Pääkirja on tärkeä kirjanpitotyökalu kaikille yrityksille. Tyypillisesti perustetaan kahdessa sarakkeessa, jossa on luettelo tileistä ja veloista ja hyvityksistä näille tileille, ja sitä käytetään yrityksen sisä- ja ulkopuolelta saadakseen osittaisen kuvan yrityksen taloudellisesta tilanteesta.
Tulovirta
Pääkirjassa seurataan tilin maksuja ja kuitit. Yhteenvetona yleislehden tilikartasta pääkirjassa on muotokuva tuloista, kuten myynnistä ja palveluista saadut tulot, kuten oikeudelliset palkkiot, palkat ja toimistokulut.
Laitosmenojen yhteenvedot
Se mahdollistaa välittömän pääsyn mihin tahansa tiliin yrityksen taloudellisen seurantajärjestelmän sisällä. Esimerkiksi, jos markkinointijohtaja tarvitsee pääsyn ajan tasalla oleviin mainosmenoihin, hän voi kerätä nämä tiedot pikakatselusta pääkirjaan.
Yhtiön Paper Trail
Jos ylläpidetään oikein ja liitetään sen luomiin tileihin, pääkirja on tärkeä osa yrityksen paperirataa. Koska pääkirjanpito on tilien lähettämisen tapahtuma, tietoja, kuten tapahtuman lähde, päivämäärä, kuvaus ja tilin saldo, käytetään pääkirjan kautta. Yleiskirjaa tarkasteltaessa yrityksen toimihenkilön on voitava jäljittää tapahtuma takaisin ostotilaukseen, laskuun tai aikalehtiin.
Taloudelliset tiedot
Alaluokkien, joita kutsutaan alihankkijoiksi, lisääminen pääkirjaan antaa finanssivirkailijoille tarkempia tietoja, suuntauksia ja malleja yrityksen sisällä ja antaa niille mahdollisuuden tehdä järkeviä taloudellisia päätöksiä. Yrityksen myynnin ja menojen vaihtelun ymmärtäminen auttaa talousjohtajaa, kun hän päättää, milloin ja miten tehdä sopimuksia tai tehdä pääomasijoituksia.
Audit Trail
Se luo tarkastusjäljen kaikille yhtiön rahoitustapahtumille. Sen lisäksi, että se on arvokas sisäinen työkalu, pääkirjaan pääsisi myös ulkopuoliset tilintarkastusvirastot, kuten IRS tai SEC.
Yhtiön taloudellinen terveys
Koska se saa tietoja yrityksen tilikartasta ja kirjanpidon kirjanpidosta, pääkirja seuraa omaisuutta, velkoja, omaa pääomaa, tuloja ja kuluja.
Tilinpäätös
Yhtiön kirjanpitojärjestelmän pääkirja linkit tuottavat yhtiön tärkeimmät tilinpäätökset: tase ja tuloslaskelma.
Dokumentaatio rahoituksen saamiseksi
Pääkirja on osa tarvittavaa dokumentaatiota, jota yritykset tarvitsevat ulkopuolisen rahoituksen saamiseksi. Se on myös osa julkisesti noteerattujen yhtiöiden osakkeenomistajille annettuja vuosikertomuksia.
