Työntekijät, jotka maksavat hyväksyttyjä liiketoimintakustannuksia omista varoistaan, voivat yleensä odottaa korvausta työnantajiltaan. Tällaisen korvauksen helpottamiseksi ja sen varmistamiseksi, että kustannukset kirjataan tarkasti yhtiön kirjanpitoon, työntekijöiden odotetaan toimittavan yksityiskohtaisen raportin kaikista tällaisista kustannuksista.
Tarvittavat kohteet
-
Tietokone
-
Tietokoneen tulostin
-
(valinnainen) Yrityskulujen raporttimalli
Jos yrityksesi tarjoaa kustannusraporttimallin, avaa se ja noudata sen ohjeita.
Jos ei, koota kuitit yhteen ja sijoita ne aikajärjestykseen. Luettele myös kaikki kulut, joille sinulla ei ole kuitit, kuten autojen mittarilukema ja satunnaiset tapahtumat, kuten sanomalehtiä ja virvokkeita, jotka ostetaan hotellin automaateista.
Jos luot oman raporttisi ilman yrityksen toimittamaa mallia, käytä tietokoneen laskentataulukkoa. Luo malli ja kopioi se uuteen laskentataulukkoon jokaisesta valmistellusta uudesta raportista. Jokaisen arkin otsikon tulee merkitä nimi, osaston nimi ja koodi sekä raportin kattama ajanjakso. Näiden tietojen alapuolella mallissasi pitäisi olla vähintään viisi saraketta, otsikko Päivämäärä, Maksunsaaja, Tarkoitus tai Kuvaus ja Määrä. Yrityksen käytännöistä riippuen saatat joutua lisäämään muita sarakkeita sellaisia tietoja varten, kuten kirjanpitokoodit, kokoustilaisuudet jne..
Luettele laskentataulukon kustannukset päiväysjärjestyksessä käyttäen tuloja ja luetteloita lähteinä. Valmistele yksi raportti per jakso - joko viikoittain, kahden kuukauden välein, kuukausittain tai muuten, tavallisesti yrityksen toimintaperiaatteissa. Jos sinulla on useita tuloja yhdelle päivälle, se auttaa ryhmittelemään ne kustannuslajeittain, kuten ateria- ja pysäköintikulut.
Jos saat kiinteämääräisen korvauksen mihin tahansa tarkoitukseen, kirjoita se omaan rivinsä raportin alareunassa kuitattujen kulujen jälkeen.
Jos sinut palautetaan henkilöautoosi asettamastasi mittarilukusta, sinun tulee pitää autolokki ja siirtää mittarilukema kuluraporttisi päivittäin tai viikoittain yrityspolitiikan mukaisesti. Anna mittarilukema omalla rivillään erillisenä kulueränä. Syötä sanat "Henkilökohtainen automaattinen mittarilukema" Maksun saajan sarakkeeseen, kilometrien ja kilometrien hinta Kuvaus-sarakkeessa (ts. "275 mailia @ 58 senttiä / mailia") ja summa, joka palautetaan Määrä-sarakkeessa. Huomaa, että jokaisella työnantajalla on oma mittarilukema.
Kun kaikki kulut on merkitty, lue ne viimeisenä eränä sarakkeen sarakkeessa. Jos sait käteisennakkoa kulujen kattamiseksi, vähennä tämä summa kokonaiskustannuksista. Tämä on sinulle maksettava summa.
Eri työnantajilla on erilaisia käytäntöjä kuittien lähettämisestä. Saatat vaatia, että lähetät alkuperäiset kuitit tai että lähetät skannauksia tai valokopioita. Sinun on ehkä viitattava niihin, joten korvausta käsittelevälle henkilölle on helpompi sovittaa kuluja vastaan. Jos lähetät vaatimuksen kilometrikorvauksesta, sinun on myös toimitettava kopio automaattisesta lokista kyseiselle kaudelle.
Lähetä kustannusraporttisi lomakkeeseen ja siihen on liitettävä kuitit työnantajan käytännön mukaisesti. Lähetä vain laskentataulukon sisältävä laskentataulukko, joka sisältää kuluvan viikon kulut, tyhjällä mallipohjalla ja monilla viikkokuluilla.
vinkkejä
-
Mahdollisuuksien mukaan maksakaa korvattavat kulut luottokortilla, jota käytät vain tällaisiin kuluihin. Tämän pitäisi auttaa seuraamaan palautettavia liiketoiminnan kuluja ja sovittamaan yhteen maksunsa.
Vältä liiketoimintaa ja henkilökohtaisia kuluja samasta kuitista.
Tarkastakaa kaikki raportit ja vastaavien kulujen kuitit kertomuksessa vaadittuihin määriin. Monia virheitä ilmenee, kun ihmiset kiirehtivät tehtävän siirtämällä väärän summan kuitista kuluraporttiin.
Tarkista aina työnantajan henkilöstöhallinnon, palkanlaskennan tai kirjanpidon osastolta ohjeita kustannusten korvaamiseksi tarkasti ja ajallaan.
Varoitus
Älä koskaan valehtele kustannuksista. Tämä varastaa yhtiöltä ja voi johtaa haitallisiin seurauksiin, kuten irtisanomiseen tai rikossyytteeseen.
Tarkista työnantajaltasi rajoituksia siitä, mitä voit saada takaisin. Kaikkia aterioita ei välttämättä voida kuluttaa, ja et välttämättä pysty kuluttamaan alkoholia, kuivapesua tai pysäköintipalveluja. Työnantajalla on oltava ohjeet siitä, mikä ja mikä ei ole korvattavissa.
Maksat vain omasta hyväksytystä liiketoimintakustannuksestasi - älä maksa muiden ihmisten kuluja, ellei sinulla ole valtuuksia tehdä niin. Vältä myös maksamasta toisen työntekijän kuluja, jotka saavat korvauksen.
