehdotukset, ja tarjoajien on täytettävä nämä vaatimukset, jotta ne voivat saada korvauksen. Tämäntyyppiset sopimusehdot suljetaan heti, kun ne on toimitettu, eikä niitä voida muuttaa tarjousprosessin aikana tai sen jälkeen. Neuvottelujen puute tekee tästä erittäin kilpailukykyisen sopimuksenhankintamuodon, jossa sopimuksen haltija ylläpitää tiukkaa valvontaa koko prosessin ajan. Tarjouspyyntö (RFQ) on samanlainen kuin IFP: ssä, jossa sopimusehdot on esitetty perusteellisesti ehdotuksessa. RFQ: n avulla sopimushakijat voivat kuitenkin tavata yrityksen tai viraston kanssa ennen tarjouksen tekemistä kysymysten esittämiseksi tai eri asioiden käsittelemiseksi. Nämä tarjoukset ovat joskus avoinna tarkistettaviksi ja muokkaettaviksi niiden lähettämisen jälkeen. Ehdotuspyyntö (RFP) on sopimusehdotus, jota käytetään yleensä erikoistuneeseen palveluun, jossa sopimuksen haltijalla on vaikea arvioida tiettyä dollarin määrää. Sopimusta tarjoava yritys tai virasto antaa yleisen käsityksen palveluistaan, joita se etsii alkuperäisessä ehdotuksessaan. Sopimusosapuolten on yleensä osallistuttava tarjouskilpailun etukäteen järjestettäviin kokouksiin, joissa sopimusvaatimuksia käsitellään ja määritellään tarkemmin. Sopimus tarjoaja tekee tarjouksen, joka sisältää projektin tekniset tiedot ja asettaa dollarin määrän. RFP-sopimusten tarjoukset ovat usein avoinna uudelleenneuvotteluja varten sopimusprosessin aikana ja sen jälkeen, kun sopimus on tehty.
Aikaikkuna
Useimmissa sopimushankintamenettelyissä on aika, joka voi kestää muutaman viikon tai muutaman kuukauden. Tavallinen tarjouskilpailu tapahtuu seuraavasti: 1. Tarjouspyyntöehdotus julkaistaan julkisesti, yleensä joko sanomalehdissä tai verkkosivuilla. Ehdotuksia voidaan mainostaa viikon tai enintään kuukauden ajan. Ehdotus sisältää sopimuksen eritelmät ja antaa ohjeita ehdotuspaketin saamiseksi. 2. Yritykset toimittavat sopimusehdotuksensa. Joskus tarvitaan ennakko-konferenssia, jossa molemmat osapuolet voivat kokoontua ja keskustella sopimuksen yksityiskohdista. 3. Tarjoukset avataan ennalta määrätyllä päivämäärällä. Ne luetaan ja tarjous, joka vastaa lähinnä ehdotuksen vaatimuksia alhaisimmalla hinnalla, myönnetään sopimukseen. Tämän jälkeen voittaja ilmoitetaan tavallisesti sopimuksen tarjouskirjeestä.
näkökohdat
On monia tärkeitä asioita, jotka on otettava huomioon yhteystarjouksen laatimisessa. Ensinnäkin on syytä pohtia, miten tarjoajan yritysprofiili sopii tulevien asiakkaiden tarpeisiin. Esimerkiksi useimmat liittovaltion ja valtionhallinnon virastot harkitsevat naisten tai vähemmistöjen omistamien yritysten tarjoamia tarjouksia muille tarjoajille. Niissä otetaan huomioon myös yritykset, joilla on suuret vähemmistötyöntekijät ja yritykset maantieteellisiltä alueilta, jotka on nimetty talouskehitysalueiksi. Muita asioita, jotka on otettava huomioon tarjouksen yhteydessä, ovat: laitteet, jotka on ehkä ostettava, tai jo olemassa olevien laitteiden poistot, maksuaikataulut, työvoimakustannukset, mukaan lukien palkanlaskenta, verot ja edut, yleiskustannukset, sidontakustannukset ja voitto marginaali. Lähes kaikki sopimusten tarjouspaketit ovat pakollisia, jotta nämä kohteet sisällytetään yleensä eriteltyyn hintalehtiin. Toinen muoto, joka sisältyy useimpiin sopimusten tarjouksiin, on ylimääräinen työ ja muutosten jakaminen. Tässä lomakkeessa tarjoajan on harkittava, mitä tapahtuu, jos hankkeen loppuunsaattamiseksi, jota ei ole esitetty alkuperäisessä ehdotuksessa, tarvitaan ylimääräistä työtä. Tarjoajan on suunniteltava suunnitelma, joka antaa karkean arvion kustannuksista ja ajasta, jos tällainen tapahtuma tapahtuu tai jos viime hetken muutoksia tarvitaan yhtäkkiä.
Varoitus
Useimmissa sopimushankintatilanteissa alin tarjoajalle myönnetään sopimus, mutta se alkaa ensimmäistä kertaa tarjouskilpailuun, monet tarjoajat tekevät usein virheen, kun se tekee tarjouksen tarjouskilpailusta. Tämä voi johtaa siihen, että yritys menettää rahaa tai ei pysty täyttämään projektivaatimuksia. Tarjoajien on harkittava huolellisesti, kuinka paljon sopimus maksaa heille työvoimaa ja tarvikkeita, ja samalla se ottaa huomioon voittomarginaalin. Yksi tapa välttää alihinnoittelu on tutkia, kuinka paljon muut yritykset veloittavat vastaavien palvelujen suorittamisesta. Julkisten sopimusten tapauksessa virastojen on lähetettävä aiemmat sopimukset, joiden avulla yritykset voivat nähdä, kuinka paljon muut yritykset ovat tehneet tarjouksia vastaavista sopimuksista.
