Kustannusraportti on asiakkaalle tai työnantajalle toimitettu raportti, jossa kerrotaan, mitä kustannuksia työntekijä tai urakoitsija on maksanut suorittaessaan tehtävän asiakkaalle tai työnantajalle. Kustannusraportteja ylläpitää myös yritysten omistajat verotusta varten.
Toimia
Kustannusraportissa dokumentoidaan tietyn toiminnan suorittamisesta aiheutuvat kustannukset, jotka välitetään henkilölle, organisaatiolle tai yhteisölle, jonka puolesta toiminta suoritettiin. Yleensä kuluraportissa kuvataan vain kustannukset, jotka valmistelija haluaa saada korvaukseksi. Tulot ja lokit toimitetaan yleensä kuluraportin tueksi, jotta voidaan todeta, että kustannukset ovat tosiasiallisesti aiheutuneet.
Käyttö
Kustannusraporttia käytetään usein korvaamaan urakoitsijoille ja työntekijöille varmistamalla, että ne ovat noudattaneet sisäistä kustannuspolitiikkaa sekä sisäisen tulopalvelun sääntöjä liiketoiminnan kulujen vähennyskelpoisuudesta. Kustannusraportit säilytetään myös todistamaan IRS: lle, että tietyt kulut ovat syntyneet liiketoiminnan aikana.
Yleisimpiä kustannuksia, joita työntekijöille maksetaan, ovat matkakulut, ateriat ja viihdekulut.
Matkakulut
Lentolippu, henkilöauton mittarilukema, tietullit, autonvuokrausmaksut, hotellihuoneet, ruoat, joita syötetään tien päällä, hotellipalvelun työntekijöille maksetut vinkit ja lentoaseman pysäköintimaksut ovat kaikki esimerkkejä kustannuksista, joita monet asiakkaat tai työnantajat korvaavat, jos kustannusraportti dokumentoidaan kustannukset.
Ateriat ja viihdekulut
Potentiaalisen asiakkaan ottaminen lounaalle tai promootion vieminen baarissa kollegan kanssa ovat sekä esimerkkejä ateria- ja viihdekustannuksista, joita asiakas tai työnantaja voi korvata, kun heille annetaan kustannusraportti. Ennen korvausta työnantaja tai asiakas voi vaatia kuitit, jotka ovat asiakirjan vinkkejä ja muita palvelumaksuja.
Luottokorttilaskut
Monet organisaatiot ja yritykset vaativat, että työntekijät maksavat liikekuluja työntekijän nimissä annettavan luottokortin avulla. Työntekijä on usein henkilökohtaisesti vastuussa laskun maksamisesta.
Organisaatio tai yhtiö saa jäljennöksen laskusta ja korvaa tämän luottokorttilaskun kustannukset vain silloin, kun todistusasiakirjojen muodossa on esitetty asiakirjat, kuten kuitit, lokit ja liiketoiminnan perustelut.
Varoitus
On tärkeää ymmärtää asiakkaan / työnantajan kustannuspolitiikka tai odotukset ennen kuin heille aiheutuu kustannuksia, joista on odotettavissa korvausta. Hyvin harvat asiat voivat hapettaa asiakas-urakoitsijan tai työsuhteen nopeammin kuin erimielisyys rahasta.
Usein on hyvä pitää kopio tuloista, jotka on toimitettu kustannusraportilla, jos vaaditaan kaksoiskappaleita.
