Lähes kaikilla yrityksillä, jotka harjoittavat tavaroiden tai palvelujen tarjoamista, on jossain vaiheessa vastattava ehdotuspyyntöön tai RFP: hen. Suurin virhe kirjallisessa ehdotuksessa on lähestyä sitä tyhjänä tehtävänä. Hanke-ehdotus on enemmän markkinointiosaston tehtävä kuin tekniselle tai johtohenkilökunnalle, joka todella osallistuu tehtävään ehdotuksen hyväksymisen jälkeen, sillä ehdotuksen tarkoituksena on vakuuttaa kumppani palkkaamaan yrityksesi edellä potentiaalisesti kymmeniä muita, jotka myös lähettävät ehdotuksia, joiden kustannukset ovat todennäköisesti pienemmät kuin sinä.
Asianmukaista huolellisuutta
Alkuperäinen RFP sisältää paljon yksityiskohtia ja kysymyksiä sekä mahdollisesti taustaa pyynnön esittäneestä yrityksestä. Jos RFP on tehty oikein, sen pitäisi antaa sinulle vain tarpeeksi tietoa, jotta voitte saada riittävän vastauksen; kuitenkin, riittävä ei voita tarjousta. Yleinen vastaus, joka ei tee mitään muuta kuin vastata kysymyksiin, ei riitä - sinun täytyy kaivaa syvemmälle vastaamaan kysymyksiin eivät kysyi. Ota aikaa ymmärtääksesi enemmän yrityksestä ja tehdä joitakin tutkimuksia. Jos pyynnön esittäjä on käytettävissä, kysy hänelle mielekkäitä kysymyksiä ja pyydä selvennystä, jos se on perusteltua. Tämä ei vain auta sinua ymmärtämään paremmin tehtävää, vaan myös tarjoamaan hintatarjouksen, joka heijastaa tarkemmin asiakkaan tarpeita.
Tiedä mitä asiakas todella tarvitsee
Useimmiten asiakkaat eivät oikeastaan tiedä tarkalleen, mitä he tarvitsevat, ja niiden todelliset kipupisteet eivät ehkä heijastu RFP: hen. Ota aikaa ennen kuin vastaat ymmärtämään asiakkaan ydinliiketoimintaa, sen kilpailijoiden ensisijaisia haasteita, ja kuka tämän yrityksen muut toimittajat ja yhteistyökumppanit voivat olla. Kysy itseltäsi, mikä voi olla pyynnön vetovoima - jos voit ratkaista ongelman sen sijaan, että vain annat laitteen, siirryt linjan päähän. Ennakoi, mitä asiakas haluaa tänään ja mitä hän todennäköisesti haluaa ensi vuonna, ja suunnittele erilaisia skenaarioita ennen ehdotuksen kirjoittamista.
Myy itsellesi ja yrityksellesi
Useimmat ehdotuspyynnöt eivät etsi vain halvinta tarjoajaa - asiakkaat haluavat jonkun, joka ymmärtää heidän kipunsa ja ratkaisee kaikki heidän ongelmansa. Sinun tehtäväsi on vakuuttaa heille, että olet kyseinen henkilö. Kun kirjoitat ehdotusta, älä vain lopeta luettelon tekeminen. Jokaisen luodinkohdan tai toimitettavan sisällön tulisi sisältää ainakin jonkin verran minimaalista kieltä siitä, miten voit ratkaista ongelmansa, tai miten olet paras ja ainutlaatuisin paikka auttaa heitä.
Hyvä myyntitaktiikka ehdotuksen tekemisessä on tarjota vaihtoehtoja. Jos olet viettänyt aikaa todella ymmärtämään asiakkaan tarpeita, voit tarjota erilaisia ratkaisuja - yleensä kolme on paras, koska ihmisillä on luonnollinen taipumus valita keskimmäinen. Tämä antaa asiakkaalle tietää, että olet joustava ja kykenee käsittelemään tarpeita, jotka voivat ylittää RFP: ssä vaaditut vaatimukset.
Ehdotuksen osat
Kaikki ehdotukset eivät ole samat, vaikka jos kirjoitat monia niistä, huomaat, että on mahdollista käyttää paljon samaa kieltä. Yleisesti ottaen ehdotuksen pitäisi alkaa a henkilökohtaista kirjeen kirjettäja jatka sitten a yhteenveto hankkeesta Varmista, että sinä ja asiakas ovat samalla sivulla. Lisää osio yleistä strategiaa sekä osio yksittäiset taktiikat ja tulokset, ja lisää sitten kohta kokonaiskustannukset eriteltyinä tulosten mukaan.
Asiakas on ehkä määrittänyt toimituspäivämäärän, mutta se on aina hyvä ajatella rikkoa se enemmän yksityiskohtainen aikataulu jos toimituksia on useita. Ehdotukseen olisi sisällytettävä myös tietyt maksuehdot ja a allekirjoitussivu. Kappale tai kaksi lopussa olevaa meistä Boilerplate antaa asiakkaalle hieman enemmän tietoa valikoimastasi ja taustastasi.
