Suurin haaste, joka liittyy tiivistelmän luomiseen, on pitää se lyhyenä, kun haluat niin paljon.Yhteenvedon ajatuksena ei ole hukuttaa lukijaasi yksityiskohtiin vaan myydä projektisi tai ehdotuksesi jo ennen kuin hän alkaa lukea pidemmän raportin. Tämä asettaa paljon huomiota lyhyen asiakirjan, ja joskus visuaalinen valitus voi laskea yhtä paljon kuin todelliset sanat.
Päätös siitä, tarvitsetko yhteenvedon
Projekti ei välttämättä edellytä yhteenvetoa. Jos sinua on kehotettu esittämään ehdotus, ehdotuspyyntö voi ilmoittaa, ettei tiivistelmä ole tarpeen. Jos se pyytää tiivistelmää, se voi tarkentaa, mitä sinun pitäisi sisällyttää, ja tämä tekee muotoilusta ja kirjoittamisesta paljon helpompaa.
Pituuden määrittäminen
Ennen kuin aloitat kirjoittamisen ja muotoilun, se auttaa ymmärtämään, kuinka monta sivua sinulla on käytettävissänne saadaksesi tärkeimmät kohdat. Coloradon osavaltion yliopisto suosittelee, että yhteenvedon pitäisi olla enintään 10 sivua tai 10 prosenttia koko raportin tai ehdotuksen pituudesta. Mutta Texas A&M University suosittelee, että ehdotuksen tai raportin osuus ei ylitä 5 prosenttia. Se riippuu jossain määrin hankkeen luonteesta, mutta vastaa yhteen raporttisi kokonaissivuja ja aikoo tulla johonkin 5-10 prosenttiin.
Sisällön järjestäminen
Jos käytössäsi on vähemmän kuin 10 sivua, tietojen järjestäminen parhaan mahdollisen vaikutuksen saavuttamiseksi on ensiarvoisen tärkeää. Aloita esittely, jossa selitetään raporttisi tai ehdotuksenne tarkoitus. Siirry sieltä selittämään tavoitteesi tai ratkaisusi johdannossa esiin tulleisiin kysymyksiin. Kiinnitä osio tutkimustuloksiin, jotka tukevat tarvittaessa tavoitteesi. Selitä, miten aiot toteuttaa projektisi. Jos tähän liittyy useita vaiheita, katkaise ne luodinpisteillä. Tee sitten suosituksesi ja kääri lyhyt myyntipiste.
Sisällön muotoilu
Vaikka yhteenvetosi pituus on tärkeä, välttää kiusausta räjäyttää niin monta sanaa sivuillesi kuin mahdollista, jotta voit ajaa kotiin projektisi tavoitetta. Jätä tarpeeksi valkoista tilaa, jotta lukijan lukemisen ei tapahdu, kun hän tarkastelee ensin yhteenvetoa - sanojen kanssa täynnä olevat sivut voivat olla pelottavia. Käytä lyhyitä kappaleita, jotka on jaoteltu otsikoiden ja luettelomerkkien mukaan. Yritä sisällyttää useampaan kuin yhteen kohtaan kussakin osassa. Jokaisen otsikon vieressä voi olla viittaus siihen, mitkä raportin sivut sisältävät yksityiskohtaisempia tietoja siitä, mitä osiossa käsitellään. Sisällytä yhteystietosi loppuun asti - jos lukijasi haluaa tavoittaa sinut heti, et halua hänen kaivavan raporttisi tähän tietoon. Voit keskittää tämän niin, että se erottuu.
