Jos yrityksesi vaatii sinua seuraamaan kaikkea asiakkaan suurista yksityiskohdista näennäisesti vähäisiin asioihin, oppiminen muistion kirjoittamiseen tiedostoon on hyödyllistä sinulle. Tämä voi auttaa sinua päivittäisessä liiketoiminnassa.Jos esimerkiksi yksi asiakkaasi toimistosi puhuu tai lähettää sinulle sähköpostiviestin, jossa pyydetään sinua tekemään muutoksia suunnitelmaan, kirjoita muistiinpano, jos toinen osapuoli myöhemmin kysyy toimintojasi. Muistiinpanot ovat välttämättömiä oikeudellisille, lääketieteellisille tai muille erittäin arkaluonteisille tiedostoille, joita voidaan myöhemmin käyttää myös tuomioistuimessa.
Avaa Microsoft Word. Valitse Tiedosto-valikosta Uusi. "New Document Task Pane" avautuu oikealle.
Napsauta Mallit-osiossa olevaa "Oma tietokone" -kohtaa. "Mallit" -valintaikkuna avautuu. Napsauta Muistutukset-välilehteä. Napsauta Muistitoimintoa ja valitse sitten OK. "Muistitoiminto" käynnistyy.
Napsauta Seuraava. Valitse "Mikä tyyli haluaisit" -kohdassa "Professional" ja klikkaa "Seuraava" uudelleen. Valitse "Haluatko sisällyttää nimikkeen" -kohdasta "Kyllä" ja kirjoita "Muistiin tiedostoon". Napsauta Seuraava.
Valitse "Päivämäärä", "Alkaen" ja "Aihe" kohdassa "Mitkä kohteet haluat sisällyttää" ja anna tiedot jokaiselle. Päivämäärän tulisi olla tapahtuman päivämäärä, kuten puhelu tai sähköposti. Sinun pitäisi olla nimestäsi tai esimiehen nimestä, ja aiheen tulisi olla lyhyt kuvaus tapahtumasta, kuten "Tilanvaihto".
Napsauta Seuraava. Valitse "Vastaanottaja" -osiossa "Tiedosto". Poista CC-valintaruudun valinta. Napsauta uudelleen Seuraava. Lisää kaikki sulkeutumiskohdat ja napsauta Seuraava ja valitse sitten Valmis. Kirjoita muistiinpanot muistion lomakkeen alaosaan.
Tulosta muistio ja aseta se asiakkaan tiedostoon. Tallenna myös sähköinen kopio, jos se on yrityksesi menettely.
vinkkejä
-
Kirjoita muistio tiedostoon mahdollisimman pian tapahtuman tai keskustelun jälkeen. Tämä auttaa sinua muistamaan kaikki yksityiskohdat selkeämmin.
Varoitus
Älä koskaan kirjoita mitään poikkeavaa muistioon tiedostoon, joka ei ole tosiasiallinen. Todetaan, että rouva Smith näytti vihaiselta. Kirjoittaminen, että Ms Smithillä on aina ikävä asenne, ei ole.
