Esityslista on luettelo aiheista, jotka otetaan käyttöön ja keskustellaan kokouksen aikana. Esityslistat ovat hyödyllisiä monille kokouksille, kuten julkishallinnon laitoksille, voittoa tavoittelemattomille järjestöille ja yrityksille. Esityslistoihin sisältyy yleensä viimeisimmän kokouksen pöytäkirjojen tai muistiinpanojen lukeminen, asiaankuuluvat ilmoitukset, keskusteluaiheiden tarkastelu ja nimenhuuto.Vaikka esityslistat edellyttävät aikaa, ne voivat pitkällä aikavälillä säästää aikaa ja resursseja.
Täydelliset keskustelutavoitteet
Esityslistat esittävät keskusteluaiheita. Ohjaus estää moderaattorin tai kokouksen jäsenten unohtamasta tärkeitä aiheita. Kun kaikkia aiheita käsitellään perusteellisesti, voidaan kokouksen aikana tehdä ryhmänä arvokkaita päätöksiä sen sijaan, että tehdään kiireellisesti suunnitelmia kokouksen ulkopuolella. Sisältö ja ehdotukset eri näkökulmista parantavat jäsenten suorituskyvyn laatua.
Auttaa tärkeiden uutisten välittämisessä
Esityslistat tarjoavat mahdollisuuden tiedottaa jäsenille kriittisistä tapahtumista, tavoitteista ja tehtävistä. Esityslistat mahdollistavat jäsenille, joilla ei ehkä ole pääsyä kaikille organisaation jäsenille, ilmoittaa tärkeitä uutisia ja kuulla kiinnostavia uutisia. Ilman esityslistaa ilmoituksia ei saa ilmoittaa kaikille jäsenille, mikä voi johtaa sekaannukseen ja kauhuun. Esityslistat muistuttavat myös aiempia kokouksia, joiden tarkoituksena on auttaa jäseniä tarkastelemaan saavutettua edistystä ja supistamaan nykyisen kokouksen painopistettä.
Tarjoaa yhtäläiset mahdollisuudet osallistua
Esityslistoissa mainitaan yleisesti seuraavaa kokousta varten käsiteltävät asiat. Tämä antaa jäsenille mahdollisuuden pohtia keskusteluaiheita ennen kokousta. Monissa kokouksissa äänestetyt jäsenet ovat enemmän kuin innokkaita osallistumaan, kun taas varatut henkilöt voivat olla epäröimpiä. Kuitenkin, kun keskustellaan siitä, mitä keskustellaan, jäsenet voivat tutkia kiinnostavia aiheita, miettiä, miten aiheet koskevat omaa aluettaan, ja tehdä sitten harkittuja ja laadukkaita tietoja kokouksessa.
Järjestää kokouksen
Esityslistalla priorisoidaan tärkeimmät toimet, parannetaan tuottavuutta ja keskitetään jäsenet. Pelkkä esityslistan olemassaolo luo muodollisen ilmapiirin ja estää jäseniä tuhlaamasta aikaa. Esityslista valmistelee moderaattoria ja kannustaa johdonmukaisuuteen ja organisointiin. Esityslista asettaa myös tavoitteet ja antaa jäsenille tavoitteen. Tämä järjestää jäsenten ajatukset, kokouksen suunnan ja kokouksen jälkeen tapahtuman.
Osallistuu arkistoihin
Aiemmin esityslistojen kokoelma on ihanteellinen tallenne ulkoisille ja sisäisille toimielimille, organisaatioille ja yleisölle organisaation etenemisen tarkastelemiseksi. Asiakirjat auttavat yleisöä ja organisaation jäseniä arvioimaan aikaisempia päätöksiä, muistuttamaan heitä aiemmista tapahtumista tai tärkeistä luvuista ja muotoilemaan toteutettavia tavoitteita. Nimenhuuto auttaa myös hallintoa määrittelemään kaikkein omistautuneimmat jäsenet laskemalla läsnäolon ja tarkistamalla kokoukseen osallistuvat tiedot. Tämä voi auttaa sellaisten päätösten tekemisessä, joiden jäsenet edistävät tai määrittelevät yleisölle osoitetun roolin.
